Die optimale Eventlocation: Was muss man beachten?

11 ultimative Tipps zur Wahl der perfekten Eventlocation

Zu einem perfekten Event, an das sich die Gäste im Idealfall noch Jahre später erinnern, gehört natürlich die optimale Location. Die Wahl der Eventlocation entscheidet oft über Erfolg oder Niederlage einer Veranstaltung. Deshalb sollte man sich bei der Entscheidung einer Location Zeit nehmen und einige wichtige Aspekte berücksichtigen!

Wir haben die 11 wichtigsten Aspekte zusammengefasst:

 

1.Größe der Eventlocation

Großzügige Galerie des Düsseldorfer Station Airports
Großzügige Galerie des Düsseldorfer Station Airports

Die Größe der Location sollte in jedem Fall an die zu erwartende Teilnehmerzahl angepasst sein. Ist die Eventlocation zu groß, wirken die Gäste auf dem Event häufig verloren. Ist die Location dagegen zu klein für die Anzahl der Gäste, erscheint die gesamte Veranstaltung schnell beengt und die Gäste behalten ein negatives Bild der Veranstaltung im Kopf. Deshalb sollte man vor allem den nötigen Freiraum bedenken.

 

2. Lage der Location

Besonders wichtig ist außerdem die Lage des Veranstaltungsortes. In Abhängigkeit vom jeweiligen Event ist es für die Gäste notwendig, mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen. Die Verfügbarkeit von ausreichend Parkmöglichkeiten ist deshalb ein Must-Have. Um den Teilnehmern entgegenzukommen, sollten die Parkplätze möglichst kostenfrei sein.

Congress Center Frankfurt
Congress Center Frankfurt

Sollte die Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel unzureichend sein, bietet es sich an, einen Shuttle-Service vom nächsten Bahnhof zur Veranstaltung anzubieten. Ein weiterer Service für Teilnehmer, die eine längere Anfahrt auf sich nehmen, ist die Suche nach geeigneten Übernachtungsmöglichkeiten und deren Verfügbarkeit im Zeitraum des Events.

 

3. Infrastruktur

Die Infrastruktur der Eventlocation umfasst Aspekte wie die Größe der Außenfläche und die Anzahl der verfügbaren Räume. Sollten bauliche Veränderungen in der Location notwendig sein (beispielsweise um Equipment zu installieren), sollte das dringendst zuvor mit dem Betreiber der Location abgeklärt werden. Ansonsten kann es nach dem Event eine unangenehme Überraschung geben, wenn man etwa die Reparaturkosten einer denkmalgeschützten Wand übernehmen darf.

Rudolf-Harbig-Stadion
Grohe AG
Stadien bieten eine optimale Infrastruktur

Bei Bedarf sollte geprüft werden, inwieweit sich der Raum verdunkeln lässt. Eine Projektion auf einer Leinwand beispielsweise, die bei hellem Licht ausgestrahlt wird, wird die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf Dauer auf eine harte Probe stellen. Im umgekehrten Fall sollten auch die Beleuchtungsmöglichkeiten und das Vorhandensein von Tageslicht in Erfahrung gebracht werden. Besonders bei längeren Veranstaltungen bietet es sich an, eine Eventlocation mit vielen Fenstern zu wählen, da die Atmosphäre oft angenehmer ist und auf die Teilnehmer entspannend wirkt.

Je nach Aufbau der Veranstaltung und dem Einsatz von Bühnen, Leinwänden u.ä. muss die Sicht auf die jeweilige Präsentation von verschiedenen Positionen im Saal kontrolliert werden. Besonders Säulen können die Sicht versperren und negativ auffallen.

Müssen große Gegenstände für die Veranstaltung angeliefert werden, sollte die Länge und Breite der Zufahrtswege der Eventlocation in Erfahrung gebracht werden, die Be- und Entlademöglichkeiten und im Zuge dessen zudem die Höhe der Räumlichkeiten.

Eine ausreichende Anzahl sanitärer Anlagen sollte ebenfalls berücksichtigt werden, die sich wünschenswerterweise in einem tadellosen Zustand befinden.

Ein Aspekt, der leider oft vernachlässigt wird, ist die Akustik in der Location und im Rahmen dessen die eventuelle Notwendigkeit einer Mikrofonanlage oder einer Schallisolierung bei Events mit voraussichtlich höheren Dezibelwerten. Dieser Punkt führt direkt zu unserem nächsten Tipp: 4. Vorhandene Veranstaltungstechnik. 

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