Veranstaltungsmanagement

Wer von uns hat nicht schon mal in einem Meeting gesessen und das Gefühl gehabt, dass er seine wertvolle Zeit vergeudet? Und wer hat nicht schon mal seine E-Mails gecheckt oder sich weggeträumt, anstatt dem Referenten zuzuhören?

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In Zukunft wird eine Vielzahl von unterschiedlichen Eventformen stattfinden. Dabei werden besonders Flexibilität, Interaktivität, Vernetzung und hybride Formate im Fokus stehen. Der Innovationsverbund Future Meeting Space hat sechs innovative Veranstaltungsformate identifiziert, die diesen Kriterien entsprechen.

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Seit Mittwoch voriger Woche haben wir es amtlich: „Großveranstaltungen spielen in der Infektionsdynamik eine große Rolle, deshalb bleiben diese mindestens bis zum 31. August 2020 untersagt.“ Da drängen sich sofort Fragen auf: Was ist mit den kleinen und mittleren Veranstaltungen? Wie geht es ab September weiter? Können wir künftig so weitermachen wie noch zum Jahresanfang? Was passiert, wenn die Infektionsraten wieder ansteigen? Wenn es im Herbst eine zweite Infektionswelle gibt, sodass die Intensivbetten und die Beatmungsplätze doch knapp werden? Und letztlich: Steht die Veranstaltungsbranche vor dem finalen wirtschaftlichen Exitus oder schaffen wir den Exit?

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Speed Geeking bietet die Möglichkeit, komprimiert Informationen zu mehreren Themen in kürzester Zeit zu vermitteln. Das Format kommt ursprünglich aus der amerikanischen Hackerszene, aufgrund seines partizipativen Charakters gewinnt es aber auch in anderen Branchen vermehrt an Beliebtheit.

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Ob ein Event erfolgreich ist, hängt in vielen Fällen von einem guten Marketing ab. Das Konzept der Veranstaltung kann noch so innovativ sein, wenn niemand davon erfährt, wird es schwer die Location zu füllen. Benötigt wird eine gute Eventmarketing Strategie, mit der die Veranstaltung bei der Zielgruppe bekannt gemacht wird.

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Ein Tabu, aber für Vielflieger allemal interessant zu wissen: Darmgase dehnen sich ab einer Flughöhe von 3.500 Metern Höhe um etwa 40 % aus und sorgen verstärkt für Blähungen. Über „Boeing belly“, wie der Blähbauch in der Luftfahrt genannt wird, spricht niemand gerne, es ist aber im wahrsten Sinne des Wortes ein „stinknormales“ Phänomen.

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Awards sind ein hervorragendes Mittel, um Best-Practice-Beispiele einer Branche zu ermitteln, kreative Ideen zu einem relevanten Thema zu eruieren, die Preisverleihung als Highlight eines Events zu inszenieren und damit eine breite Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit und in der Presse zu erzielen.

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Die neue Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat weitreichende Folgen für die Organisatoren von Kongressen und Veranstaltungen. Nach Auskunft der Agentur Proske müssen Organisatoren mit der am 25. Mai 2018 in Kraft getretenen Verordnung wesentlich höhere Standards im Hinblick auf den Umgang mit personenbezogenen Daten schaffen als früher. Die Anpassung der IT-Systeme kann dabei ein Schlüsselfaktor für die Einhaltung der Verordnung sein.

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Im Eventbereich führt klassisches Projektmanagement oft nicht nur zu Abstimmungsproblemen mit dem Auftraggeber, dem Vermieter der Location, den Caterern, Künstlern oder Technikern. Auch Budgetüberschreitungen und Abstriche an den Veranstaltungsdetails sind an der Tagesordnung. Doch wie kommt es dazu?

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Hört man den Begriff IT-Netzwerk oder Event-IT, werden die meisten eher technikunaffinen Personen vermutlich zunächst an kabellosen Internetzugriff oder WLAN denken. Das ist nicht falsch, jedoch kann ein IT-Netzwerk so viel mehr, als nur den Laptop mit dem Internet verbinden. Welchen Mehrwert habe ich als Veranstalter und/oder Eventplaner durch eine optimale Netzwerkinfrastruktur und worauf muss man beim Schutz seines Netzwerks achten?

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