Outsourcing: ja oder nein?

Was für das Outsourcing von Events spricht

Social Media und Digitalität sind für viele zur zweiten Lebensrealität geworden. Dennoch bleibt der persönliche Kontakt ein wichtiger Faktor und wird sogar immer wichtiger. Im Businessbereich äußert sich dieser Trend in vermehrten Corporate und Incentive Events sowie Meetings. Solche Veranstaltungen bedeuten einen hohen Aufwand für Unternehmen, der durch Outsourcing an Eventagenturen gemindert werden kann. 

Messe Besucher auf der BOE
Der persönliche Kontakt gewinnt trotz Digitalisierung an Bedeutung. (Bild: Sylvia Koch)

Eventagenturen verfügen über eine große Expertise und können auf einen großen Erfahrungsschatz in der Live-Kommunikation zurückgreifen: Storytelling, Emotionalisierung, neue Trends und Innovationen. Eventagenturen wissen, welche Phasen ein Event vor der Durchführung durchlaufen muss, und kennen die passenden Ansprechpartner für Locations, Catering und Unterhaltungselemente. Von diesem Netzwerk profitieren die Kunden.

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Setzt man zudem auf einen eingespielten Partner, erhöht sich die Planungssicherheit enorm, die Verlässlichkeit steigt und ermöglicht so eine optimale Zusammenarbeit. Trotzdem grübeln einige Unternehmen, ob sie durch das Outsourcing möglicherweise zu unflexibel werden oder Kompetenzen verlieren.

Was spricht also dafür, bei der Planung von Events auf Outsourcing zu setzen, und was spricht dafür, sie im eigenen Haus zu realisieren?

Bei dieser Frage kommt es besonders auf die Anzahl der zu realisierenden Events, die genauen Termine und die Ressourcen inhouse an: Ist die Zahl der zu realisierenden Events relativ niedrig und der Termin noch in weiter Ferne, haben Unternehmen meist weniger Schwierigkeiten die Konzeptionierung selbst zu übernehmen. Vorausgesetzt, es gibt geeignetes Personal inhouse, das diese Aufgabe übernehmen kann und dafür auch Zeit hat.

Sind dagegen mehrere Veranstaltungen mit knapp bemessenem Zeitplan gewünscht, kann eine Kooperation mit einer Eventagentur eine große Erleichterung sein. Besonders eingespielte Partner unterstützen die Planungssicherheit und schonen unternehmenseigene Ressourcen. Outsourcing kann die Planung eines Events ungemein erleichtern und schafft so mehr Raum für Kreativität.

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