Produkt: Event Partner 03/2020 Digital
Event Partner 03/2020 Digital
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Lustiges Gimmick oder wichtiges Interaktions-Werkzeug?

Engagement Tools: Für mehr Interaktion bei Events

Ursprünglich entwickelt für Präsenzveranstaltungen, sollen Engagement Tools nun bei Digital-Events aus Zuschauer:innen wirkliche Teilnehmende machen. Wir erklären, was mit den Werkzeugen erreicht werden kann.

Laptop-PC-Arbeit-Buero-Home-Office(Bild: goodluz/Shutterstock)

>> Sie sind auf der Suche nach einem passenden Interaktionstool? Dann schauen Sie doch mal auf unserer Engagement-Tool-Übersicht vorbei.

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Übersicht

Gimmick vs. Werkzeug

Interaktion bei Hybrid-Events

Tool-Übersicht

Chat-Tools

Voting-Tools

One-to-one-Videocalls

Networking-Karussell

Virtuelle Tische

Whiteboards

Selfie-Tools

Virtueller Applaus

Gamification

Matchmaking-Tools

Anwendungstipps


Gelangweilte Gesichter blicken auf den Bildschirm: Schnell mal die Mails checken, eben mit der Kundin telefonieren, noch ein Kaffee zum wach werden. Damit Besucher:innen eines Digital-Events zu mehr werden als reinen Zuschauer: innen, ist einiges nötig. Nur mit einem durchdachten Konzept und einer stringenten Dramaturgie können Menschen auch virtuell gefesselt werden. Dabei können Engagement Tools, schlüssig in dass Gesamtkonzept integriert, einen wichtigen Beitrag leisten. Veranstalter sollten Interaktionstools, viele ursprünglich für den Einsatz bei Präsenzevents entwickelt, als weit mehr als ein lustiges Gimmick verstehen, und das aus mehrerlei Gründen.

Gimmick vs. Werkzeug

Hinter vielen Tools stecken oft Jahre an Programmierarbeit, viel Geld ist in die Entwicklung der Software geflossen. Oft eignen sich die Tools für einen mehrfachen Einsatz auch bei Live-Events oder können auf der Unternehmenswebseite integriert werden. „Bei der Auswahl und dem Einsatz von Engagement-Werkzeugen sollte der übergeordnete inhaltliche Prozess innerhalb der Organisation des Veranstalters reflektiert werden. Nimmt man das Beispiel satzungskonformer Wahlen, die Moderation einer Aktionärsversammlung oder die Beteiligung der Manager im Kontext eines Veränderungsprozesses: Die Engagement Tools sind hier nicht Beiwerk, sondern Produktionsmittel!“, erklärt Florian Diekmann, Geschäftsführer der teambits GmbH. In diesem Kontext spiele es auch eine Rolle, ob die Werkzeuge über Schnittstellen verfügten, mit denen Daten aus vorgelagerten Prozessen (CRM-System, Mitarbeiter- oder Kundendatenbank, Teilnehmermanagement) übernommen oder an diese zurückgespielt werden können, und wie die Ergebnisverwendung aussehe. Es würde daher Sinn machen, vom Einsatzzweck und dem unterliegenden Informationsprozess her zu denken. Das böte auch Orientierung bei der Auswahl digitaler Werkzeuge und ihrer Nutzung in entsprechenden Veranstaltungskonzepten.

Denn Engagement Tools sollten nicht zum Selbstzweck genutzt werden. Richtig eingesetzt, würden sie den Teilnehmenden die Möglichkeit geben, etwas über sich selbst und ihre Position in der Community zu lernen, betont Tim Schlüter, Moderator sowie Gründer und Geschäftsführer von VOXR. Dafür würden jedoch gute Fragen benötigt. Das seien oft solche Fragen, die Eventplaner:innen oder Speaker wirklich interessieren, diese seien dann auch interessant und belebend für das Publikum. Teilnehmende könnten mit ihrem Wissen und ihren Erfahrungen das Event nachhaltig besser machen. Sie sprechen Probleme an, bieten Lösungsmöglichkeiten, haben spannende Ideen oder legitimieren Entscheidungen. Daher sollten sich Veranstalter immer genau überlegen, welche Informationen im Dialog zwischen und mit Teilnehmenden generiert werden können, wie dies vorbereitet werden muss und wie das Wissen schon während des Events sowie im Nachhinein genutzt werden kann.

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Interaktion bei Hybrid-Events

Engagement Tools gleichzeitig real und digital einzusetzen, kann eine Herausforderung sein. Präsenzteilnehmende seien in fast allem anders als die digitalen Besucher:innen, warnt Schlüter. Interaktionstools hätten jedoch die Aufgabe, zu vereinen und nicht noch weiter zu trennen. Daher sollten Veranstalter von Hybrid-Events für beide Besuchergruppen unbedingt die gleichen Tools nutzen. Eine große Chance sieht Schlüter daher für Engagement Tools, die auf dem Smartphone verwendet werden können. Gerade Moderator:innen könnten so einfacher beide Zielgruppen gleichzeitig ansprechen, die Trennung zwischen Präsenz und Digital würde in Bezug auf Interaktion mit dem Publikum verschwinden. Engagement über das Handy, nicht über den Bildschirm sei ein großer Trend für Hybrid-Events, ist Schlüter überzeugt. Und nicht nur hybride Veranstaltungen auch reine Präsenzevents können von digitalisierten Interaktionstools profitieren, die vor allem den Austausch zwischen Moderator: in, Speakern und dem Publikum verbessern.

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Engagement Tools(Bild: Shutterstock / semprong)

Tool-Übersicht

Session Chat, Umfragen, Matchmaking, Networking, Abstimmungen oder Q&A-Runden – die Auswahl an Tools scheint schier unendlich, doch nicht jede Funktion eignet sich für jedes Event. Richtig und angemessen eingesetzt, können Interaktionstools jedoch maßgeblich zur Erreichung des Eventziels und somit dem Erfolg der (digitalen) Veranstaltung beitragen.

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Chat-Tools

Auch wenn dieses Tool zunächst banal klingt, bietet es trotzdem eine wichtige und effektive Möglichkeit, Teilnehmende aktiv beim Event einzubinden und zur Interaktion zu ermutigen. Einige Event-Plattformen haben Chat-Tools bereits fest integriert, bei anderen muss der Chat als Add-on dazu gebucht werden. In der Regel besteht jedoch immer die Chance, den Chat durch die Wahl unterschiedlicher Dienstleister genau auf die eigenen Bedürfnisse abzustimmen. Zudem können Chats auch auf der Event- oder Firmen-Website integriert und so längerfristig genutzt werden.

Über Chat-Tools können sich die Teilnehmenden untereinander austauschen, aber auch mit dem Veranstalter bzw. Organisator in Kontakt treten. Moderator:innen bietet der Chat die Möglichkeit, Fragen oder Anmerkungen aus dem Publikum zu erhalten. Hierfür gibt es jedoch auch spezielle Moderationswerkzeuge (siehe Voting-Tools).

Je nach Dienstleister gibt es unterschiedliche Chat-Arten. Bei einigen Chats können Personen beispielsweise über eine Suche direkt rausgefiltert und privat angeschrieben werden. Oft können Chats zudem live oder asynchron genutzt werden, wobei die Live-Nutzung, bei der ein Mitarbeitender den Chat aktiv betreut, definitiv effektiver ist. Vorteilhaft kann ebenfalls sein, wenn im Chat Bilder und Videos direkt dargestellt werden, die Eventumgebung also für diesen Content nicht verlassen werden muss. Zudem lassen sich viele Chat-Tools entsprechend der CI in Design und Text anpassen. Spannend können auch automatische Feedback-Funktionen sein, die einige Dienstleister anbieten, sowie Makros, um wiederkehrende Fragen im Chat schnell zu beantworten. Oft kann auch eingestellt werden, zu welchem Zeitpunkt der Chat aktiv sein soll. Über fertige Anmeldeformulare können persönliche Daten wie Name und E-Mail abgefragt werden, was zum Beispiel für Betreuer:innen virtueller Messestände praktisch sein kann, um Besucher: innen später leichter nachfassen zu können.

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Voting-Tools

Neben dem Chat sind die unterschiedlichen Arten von Voting-Tools eine gute Möglichkeit für Teilnehmende, um Meinungen, Fragen oder Wissen zu teilen. Dabei kämen laut Katrin Taepke, MICE-Bloggerin sowie Head of Marketing Event-Tech-Partner GmbH, beim Voting auch diejenigen zu Wort, die sonst eher zurückhaltender sind. Voting-Tools sind vielseitig einsetzbar. Mit ihnen können Abstimmungen, Q&A-Runden und Umfragen aber auch Wortwolken, Wissenschecks sowie Smalltalk-Fragen umgesetzt werden. Einige Tools bieten sogar die Option, mit ihnen rechtssichere Wahlen durchzuführen. Neben bekannten internationalen Dienstleistern gibt es eine Vielzahl deutscher Anbieter, was insbesondere aus DSGVO-Gesichtspunkten spannend sein dürfte. Viele Tools bieten außerdem kostenfreie Einsteigerversionen zum Testen an. Je nach Tool können Eventbesucher:innen direkt in der Eventumgebung, über das Smartphone oder auch ein zweites Browser-Fenster an einer Abstimmung teilnehmen.

Als Moderationswerkzeug eingesetzt, stellen diese Arten von Tools eine digitale Variante des Saalmikrofons dar. Dabei unterscheiden sie sich in ihrer Leistungsfähigkeit in der Regel nicht durch die für die Teilnehmenden sichtbare Oberfläche, sondern durch die Gestaltungs- und Steuerungsmöglichkeiten, die Ablaufplaner:innen, Regie und Moderator:innen an die Hand bekommen.

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One-to-one-Videocalls

Auch Eins-zu-eins-Videocalls sollten als Interaktionstool nicht unterschätzt werden. Ob fest terminierte Variante ohne Überraschungseffekt, Spontan-Call oder Speed-Networking für ein schnelles Kennenlernen vieler Partizipierender: Ausreichend Zeit zum Networking sollte auf jeder Veranstaltung zur Verfügung stehen. Katrin Taepke empfiehlt mindestens eine Stunde. Viele Event-Plattformen haben Mittel für One-to-one-Videocalls bereits fest installiert, bei anderen kann dies auf Wunsch durch ein Add-on integriert werden. Videocall-Tools lassen sich obendrein oft nicht nur in der digitalen Veranstaltungsumgebung einbinden, sondern auch auf der Unternehmensoder der Event-Website.

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Networking-Karussell

Eine schöne Alternative fürs Networking können laut Katrin Taepke auch sogenannte Networking-Karussells sein. Dabei wählt die Plattform bzw. das Tool selbst Gesprächsteilnehmende aus, entweder basierend auf vorher festgelegten Gemeinsamkeiten oder tatsächlich vollkommen zufällig. Dadurch finden fremde Gesprächspartner:innen zueinander, auch der Austausch zwischen Teilnehmenden und Sponsoren oder Ausstellern kann so ganz spielerisch gefördert werden. Solche Tools können jedoch durchaus polarisieren und eignen sich nicht für jede Zielgruppe und jedes Eventformat.

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Virtuelle Tische

Ein weiteres Tool zur Förderung der Interaktion sind virtuelle Tische. Im Kern handelt es sich dabei um nichts anderes als Breakout-Sessions. Viele virtuelle Tische können mittlerweile jedoch wesentlich mehr als einfache Video-Räume. Sie geben den Kleingruppenaustausch realer Events im Digitalen wieder. So sind die Teilnehmenden beispielsweise mit einem kleinen Profilbild sichtbar und es ist auch erkennbar, in welchem Raum sie sich befinden. Einige Anbieter ermöglichen es, dass beim Klick auf das Profilbild Name und Firma angezeigt werden. Auch Infos darüber, wie viele Personen sich schon an welchen Tischen befinden, können bei vielen Tools abgefragt werden. Mit der Maus kann das eigene Profilbild auf der Oberfläche bewegt werden, der User quasi von Tisch zu Tisch „gehen“, sich zu einem Gespräch dazugesellen und weiterziehen, wenn es langweilig wird.

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Whiteboards

Ein Whiteboard eignet sich insbesondere für Workshops und kann den Wissensaustausch unterstützen. Es gibt in bestehende Plattformen integrierte Tools, diese haben jedoch meist nur einfache Funktionen. Externe Dienstleister machen hier häufig wesentlich Spannenderes und Vielseitigeres möglich – u.a. Bilder hochladen, digitale Pinnwände, Bewerten, Abstimmen, Kommentieren oder Konfetti – und können in der Regel in jede bestehende Event-Plattform oder einfach über das Teilen des Bildschirms eingebunden werden. Essenziell für die erfolgreiche Nutzung eines Whiteboards sind Moderator:innen, die das Tool und die Aufgaben, die damit umgesetzt werden sollen, erklären.

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Selfie-Tools

Ein schönes Werkzeug für das Community-Building sind Selfie-Tools. Beim Online-Fotomosaik schießen beispielsweise alle Teilnehmenden ein Selfie und laden dieses anschließend auf einer URL hoch. Alle Bilder werden dann im Anschluss, z.B. für das Finale der Veranstaltung, zu einem gemeinsamen Bild zusammengesetzt. Um den Datenschutz müssten sich Veranstalter hier keine Sorgen machen, da die Teilnehmenden die Bilder freiwillig und selbst hochladen, betont Katrin Taepke. Bei Videokonferenzen gibt es darüber hinaus die Möglichkeit, Screenshots von den Teilnehmenden zu machen, während diese sich gegenseitig ein High five geben oder die Kachelnachbar:innen grüßen. Selfie-Tools können aber auch dafür genutzt werden, eine Statement-Wall in Form einer Online-Galerie zu erstellen, wenn das Bild beim Hochladen noch mit einer Botschaft versehen wird.

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Virtueller Applaus

Integriert in einigen Plattformen oder als separate Standalone-Lösungen präsentieren sich Tools für virtuellen Applaus. Mit einem Like-Button können verschiedene Emojis wie Daumen hoch, Herzchen oder klatschende Hände über den Bildschirm gesendet werden, manche Anbieter haben auch Töne im Repertoire. Laut Katrin Taepke würde diese Funktion dafür sorgen, dass sich die Teilnehmenden nicht ganz so allein vor ihrem Rechner fühlen. Emotionen stehen bei diesem Tool im Mittelpunkt. Veranstalter erhalten damit tolle Screenshots für die Nachkommunikation des Events, zum Beispiel auf Social Media.

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Gamification

Punkte sammeln, Wettbewerb und Highscores – diese Funktionsweisen von Spielen werden mithilfe von Gamification auf Digital-Events übertragen. Beispielsweise indem ganz gezielt gewünschtes Verhalten mit Punkten und dann auch Gewinnen belohnt wird. Ob es darum geht, mehr Messestände zu besuchen, beim Networking mitzumachen oder länger an Sessions teilzunehmen, spielt dabei keine Rolle. Einige Plattformen haben solche Elemente bereits integriert, die Umsetzung kann aber auch manuell erfolgen, etwa in Form von Verlosungen.

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Matchmaking-Tools

Matchmaking-Tools waren bereits vor der Pandemie bei Live-Veranstaltungen im Einsatz, nun werden sie vermehrt auch bei digitalen Events verwendet. Die Funktion gibt es integriert in bestehende Event-Plattformen sowie als Add-on. Basierend auf zuvor angegeben Interessen oder Eigenschaften werden mithilfe der Werkzeuge passende Gesprächspartner:innen ausgewählt und einander vorgeschlagen. Die Herausforderung bei der Nutzung sei, die Teilnehmenden dazu zu bewegen, tatsächlich genug Interessen anzugeben, erklärt Katrin Taepke. Eine Lösung könnte hier Gamification, sprich Belohnung, sein. Matchmaking-Tools eignen sich vor allem für heterogene Gruppen, z.B. um Sich-Bewerbende und Personaler zusammenzubringen.

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Anwendungstipps

  • Anbieter nach Umsetzungsdauer fragen. Manche können binnen Minuten bereitstellen, andere benötigen mehrere Wochen.
  • Entweder sofort verstehbare Tools wählen; oder bei komplexen Tools Teilnehmende vorab informieren.
  • Komplexe Tools und Nutzung genau erklären (z. B. mit Erklär-Videos).
  • Die Option offenlassen, das Tool nicht oder anonymisiert zu verwenden.
  • Nutzung möglichst einfach gestalten (z. B. ohne Login oder browserbasiert).

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Download Recht & Versicherung: Dokumentation im Eventmanagement
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