Die Location bestimmt den Rahmen und die Atmosphäre und kann, vor allem im Zusammenspiel mit Ausstattung und Deko, das Gesicht eines Events komplett verändern. Ein durchdachtes Konzept ist in diesen eng verzahnten Bereichen wichtig, damit alles stimmig wirkt und die Gäste sich wohl fühlen.
(Bild: Party Rent)
Als Grundlage solcher Konzepte dient ein eigenes Briefing für jedes Gewerk. Neben den allgemeinen Veranstaltungsinformationen sollten die Gewerke-Briefings auch die speziellen Anforderungen der jeweiligen Bereiche berücksichtigen. Welche das sind, hat EVENT PARTNER mit Expert:innen von drei Fach-Dienstleistern besprochen. Eine Checkliste zum Briefing für Location, Ausstattung & Deko finden Interessierte ebenfalls in diesem Artikel.
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Erste Anfrage mit Eckdaten
Bei der ersten Location-Anfrage stehe meist noch kein genaues Konzept fest, sagt Mareike Kuntke, Head of Sales bei der Grand Hall Zollverein. „Hier wird erst einmal ein Kurzbriefing abgegeben, um Kapazitäten und Verfügbarkeit der Location abzufragen. Bei Interesse raten wir dann zu einem persönlichen Besichtigungstermin, um sich vor Ort ein Bild von den Gegebenheiten zu machen.“ Im weiteren Verlauf werde dann ein passendes Veranstaltungskonzept entwickelt.
Location: Infrastruktur, Raumnutzung und Bespielung
Das Kurzbriefing für die Erstanfrage müsse lediglich die wichtigsten Eckpunkte enthalten: Art und Anlass der Veranstaltung, Datum und Dauer, Personenzahl, ein erster grober Ablaufplan und, falls verfügbar, ein Alternativdatum für die Veranstaltung. Sofern es ein festgelegtes Budget gebe, solle dies natürlich ebenfalls kommuniziert werden, damit es bei der Planung bereits berücksichtigt werden könne. Mit all diesen Angaben könne ein erstes Basisangebot über die fixen Raum- und Nebenkosten erstellt werden. Für die weitere Angebotserstellung seien dann genauere Informationen für alle Gewerke erforderlich.
Dazu können je nach Location unterschiedlich viele Einzelheiten gehören. Off-Locations wie die Grand Hall, die nicht über eine komplette Infrastruktur verfügen, benötigen mehr Details, um mit den weiteren Gewerken die genaue Bespielung, Einrichtung und Ausstattung zu erarbeiten. Mareike Kuntke nennt aber auch Beispiele für Fragen, die jede Location betreffen: „Wie sollen die unterschiedlichen Bereiche bespielt werden? Werden alle Bereiche mit eingeplant? Was passiert wo, welche Zusatztechnik ist dafür nötig?“ Außerdem müssten Anreise, Aufbau und besondere Wünsche bezüglich Ausstattung und Catering geklärt werden.
Trend zu konzeptioneller Einbindung der Dienstleister
In den nachgelagerten Gewerken werden ebenfalls immer häufiger ganze Konzepte erstellt, für die wiederum ein eigenes Briefing die Basis ist. Laut Jan Lefers und Tobias Boeing vom Hamburger Designteam der Party Rent Group nimmt die Nachfrage nach ganzheitlichen Raumkonzepten kontinuierlich zu. Selbst Agenturen würden explizit Konzeptions- und Styling-Dienstleistungen bei den Fachfirmen nachfragen. Dieser frühe Einstieg in die Veranstaltungsplanung wird von vielen Dienstleistern begrüßt, da so mehr Spielraum für Kreativität und die eigene Expertise bleibt.
Aleksandra Jahnke, Projektassistenz und Administrative Leitung bei der Requisitenwerkstatt prop-art, erklärt, dass im Bereich Dekoration manchmal auch bereits vor dem Briefing schon Designer in das Projekt involviert seien. In diesen Fällen seien die Briefings detaillierter, und es blieben kaum Fragen offen. Prop-art biete aber ebenfalls Design und Konzeptentwicklung als Dienstleistung an und berate Kunden gern bezüglich Materialwahl, Ausführung oder Funktion. „Es kann von Vorteil sein, wenn nicht alles fertig durchgeplant ist, wenn die Kunden zu uns kommen. Manchmal sind Ideen nicht eins zu eins umsetzbar, oder wir können ein besser geeignetes Material oder einen günstigeren Weg der Herstellung empfehlen.“
Industrie-Atmosphäre in der Grand Hall Zollverein (Bild: Party Rent)
Vor-Ort-Termin ergänzend zum Briefing
Bezüglich der Anforderungen an ein Briefing im Bereich Ausstattung schließen sich die Experten von Party Rent dem oben Gesagten von Mareike Kuntke, Grand Hall, an: „Ein gutes Briefing ist sehr viel wert. Bei einem ganzheitlichen Raumkonzept ist eine gemeinsame Besichtigung der Location aber meist unumgänglich.“ Neben dem Gefühl für den Raum und die Gestaltungsmöglichkeiten entstünden dabei häufig Fragen, die sonst nicht aufgekommen wären: Kann ich an dieser Decke etwas aufhängen? Lässt sich jenes Element verschieben oder entfernen? Womit darf ich an dieser Wand etwas anbringen?
Ausstattung: Motto, Design & Message
Dennoch seien laut Jan Lefers und Tobias Boeing so viele Informationen wie möglich im Vorfeld der Konzeption hilfreich. Über die üblichen Eckdaten hinaus sollte ein Briefing für das Raumkonzept daher beispielsweise Angaben zu Motto, Besucherstruktur und -erwartungen, Sonderwünschen, Vorgaben wie Corporate Design sowie inhaltlichem Konzept oder zu transportierender Message enthalten, die man bei Gestaltung und Ausstattung berücksichtigen könne.
Dekoration: Farben, Stil & Einsatzart
Für den Bereich der Dekoration und Requisiten geht Aleksandra Jahnke noch mehr ins Detail: Deadline, Größe, Form und Farbe mit einem RAL- oder Pantone-Farbton sowie etwaige Brandschutzverordnungen und besondere Anforderungen sollten kommuniziert werden. Bei Figuren darüber hinaus Angaben zum Stil oder nach Möglichkeit sogar 2D- oder 3D-Designs zur Veranschaulichung. Es gebe zudem Qualitätsstufen, zwischen denen Kunden je nach Budget und Einsatzart auswählen könnten. Und schließlich sei die geplante Verwendung für die Herstellung der Elemente wichtig: „Findet das Event drinnen oder draußen statt? Ist es ein einmaliger Einsatz oder soll das Deko-Element über Wochen oder Monate eingesetzt werden? Gehen die Sachen auf Tour und müssen möglicherweise zerlegbar gebaut werden?“, zählt die Expertin auf.
(Bild: Robin Schmiedebach)
Mögliche Fehlerquellen beim Briefing
Um zu vage Angaben oder teure Überraschungen zu vermeiden, rät Aleksandra Jahnke dazu, vor Erstellung des Briefings schon ein möglichst konkretes Produkt vor Augen zu haben. Zudem solle bedacht werden, dass nicht nur für die Herstellung genügend Zeit eingerechnet werden müsse, sondern auch Planung, Materialbeschaffung und sonstige Organisationsschritte Zeit in Anspruch nehmen. Das Briefing solle daher immer mit ausreichend Vorlauf zur Deadline stattfinden. Abschließend betonen alle Interviewpartner, dass ergänzend zum Briefing eine offene und persönliche Kommunikation im gesamten Konzeptionsprozess unverzichtbar sei.
Checkliste Briefing für Location, Ausstattung & Deko
