Kurz und knackig: das Briefing

Grundlagen: Was ist ein Briefing, Re-Briefing, De-Briefing?

Das Briefing steht meist am Anfang jeder Eventplanung. Doch gibt es „das“ Briefing überhaupt? Je nach Struktur und Größe einer Veranstaltung kommen zahlreiche Gewerke zusammen, die jeweils unterschiedliche Informationen benötigen. In einer neuen Reihe gehen wir auf die verschiedenen Arten von Briefings und deren spezifische Anforderungen ein.

Briefing, Brainstorming, Tisch mit vielen Notitzen(Bild: Shutterstock / Rawpixel.com)

Briefing, Re-Briefing, sogar De-Briefing – braucht man das alles wirklich? Und wo ist eigentlich der Unterschied? Dafür, dass das Wort „Briefing“ vom englischen „brief“ für „kurz“ abgeleitet ist, kann die Beschäftigung damit ziemlich viel Zeit einnehmen. Denn ein gutes Briefing ist zwar knackig und prägnant, aber genau das erfordert eine ausführliche Vorbereitung. Aus einer Fülle möglicher Informationen müssen die Relevanten herausgefiltert und so aufbereitet werden, dass sie für die Adressat:innen verständlich, vollständig und auch hilfreich sind. Welches die relevanten Informationen sind, hängt daher stark von Anlass, Ziel und Adressat:in des Briefings ab.

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Im Allgemeinen bezeichnet ein Briefing eine kurze Besprechung oder Einführung. Es gibt „Morning Briefings“, die man als Newsletter oder Podcast großer Zeitungen abonnieren kann, um sich über das Wichtigste des Tages aufklären zu lassen. Das Militär und andere Einsatzkräfte nutzen Briefings als kurze Einsatzbesprechung und sogar der Präsident der Vereinigten Staaten erhält jeden Morgen ein tägliches Briefing mit den wichtigsten aktuellen Informationen der Geheimdienste. Mediale Aufmerksamkeit erlangte das sogenannte „President’s Daily Brief“ in der Amtszeit von Donald Trump, der dem Vernehmen nach nicht allzu erpicht auf die Fakten war und die unliebsame Aufgabe wohl meist an seinen Vize Mike Pence delegieren ließ.

Briefings im Veranstaltungsbereich

In der Eventbranche dienen Briefings weniger der täglichen Information, sondern mehr der einmaligen Aufgabenstellung vor oder während dem Projekt. Der Klassiker unter den Briefings im Veranstaltungsbereich wird häufig auch als Agenturbriefing oder Kundenbriefing bezeichnet und ist die Basis, auf der das Veranstaltungskonzept erstellt wird. Es wird in der Regel vom Kunden an die Agentur gegeben und sollte alle für die Entwicklung des Konzepts erforderlichen Informationen enthalten. Dies sind nicht nur die Eckdaten wie Anlass, Art, Budget und Zeitrahmen. Neben den Zielen und inhaltlichen Vorstellungen zur geplanten Veranstaltung sind auch weiterführende Daten über das Unternehmen selbst, sein Leitbild und die Corporate Identity wichtig, um der Agentur ein umfassendes Bild vom Zweck des Events zu geben. Dennoch sollten die übermittelten Informationen stets für das Konzept relevant sein und das Briefing nicht überfrachten, um es möglichst kurz und übersichtlich zu halten.

Von Re-Briefing bis De-Briefing

Im Re-Briefing werden die Informationen aus dem Briefing rückgespiegelt und Verständnis- sowie Folgefragen geklärt. Es dient dazu sicherzustellen, dass der Empfänger alle Punkte verstanden hat und keine offenen Fragen mehr bleiben. Bei Änderungen der Informationen im Verlauf eines Projekts können durch Update-Briefings und darauf folgende Re-Briefings mehrere Kommunikationsschleifen entstehen. Zum Abschluss eines Einsatzes oder Projekts folgt häufig ein De-Briefing, in welchem noch einmal analysiert wird, was gut oder schlecht lief und woran bei der künftigen Zusammenarbeit noch gefeilt werden müsste.

Ein Re-Briefing vorzunehmen, empfiehlt sich bei der Veranstaltungsorganisation eigentlich immer, um sicherzugehen, dass die Kundenwünsche wirklich verstanden wurden und später keine Missverständnisse entstehen. Es sollte auch nicht nur schriftlich als Antwort auf das schriftliche Briefing erfolgen, sondern möglichst im persönlichen oder telefonischen Gespräch. So können weitere Rückfragen direkt geklärt und ergänzende Informationen ausgetauscht werden. Ein De-Briefing mit dem Kunden bietet sich dagegen im Eventbereich eher an, wenn eine wiederkehrende Zusammenarbeit gewünscht ist. Denn nur so können die gefundenen Kritikpunkte und Verbesserungsvorschläge auch bei künftigen gemeinsamen Projekten umgesetzt werden.

Teambesprechung , Briefing(Bild: Shutterstock / fizkes)

Interne Briefings

Besser vergleichbar mit den oben erwähnten Einsatzbesprechungen sind interne Briefings für das Eventteam, die vor der eigentlichen Veranstaltung vorgenommen werden. Sie dienen dazu, die Beteiligten auf den gleichen Informationsstand zu bringen und auf die Abläufe und Anforderungen des Events einzustimmen. Mit dem internen Team ist im Anschluss auch ein De-Briefing hilfreich, um gemeinsam die Zusammenarbeit zu reflektieren und Verbesserungspotenziale zu erörtern.

Einzelne Gewerke

Schließlich kann es auch sinnvoll sein, für einzelne Gewerke ein eigenes Briefing zu erstellen. Zum Beispiel, wenn kein umfassendes Agenturkonzept angefertigt werden soll, sondern die jeweiligen Dienstleister selbst mit der Konzeption für Catering, Dekoration oder Programm beauftragt werden. Hier decken sich die notwendigen Informationen teilweise mit denen aus dem „großen“ Agenturbriefing, zum Teil müssen sie aber auch spezifisch an das jeweilige Gewerk angepasst werden.

Steht zwar das übergreifende Konzept bereits, aber die einzelnen Dienstleister benötigen trotzdem noch einige wichtige Details zur Umsetzung der Veranstaltung, so bietet sich ebenfalls ein kurzes Gewerke-Briefing für die betreffenden Bereiche an. Und falls Kunde oder Agentur häufiger mit den gleichen Dienstleistern zusammenarbeiten, kann auch hier im Anschluss an die Veranstaltung ein De-Briefing erfolgen, um Zusammenarbeit und Informationsaustausch zu analysieren und für die Zukunft zu verbessern. In jedem Fall sollte die Wichtigkeit eines guten Briefings nicht unterschätzt werden, denn es kann allen Beteiligten Zeit, Geld und Nerven sparen.


Artikel-Reihe: So geht’s weiter

Wie genau die speziellen Briefings für Agenturen, Caterer, Technik, Location & Co. aussehen sollten, thematisieren wir in den kommenden Ausgaben mit einem jeweils eigenen Artikel.

Kommentar zu diesem Artikel

  1. sehr guter Artikel für alle angehenden Eventmanager*innen ! Werde das Teilen! Vielen Dank.

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