Die optimale Eventlocation: Was muss man beachten?

11 ultimative Tipps zur Wahl der perfekten Eventlocation

Zu einem perfekten Event, an das sich die Gäste im Idealfall noch Jahre später erinnern, gehört natürlich die optimale Location. Die Wahl der Eventlocation entscheidet oft über Erfolg oder Niederlage einer Veranstaltung. Deshalb sollte man sich bei der Entscheidung einer Location Zeit nehmen und einige wichtige Aspekte berücksichtigen!

Wir haben 11 wichtige Aspekte gesammelt:

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1.Größe der Eventlocation

Großzügige Galerie des Düsseldorfer Station Airports
Großzügige Galerie des Düsseldorfer Station Airports

Die Größe der Location sollte in jedem Fall an die zu erwartende Teilnehmerzahl angepasst sein. Ist die Eventlocation zu groß, wirken die Gäste auf dem Event häufig verloren. Ist die Location dagegen zu klein für die Anzahl der Gäste, erscheint die gesamte Veranstaltung schnell beengt und die Gäste behalten ein negatives Bild der Veranstaltung im Kopf. Deshalb sollte man vor allem den nötigen Freiraum bedenken.

 

2. Lage der Location

Besonders wichtig ist außerdem die Lage des Veranstaltungsortes. In Abhängigkeit vom jeweiligen Event ist es für die Gäste notwendig, mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen. Die Verfügbarkeit von ausreichend Parkmöglichkeiten ist deshalb ein Must-Have. Um den Teilnehmern entgegenzukommen, sollten die Parkplätze möglichst kostenfrei sein.

Congress Center Frankfurt
Congress Center Frankfurt

Sollte die Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel unzureichend sein, bietet es sich an, einen Shuttle-Service vom nächsten Bahnhof zur Veranstaltung anzubieten. Ein weiterer Service für Teilnehmer, die eine längere Anfahrt auf sich nehmen, ist die Suche nach geeigneten Übernachtungsmöglichkeiten und deren Verfügbarkeit im Zeitraum des Events.

 

3. Infrastruktur

Die Infrastruktur der Eventlocation umfasst Aspekte wie die Größe der Außenfläche und die Anzahl der verfügbaren Räume. Sollten bauliche Veränderungen in der Location notwendig sein (beispielsweise um Equipment zu installieren), sollte das dringendst zuvor mit dem Betreiber der Location abgeklärt werden. Ansonsten kann es nach dem Event eine unangenehme Überraschung geben, wenn man etwa die Reparaturkosten einer denkmalgeschützten Wand übernehmen darf.

Rudolf-Harbig-Stadion
Stadien bieten eine optimale Infrastruktur (Bild: Grohe AG)

Bei Bedarf sollte geprüft werden, inwieweit sich der Raum verdunkeln lässt. Eine Projektion auf einer Leinwand beispielsweise, die bei hellem Licht ausgestrahlt wird, wird die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf Dauer auf eine harte Probe stellen. Im umgekehrten Fall sollten auch die Beleuchtungsmöglichkeiten und das Vorhandensein von Tageslicht in Erfahrung gebracht werden. Besonders bei längeren Veranstaltungen bietet es sich an, eine Eventlocation mit vielen Fenstern zu wählen, da die Atmosphäre oft angenehmer ist und auf die Teilnehmer entspannend wirkt.

Je nach Aufbau der Veranstaltung und dem Einsatz von Bühnen, Leinwänden u.ä. muss die Sicht auf die jeweilige Präsentation von verschiedenen Positionen im Saal kontrolliert werden. Besonders Säulen können die Sicht versperren und negativ auffallen.

Müssen große Gegenstände für die Veranstaltung angeliefert werden, sollte die Länge und Breite der Zufahrtswege der Eventlocation in Erfahrung gebracht werden, die Be- und Entlademöglichkeiten und im Zuge dessen zudem die Höhe der Räumlichkeiten.

Eine ausreichende Anzahl sanitärer Anlagen sollte ebenfalls berücksichtigt werden, die sich wünschenswerterweise in einem tadellosen Zustand befinden.

Ein Aspekt, der leider oft vernachlässigt wird, ist die Akustik in der Location und im Rahmen dessen die eventuelle Notwendigkeit einer Mikrofonanlage oder einer Schallisolierung bei Events mit voraussichtlich höheren Dezibelwerten. Dieser Punkt führt direkt zu unserem nächsten Tipp: 4. Vorhandene Veranstaltungstechnik. 

 

4. Vorhandene Veranstaltungstechnik

Je nach Art des Events ist eine optimale Veranstaltungstechnik nicht nur eine Sache des guten Willens: Viele Events haben hohe Eintrittspreise, weshalb es eine Pflicht gegenüber den Teilnehmern ist, sie nicht mit schlechter Qualität zu langweilen. Dieser Aspekt betrifft im Übrigen nicht nur die Veranstaltungstechnik (näheres dazu unter Punkt 8).

Die Bühne des FAMAB New Talent Award 2015
Die Bühne des FAMAB New Talent Award 2015 (Bild: Sylvia Koch)

Prüfen Sie also die technische Ausstattung der Eventlocation: Dazu gehören bei Bedarf eine Lichtanlage, Beamer, Projektoren, Stromanschlüsse und eine Tonanlage inklusive Mikrofonen bzw. Headsets. Für nicht vorhandenes, aber dringend benötigtes Equipment gibt es mittlerweile unzählige Möglichkeiten Material anzumieten.

Ein Pluspunkt, der den Teilnehmern garantiert positiv auffallen wird, ist kostenlos zur Verfügung gestelltes WLAN.

 

5. Die Möblierung

Die Möblierung in Locations variiert oft stark. Die meisten Eventlocations bieten eine Grundausstattung an und beanspruchen für zusätzliche Möbel eine Extra-Gebühr.

Vor Besichtigung einer Eventlocation sollte man sich im Klaren darüber sein, welche Art von Mobiliar man benötigt: Handelt es sich bei der Veranstaltung beispielsweise um eine Konferenz, sind Tische und Stühle in ausreichender Zahl notwendig, zudem eventuell ein Rednerpult mit Mikrofon, ein Podest oder gegebenenfalls Stellwände. Bei einer Gala oder einem Produktlaunch ist es dagegen sinnvoller, beispielsweise Stehtische oder gemütliche Sofas für kurze Erholungspausen zur Verfügung zu stellen.

Stuhlreihen und Blöcke im Tagungsraum im Schloss Herrenhausen
Tagungsraum im Schloss Herrenhausen

In jedem Fall ist es angebracht, den Gästen komfortable Sitzmöglichkeiten zu bieten, besonders bei längeren Events sowie vor allem im Winter eine Garderobe, um dicke Mäntel ablegen zu können.

Um abzuschätzen, wie viele Sitzgelegenheiten benötigt werden, bietet sich ein ausgefeiltes Teilnehmermanagement an, mit dem zusätzlich weitere hilfreiche Informationen von den Teilnehmern eingeholt werden können.

 

6. Catering

Einige Locations haben Verträge mit bestimmten Caterern oder bieten ein eigenes Catering an. In diesem Fall ist man in der Wahl des Caterings eingeschränkt. Deshalb sollte man sicher gehen, dass das angebotene Catering den Ansprüchen und Vorstellungen entspricht.

lemonpie Eventmanagement und Catering
lemonpie Eventmanagement und Catering

Meist kann man jedoch einen externen Caterer beauftragen. In dem Fall sollte geprüft werden, ob dem Caterer ausreichend Kühlmöglichkeiten und Räumlichkeiten zur Lagerung seiner Kreationen zur Verfügung stehen. Bringt der Caterer eigene Gerätschaften mit, muss sichergestellt werden, dass das Stromnetz der Location auch dafür ausgelegt ist und nicht etwa in Kombination mit der vorhandenen Veranstaltungstechnik einen Kurzschluss verursacht.

Je nach Größe der Veranstaltung kann man überlegen, ob eine Aufteilung des Caterings in der Location sinnvoll ist, um allzu lange Warteschlangen zu verhindern – ein hungriger Bauch ist kein gutes Zeichen und wird sich sehr wahrscheinlich erinnern.

 

7. Personal

Das richtige Personal ist für eine Veranstaltung ebenso elementar wie das passende Catering. Freundliches und zuvorkommendes Personal sorgt bei den Gästen für Wohlbefinden und eine angenehme Atmosphäre.

Wie gut schmeckt die leckerste Bachforelle, wenn sie von einem schlecht gelaunten Mitarbeiter arglos auf den Teller geworfen wird? Auch eine detailliert ausgearbeitete Präsentationsmappe ist gleich viel weniger Wert, wenn sie den Teilnehmern des Events achtlos auf den Tisch geknallt wird. Das Personal sollte deshalb vor dem Einsatz ausreichend zu den Verhaltensregeln gegenüber den Gästen gebrieft werden.

FR Catering, Beispiel Umsetzung Kommunikationsauftrag bei Personaldienstleistung, Thema Adam & Eva
FR Catering, Beispiel zur Umsetzung eines Kommunikationsauftrags bei Personaldienstleistungen, Thema Adam & Eva

Zudem sollte man sich im Klaren darüber sein, für welche Bereiche Personal gewünscht (Catering, Information, Garderobe, Toilette,…) und wie viel Personal benötigt wird. Die Kleidung des Personals lässt sich ebenfalls prima an das Thema der Veranstaltung anpassen und kann ebenso wie die Dekoration der Location für einen unterhaltsamen und ansehnlichen Mehrwert sorgen.

Viele Locations verfügen über ihr eigenes Personal, das bei Veranstaltungen eingesetzt wird. Um eine lückenlose Organisation zu gewährleisten, sollte geklärt sein, ob das Personal zahlenmäßig ausreicht, für welche Bereiche Personal gewünscht wird und wer für die Organisation des Personals zuständig ist.

 

8. Qualität

Zu diesem Punkt muss nicht viel gesagt werden: Die Qualität ist ein entscheidender Faktor auf jedem Event. Besonders wenn die Teilnahme am Event an Kosten gebunden ist, steht der Veranstalter in der Pflicht gute Qualität in jedem Bereich zu liefern. Schlechte Qualität wird in jedem Fall negativ auffallen.

Im Zweifelsfall sollte eine schlechte Präsentation oder eine minderwertige Produktmappe lieber ganz gestrichen werden: Die zahlenden Gäste haben das verdient.

Nachmittägliches Get-together auf der Außenterrasse des Circus Circus im Scalaria Eventresort
Nachmittägliches Get-together auf der Außenterrasse des Circus Circus im Scalaria Eventresort (Bild: Jörg Küster)

 

9. Sicherheit

Menschentraube vor einer Bühne
Event gesichert mit Absperrungen von eps

Der Sicherheitsaspekt auf Veranstaltungen gewinnt immer mehr an Bedeutung, wird jedoch noch immer unterschätzt oder als unwichtig erachtet. Die Sicherheit der Gäste und des Personals sollte jedoch im Vordergrund stehen: Niemandem ist mit Verletzten und einer späteren Schadensersatzklage gedient.

In der Location sollte man sich darüber informieren, wo sich die Fluchttüren und -wege, die Feuerlöscher, Notbeleuchtungen und der Erste-Hilfe-Kasten befinden.

Um die Sicherheit zu gewährleisten, sollten die gesetzlichen Sicherheitsvorschriften eingehalten werden. Fluchttüren und Fluchtwege dürfen beispielsweise nicht verschlossen oder verstellt werden und müssen ausreichend gekennzeichnet sein. Die vorhandenen Feuerlöscher sollten nicht abgelaufen und in ausreichender Zahl vorhanden sein.

Mehr zum Thema Sicherheit gibt es in unserem Artikel „So erstellen Sie ein Sicherheitskonzept.

 

10. Vorschriften

Bei der Anmietung einer Eventlocation müssen – wie sollte es anders sein – unzählige Vorschriften beachtet werden, wie die Versammlungsstättenverordnung. Bundeslandabhängig klärt die Rechtsverordnung den Bau und Betrieb von Locations. Deshalb sollte mit dem Betreiber der Location vorzeitig geklärt werden, ob und in welchem Maße das Abschließen einer Versicherung notwendig ist.

Raucherbereich in der XPOST Köln
Raucherbereich in der XPOST Köln

Zudem sollte man mit dem Inhaber die Hausordnung erläutern. In diesem Zusammenhang interessieren besonders die Aspekte zur generellen Lautstärke und die Existenz eines Rauchverbots bzw. eines separaten Raucherbereichs.

 

11. Locationmiete + Zusatzkosten

Terrasse im Schloss Herrenhausen
Terrasse im Schloss Herrenhausen (Bild: perfekter-auftritt.com)

Die perfekte Location ist gefunden, das Budget passt und das Event rückt in greifbare Nähe! Doch stopp: Wie beim normalen Mieten einer Wohnung fallen auch bei einer Location-Anmietung Nebenkosten an, die berücksichtigt werden müssen. Vor der Veranstaltung sollte mit dem Betreiber der Location geklärt sein, ob zusätzliche Kosten wie Strom, Heizung, Abfallbeseitigung und Endreinigung, sowie die vorhandene Veranstaltungstechnik in der Location-Miete inbegriffen sind. Ansonsten kann es nach dem Event finanzielle Überraschungen geben!

Sofern das Catering vom Location-Betreiber geliefert wird, sollten vor der Veranstaltung klare Absprachen getroffen sein, was die Ausmaße und den Preis betrifft. Eine Getränkepauschale ist dabei ebenso wichtig, wie die Entscheidung, ob es sich bei dem Catering um kleine Häppchen, ein Buffet oder ein ganzes Drei-Gänge-Menü handelt.

Die Suche nach der optimalen Event Location ist oft lang und beschwerlich und beinhaltet viele Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt. Unsere Tipps sollen Sie auf dem Weg zur perfekten Eventlocation unterstützen!

Auf EVENT PARTNER schreiben wir zudem über zahlreiche Event Locations, Catering-Themen und Trends für das nächste Incentive-Event, eine Konferenz oder einen Produktlaunch.

 

Kommentare zu diesem Artikel

  1. Besonders die Lage und Erreichbarkeit für die Gäste ist ein wichtiger Punkt. Ihre Veranstaltung kann sehr gut gestaltet sein, aber Ihre Gäste sollten die Location gut mit dem Auto erreichen können. Außerdem werden mehr Leute Ihre Veranstaltung besuchen.

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  2. Mein Chef will eine sehr wichtige internationale Tagung organisieren und sucht gerade nach Tipps, um die beste Eventlocation zu finden. Ich finde auch, dass es sehr wichtig ist, die technische Ausstattung der Eventlocation zu prüfen. Es wäre natürlich blöd, wenn etwas an dem Tag nicht klappen würden. Danke für die Anregung. [Anmerkung der Redaktion: URL entfernt]

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