Produkt: Checkliste: Mehr Barrierefreiheit auf Events
Checkliste: Mehr Barrierefreiheit auf Events
Um eine Veranstaltung barrierefrei zu gestalten, braucht es eine gute Planung. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei!
Event-Terminsuche leicht gemacht

Tipps & Tricks: Das richtige Datum fürs Event auswählen

Das Datum einer Veranstaltung festzulegen, ist der erste Schritt in der Planung eines Events. Ein Schritt der häufig unterschätzt wird, obgleich das Datum oft über Erfolg und Misserfolg einer Veranstaltung mit entscheidet. 

Kalender
(Bild: Doru Lupeanu / Freeimages.com )

Den richtigen Termin für eine Veranstaltung auszuwählen, ist niemals ein Zufall. Es ist im besten Fall das Ergebnis gründlicher Nachforschung und strategischem Denken. Man öffnet nicht einfach den Kalender, schließt die Augen und zeigt auf gut Glück auf ein beliebiges Datum. Beziehungsweise wäre das möglicherweise die Vorgehensweise, wenn man ein paar wichtige Faktoren nicht berücksichtigen würde. Wir haben versucht die häufigsten Do´s and Dont´s zu sammeln, die bei der Wahl eines geeigneten Eventtermins auftreten können.

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Dont´s für die Auswahl des Veranstaltungstermins

Der beste Weg ein passendes Datum für eine Veranstaltung zu finden, beginnt oftmals mit dem Ausschließen ausgesprochen schlechter Termine. Am Anfang der Eventplanung sollten also Daten, die eine Veranstaltung ziemlich sicher ins Aus führen werden, vermieden werden.

Der Veranstaltungstermin eines Wettbewerbers

Das geplante Event wird bestimmt in vielerlei Hinsicht einzigartig sein, aber es ist garantiert nicht die einzige Veranstaltung in der Industrie, die für die Zielgruppe interessant ist. Mit großer Wahrscheinlichkeit haben auch die Wettbewerber Veranstaltungen geplant, und auch wenn man sich sicher sein mag, mit dem eigenen Event andere Konzepte übertrumpfen zu können, ist es vielleicht doch umsichtiger, die Daten nicht aufeinander fallen zu lassen.

Offizielle Ferien

Offizielle Ferienzeiten sind in den seltensten Fällen eine gute Wahl für die Terminlegung eines Events. Auch Nationaltage wie der 3. Oktober in Deutschland oder der 4. Juli in den USA, an denen die meisten Menschen frei haben, sollten von der Eventplanung ausgeschlossen werden – es sei denn, das Event selbst ist auf einen freizeitlichen Aspekt ausgerichtet, wie bei einem Konzert oder Festival.
Besonders in religiösen Ländern sollte man zudem darauf achten, dass die Veranstaltung nicht direkt auf einen Feiertag fällt. In christlichen Nationen ist es beispielsweise nicht ratsam, das Event auf Ostern zu legen, während in muslimischen Nationen Haji ein wichtiger Feiertag ist.

Wichtige politische und öffentliche Veranstaltungen

Ein Event auf Wahltage oder andere wichtige politische, öffentliche Termine zu legen, sollte ebenfalls umgangen werden. Solche Gelegenheiten betreffen das Leben aller, deshalb sollte das Risiko umgangen werden, dass die Menschen sich womöglich lieber für die politische Veranstaltung entscheiden. Abgesehen davon, dass man wahrscheinlich auf größere mediale Aufmerksamkeit verzichten müsste. Auch wichtige politische Gäste, die das Event möglicherweise begleiten könnten, würden an solchen Tagen wohl eher absagen.

Montage

Gibt es irgendjemanden auf der ganzen Welt, der Montage mag? Wahrscheinlich schon, für die meisten ist der Montag jedoch ein eher ungeliebter Wochentag. Viele Menschen sind an Montagen meist schlichtweg nicht in der Stimmung irgendwohin zu gehen (außer wieder nach Hause). Sogar wenn es sich bei den potentiellen Besuchern ausschließlich um Workaholics handeln würden, würden sie es wahrscheinlich vorziehen erst im Büro ihre wöchentliche ToDo-Liste vorzubereiten und danach zum Event zu kommen. Kurz gesagt, der Montag ist Freitag, dem 13., recht ähnlich, auch wer nicht abergläubisch ist, wählt vielleicht besser einen anderen Wochentag für sein Event.

Do´s für die Auswahl des Veranstaltungstermins

Sobald unglückliche Termine ausgeschlossen sind, werden Daten in Erwägung gezogen, die ein Event unterstützen und zum Erfolg beitragen. Hier sind einige Vorschläge:

Internationale Tage, die mit dem Thema des Events verwandt sind

Einen Tag auszuwählen, an dem gleichzeitig der internationale Tag eines verwandten Themas liegt, kann in manchen Fällen eine große Unterstützung sein. Nicht nur werden dadurch PR und Marketing-Bemühungen gefördert, auch die Suche nach prominenten Sprechern und Paten für die Veranstaltung wird erleichtert. Ein internationaler Tag kann zudem weitere Inspirationen für das eigene Event liefern.
Wenn der Veranstaltungstermin beispielsweise auf dem Welt-Gesundheits-Tag liegt oder auf dem Welt-Blutspende-Tag kann leicht eine Blutspendeaktion als begleitende Kampagne organisiert werden, die – abgesehen von den offensichtlichen Vorteilen für die Gesellschaft – auch für mehr mediale Aufmerksamkeit sorgen wird.

Jubiläen und Jahrestage

Jahrestage und Jubiläen, ganz gleich ob von einem Unternehmen oder von einem bedeutenden historischen Ereignis in einer bestimmten Branche, sind ein weiterer Aspekt, von dem eine Veranstaltung profitieren kann.

Mittwoch, Donnerstag und Freitage für geschäftliche Events

Um das passende Datum für eine Veranstaltung zu finden, muss man zuerst festlegen, um welche Art von Event es sich handelt. Soll ein B2B Event geplant werden, eignen sich Mittwoch, Donnerstag und Freitage besonders gut, während unterhaltende Veranstaltungen für Endkunden meist an Wochenenden besser aufgehoben sind.

Fazit

In den meisten Fällen ist es unmöglich, alle oben genannten Tipps zu befolgen. In anderen Fällen mag es möglich sein, dass vollkommen andere Faktoren mit einbezogen werden müssen, die die dargestellten Tipps überflüssig machen. Wie bei allem in der Eventbranche gibt es keine festgelegte Formel. Intensive Erkundigungen und Analysen sind meist der sicherste Weg, einen Termin für ein erfolgreiches Event zu finden.

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Kommentare zu diesem Artikel

  1. Eine Veranstaltung zu planen bedeutet viel Aufwand und man muss viele Dinge beachten. Allein das Thema Bühnentechnik nimmt sehr viel Zeit im Anspruch. Der Artikel ist sehr informativ und hilfreich bei der Veranstaltungsplanung. Ein super Hinweis ist, dass man seine Veranstaltung nicht in die Ferien legen sollte – darüber habe ich noch nicht nachgedacht. Weitere Informationen zum Thema Bühnentechnik sind auch auf folgender Webseite zu finden: [Externer Link gelöscht – Anmerkung der Redaktion]

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  2. Hallo zusammen,
    vielen Dank für den tollen Beitrag! Wirklich sehr interessant.
    Ich möchte mein erstes kleines Event planen. Wo ich meine Kunst ausstellen kann und viele weiteres. Habt ihr hier noch hilfreiche Tipps für mich?
    Da die Location die mieten möchte, nicht genug Toiletten hat muss ich wohl noch einen Toilettenwagen bestellen: [Link entfernt – Anmerkung der Redaktion]

    Grüße
    Nadine

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  3. Danke für die guten Tipps zu Events und Locations. Ich bin auch eher ein Fan von überdachten Locations. Wenn man vom Wetter anhängig ist schließt das in unseren Breiten die verfügbaren Zeiten doch rechts stark ein.

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  4. Ich finde das beschriebene Thema Event planen sehr spannend und habe schon viel darüber gelesen. Im Internet habe ich noch eine andere sehr hilfreiche Seite gefunden.

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  5. Mein Unternehmen wird im nächsten Jahr sein 100-jähriges Bestehen feiern und wir werden es groß feiern. Ich kann dafür mit ein paar Kollegen eine Veranstaltung organisieren. Wir diskutieren jedoch noch immer über das richtige Datum. Ich denke, es ist in der Tat ratsam, Feiertage zu vermeiden. Wir werden wahrscheinlich eine kurze Umfrage versenden, damit die Leute angeben können, wann sie Zeit haben.

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  6. Danke für die Tipps für das Planen von einem Event. Ich muss für unsere Firma das Sommerfest organisieren und muss mich da jetzt einarbeiten. Gut zu wissen, dass man die Events mit Feiertagen verbinden könnte.

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  7. Da ich momentan ein Firmenevent planen muss gefällt mir ihr Artikel sehr. Ich hätte anfangs gar nicht gedacht, dass es so viele Dinge bei den Do’s zu beachten gibt. Durch ihren Tipp zum verlegen auf einen Internationalen Tag sammel ich bestimmt Pluspunkte.

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  8. Ein interessanter Vorschlag sich auch die Event-Termine der Wettbewerber anzusehen. Ich denke, ich werde mich im Internet gründlich informieren, bevor ich die Eventausstattung für ein bestimmtes Datum bestelle. Man denkt zwar immer das eigene Konzept ist das beste, aber zwei ähnliche Events auf das gleiche Datum zu legen, ist dann doch ein unkalkulierbares Risiko.

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  9. Mir gefallen Ihre Tipps zum finden eines Datums für ein Konzert sehr gut. Bei mir wird es das erste mal sein und ich nehme Ihren Tipp zu Herzen, das Konzert nicht zum Veranstaltungstermin eines Wettbewerbers zu planen. Mir fehlt nur noch die Tontechnik und es kann los gehen! [Anmerkung der Redaktion: URL entfernt]

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  10. Ich muss mich um die Organisation eines Events kümmern und bin daher auf der Suche nach Tipps und Informationen über das Thema. Ich bin damit einverstanden, dass oft die Wahl des Datums unterschätzt wird und dass das einen Einfluss auf den Erfolg des Events haben kann. Ich habe schon eine tolle Location im Kopf, aber muss zuerst auf das Datum denken. Danke für den Beitrag, ich werde deine Tipps folgen!

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  11. Ich wusste noch gar nicht, dass man Events nicht auf Feiertage legen sollte. Ich organisiere gerade zum ersten Mal ein Event. Erst dachte ich es ginge dabei hauptsächlich ums Event Catering, aber nun merke ich das es alle möglichen kleinen Details zu beachten gibt. [Anmerkung der Redaktion: URL entfernt]

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  12. Ich bin damit einverstanden, dass das Datum eine wichtige Rolle bei dem Erfolg eines Events spielt. Ich möchte ein kleines Konzert organisieren und bin auf der Suche nach Tipps zum Thema. Ich finde deine Tipps sehr hilfreich! Ich werde auf jeden Fall versuchen, den gleichen Veranstaltungstermin der Konkurrenz zu vermeiden. Danke!
    [Anmerkung der Redaktion: URL entfernt]

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  13. Ich finde dieses Thema sehr interessant und lese schon seit einiger Zeit Artikel hierzu. Dieser Beitrag gibt auf jeden Fall hilfreiche Informationen zum Thema Event planen. Haben Sie weitere Tipps zur Koordination der Veranstaltung? [Anmerkung der Redaktion: URL entfernt]

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  14. Wir wollen eine Veranstaltung für unsere Firma planen, nachdem alles mit dem Coronavirus zu Ende ist. Das perfekte Datum zu finden ist wichtig, besonders wenn man schönes Wetter bei der Veranstaltung haben will. Wir wollen auch eine Agentur für Veranstaltungen finden. Dann kann das Event professionell geplant werden. [Anmerkung der Redaktion: URL entfernt]

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  1. Was, wann, wer, wo: Die Entscheidungsvielfalt VOR der Eventplanung › Event Partner

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