Gästemanagement einer Premierenveranstaltung

Teilnehmermanagement beim „Wunder von Bern“

Unterstützt durch das Teilnehmermanagement von Guest-One feierte Stage Entertainment eine gelungene Weltpremiere des Musicals „Das Wunder von Bern“.

Das Musical "Das Wunder von Bern" im Stage Theater an der Elbe am 19.11.2014.
Das Musical “Das Wunder von Bern” im Stage Theater an der Elbe am 19.11.2014. (Bild: Stage Entertainment/Morris Mac Matzen)

Mit tosendem minutenlangem Applaus begleiteten rund 1.800 geladene Gäste aus Unterhaltung, Sport, Politik und Wirtschaft die Weltpremiere des Musicals „Das Wunder von Bern“ Ende November 2014. Vor dem Hintergrund der Fußball-Weltmeisterschaft 1954 erzählt die musikalische Performance die bewegende Familiengeschichte des Spätheimkehrers Richard Lubanski und seines Sohns Matthias. Während der Vater das Leben in Deutschland nach zwölf Jahren Krieg und Lagerhaft in Russland nicht verstehen kann, hat der Sohn den Fußball-Nationalspieler Helmut Rahn zum Ersatzvater auserkoren.

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Ein Blick hinter die Kulissen verdeutlicht den Kraftakt aller Beteiligten, um das Musical auf der Basis der Sönke-Wortmann-Geschichte von 2003 auf die Bühne zu bringen. Die Arbeiten für Guest-One, die seit langer Zeit bei Premieren oder Wiederaufnahmen von Stage Entertainment für Gästeorganisation und Teilnehmermanagement verantwortlich sind, begannen mit der Produktion hochwertiger Einladungskarten. Dabei wurden im Rahmen des Teilnehmermanagement rund 1.500 Eintrittskarten individualisiert und mit einem persönlichen Login-Code versehen. So konnten sich die Gäste komfortabel und einfach über eine Online-Plattform für die Teilnahme an der Weltpremiere anmelden.

„Wir haben das Teilnehmermanagement-System so aufgesetzt, dass den Gästen unmittelbar nach der Anmeldung eine Bestätigungsmail mit einen E-Ticket zum Ausdrucken zugestellt wurde“, erläutert Guest-One-Geschäftsführer Oliver Maître. Beim Check-in am Abend der Weltpremiere wurde das PDF-Ticket dann in eine reguläre Eintrittskarte mit Sitzplatzangabe getauscht.

Komplexe Anforderungen ans Seating

Aufgrund der komplexen Datenstruktur musste der Admin-Bereich für die Anmeldung neu aufgesetzt werden, um interne Informationen, Gastdaten sowie Anmelde- und Kontingentprozesse abzubilden. Besonderheit und Herausforderung für Guest-One beim Teilnehmermanagement war die Sitzplatzverwaltung, bei der es galt, kundenspezifische Anforderungen wie die optische Darstellung diverser Gäste- und Kontingentgruppen im Saal sowie unterschiedliche Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten umzusetzen. Zudem musste für das Teilnehmermanagement eine variable Anzahl von Begleitpersonen in der Gästeliste definiert und im Frontend umgesetzt werden.

Das grafische Abbild des Saalplans im Guest-One-System hat das Seating am Premierenabend dann leicht gemacht. Bis kurz vor Beginn der Veranstaltung war das Sitzplatzmanagement „on the fly“ möglich. Hier machte sich die langfristige und enge Zusammenarbeit der beiden Partner mit vielen bewährten Prozessen bezahlt, von denen „eingespielte Teams profitieren, oftmals sogar auf Zuruf“, so Maître.

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