Basics: Teilnehmermanagement in 6 Schritten

Was ist das wichtigste an einem Event? Nicht die Location, nicht das Design und auch nicht die Infrastruktur. Es sind die Teilnehmer. Denn ohne Teilnehmer gibt es kein Event. Veranstalter sollten sich deshalb immer ins Zeug legen, um potentielle Teilnehmer neugierig zu machen. Auch wenn es um Mitarbeiterveranstaltungen mit Anwesenheitspflicht geht, sollte um die Besucher geworben und die Bedürfnisse ernst genommen werden. So schafft man die Basis für ein erfolgreiches Event.

(Bild: Pexels)

Um eine erfolgreiche Grundlage zu schaffen, sollten Sie sicher stellen, dass Ihre Zielgruppe zeitlich an der Veranstaltung teilnehmen kann. Es gibt verschiedene Aspekte, die bei der Wahl des Zeitrahmens berücksichtigt werden können. Dazu gehören interne und externe Faktoren:

Mögliche interne Faktoren

• Messen / Veranstaltungen
• Schulungen
• Inventur
• Produktion
• Projekte

Mögliche externe Faktoren

• Feiertage
• Ferienzeiten
• außergewöhnliche Ereignisse

Teilnehmer erfolgreich einladen

Die Akquise der Teilnehmer sollte in Relation zu dem späteren Event stehen: Nicht nur in Bezug auf Quantität, sondern auch in Bezug auf Qualität. Ein geringes Budget kann durch den einfallsreichen Einsatz der Kommunikationsmittel wieder wettgemacht werden. Bei öffentlichen Veranstaltungen, die sich neben eventuellem Sponsoring auch durch Eintrittsgelder finanzieren müssen, sollte zusätzlich auf strategische Kommunikation gesetzt werden. Die klassischen Werbemittel hierfür sind u.a. offizielle Einladungen an die Zielgruppe oder persönliche Einladungen via Mail, Print oder Online. Dazu kommen die klassischen Werbeträger Anzeige, Plakat, TV-, Radio und Videospotss sowie entsprechende Werbeaktionen.

Die Einladung der Teilnehmer sollte frühzeitig erfolgen. So wie wahrscheinlich auch Ihr eigener Terminplan eng getaktet ist, so ist auch der Terminplan Ihrer Gäste in naher Zukunft aller Wahrscheinlichkeit nach schon gut gefüllt. Wer die Teilnehmer frühzeitig auf das Event aufmerksam macht, vergrößert außerdem die Chancen, dass die Veranstaltung viral geht und eine noch größere Zahl potentieller Interessenten erreicht. Dieser Effekt wird noch verstärkt, indem die Spannung mit jedem neuen Schritt in der Kampagne verstärkt wird, indem beispielsweise ungewöhnliche Medien, ein unkonventionelles Konzept oder besonderes Material verwendet werden.

Teilnehmereinladung in 6 Schritten

1. Den Termin der Veranstaltung kommunizieren

via Mail, Telefon, Anzeige, Plakat, Video, Bild oder Ton

2. Die Information gut verpacken

mit Hilfe eines Mottos / Key-Visuals, per Post, unterstützt durch ein gutes Programm, Informationen zu Zeitpunkt und Dauer sowie einer unkomplizierten Antwortmöglichkeit.

3. Reminder

Vergesslichkeit liegt uns wohl allen im Blut. Durch entsprechende Erinnerungen kann ihr aber entgegen gewirkt werden

4. Service

machen Sie es Ihren Besuchern so leicht wie möglich, eine Teilnahmebestätigung (eventuell mit der Option auf eine Bestätigung +1 / +2) zu übermitteln

5. Detailverliebtheit

Informationen und Tipps zur Anfahrt, Parkmöglichkeiten, Catering und Kleiderordnung sind kein zwingendes Must-have, vermitteln aber einen zuvorkommenden und professionellen Eindruck, der garantiert gut bei den Gästen ankommt.

6. Unterlagen

wer besonders professionell sein möchte (und noch dazu das entsprechende Budget mitbringt, der liefert seinen Gästen weiterführende Informationen zu Reise-  und Flugmöglichkeiten, Hotel- und Restaurantvorschläge sowie einige Insider-Tipps, die auf dem Event direkt für Gesprächsstoff sorgen werden.

Sie  wollen wissen, welches Teilnehmermanagement-Tool am besten zu Ihren Bedürfnissen passt? Dann lesen Sie unseren Round Table Talk, in dem Xing Events, Eventbrite, altares und guest-one über die Vor- und Nachteile der einzelnen Anwendungen diskutieren. 

>>Round Table Talk: Welches Teilnehmermanagement-Tool passt zu mir?<<