Produkt: Event Partner 03/2020 Digital
Event Partner 03/2020 Digital
Fast-forward: Die Digitalisierung der Live-Kommunikation +++ Digitalisierung = Nachhaltigkeit: Sind virtuelle Events grün? +++ Streaming-Tipps +++ Virtuelle Versammlungen: Tipps & Tricks für die Umsetzung +++ Technikangebote verstehen und vergleichen: Grundlagenwissen +++ Corona-Krise: Rechts- & Versicherungsfragen einfach erklärt
Remote und doch ganz nah

Kreation, Zusammenarbeit und Teambuilding in Zeiten digitaler Meetings

Im Zuge der Corona-Pandemie mussten viele Unternehmen ihre üblichen Workflows der Situation anpassen. Doch kann Kreation, Projektarbeit und Teambuilding auch dann gelingen, wenn die Mitarbeiter sich an verschiedenen Orten befinden? EVENT PARTNER hat nachgefragt.

Meeting-Video-Call-Team(Bild: Shutterstock / Andrey_Popov)

Die anhaltende Krisensituation legt vielen Unternehmen der Eventbranche große, gar existenzbedrohende Hindernisse in den Weg. Indes erleben digitale Prozesse ihren Aufschwung. Die Veränderungen der vergangenen Monate haben gezeigt, dass Aufgaben, die ständige Absprachen oder auch Kreativität erfordern, sich anstelle von analog ebenfalls digital lösen lassen. Die Denkweisen und Methoden des Zusammenarbeitens bleiben im Kern unverändert, gewandelt haben sich lediglich die Mittel zum Zweck. Wir haben bei den Agenturen follow red, Vok Dams und Trendhouse nachgefragt, wie sie remote arbeiten und welche Tools sich bislang bewährt haben. Auch Teamerlebnisse finden im Online-Format Gefallen, weiß der Spieleentwickler InnoGames zu berichten.

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>> Hier geht es dirket zu den Tools, die follow red, Vok Dams und Trendhouse verwenden.

Höherer Kommunikationsaufwand aufgrund von Homeoffice

Die Event- und PR-Agentur follow red ist beim Thema remote längst erprobt, bemerkt allerdings einen höheren Kommunikationsaufwand als bei der analogen Variante. Was bei den Kollegen am Remote-Schreibtisch passiert, bekommt Alex Leuker, Mitglied des Management Boards bei follow red, oftmals nicht mit. Anders im Büro, wo sich jeder auf kurzem Wege auf den neusten Stand bringen könne. Wichtig sei daher gerade jetzt, alle an den jeweiligen Projekten beteiligten Personen im Rahmen digitaler Meetings zu informieren. Als positiv bewertet Leuker die Einblicke ins private Umfeld seiner Kollegen und Kunden, die es ohne Homeoffice in dieser Art nicht geben würde und dank derer man noch näher zusammenrücke. Kurze Unterbrechungen z.B. durch die Kids sind dabei der Klassiker: „So huschte meine kleine Tochter eben auch mal durchs Bild. Ich habe sie dann als meine Assistentin vorgestellt und die Situation konnte mit einem Lacher gelöst werden“, beschreibt Leuker seine Erfahrungen mit digitalen Tools. Der Worst Case im Digitalszenario ist für den follow-red-Experten, eine Präsentation halten zu müssen, bei der er sein Gegenüber und dessen Reaktion nicht sieht: „Trotz der Tatsache, dass digitale Tools schon lange zu unserem Arbeitsalltag gehören, machen mir persönlich Face-to-Face-Prozesse immer noch etwas mehr Spaß.“ Die Branche lebe schließlich von Live-Kontakt, Spontanität, Gruppendynamik und Netzwerk. Digitale Events seien unterstützende Alternativen, aber kein Ersatz für Events, Messen, Kongresse oder Präsentationen.

Witzige Botschaften sorgen bei Vok Dams für Unterhaltung, Aktivität und Kreativität in virtuellen Meetings.
Witzige Botschaften sorgen bei Vok Dams für Unterhaltung, Aktivität und Kreativität in virtuellen Meetings. (Bild: Vok Dams)

Software als Mittel zum Zweck betrachten

Ohne die Online-Anwendungen wäre eine Zusammenarbeit in der Lockdown-Phase nur sehr schwer möglich gewesen, konstatiert Martin Schulz, Director Digital bei der Event- und Live-Marketingagentur, Vok Dams. Die Digitalisierung habe sich mit einer Geschwindigkeit weiterentwickelt und etabliert, wie es noch vor Corona undenkbar gewesen wäre. So auch die Art der Zusammenarbeit. Einmal mit der notwendigen technischen Hardware sowie Tools für Videotelefonie, Chat, soziale Netzwerke und Collaboration ausgestattet, ergebe sich ungeahntes Potenzial für die Kreation und Konzeption von hybriden Events, erklärt der Digitalexperte: „Wir als Agentur haben bereits vor Jahren ‚Agile Event Management‘ eingeführt, um effizienter und effektiver Hybrid-Events zu entwickeln.“ So war Vok Dams noch vor Lockdown für das digitale Zusammenarbeiten sowie die Kombination mit Vor-Ort-Prozessen gewappnet. Beim Monday Morning Meeting kommen sogar regelmäßig bis zu 90 Teammitglieder remote zusammen. Üblicherweise trifft man sich über Microsoft Teams, Office 365 oder Cisco Webex jedoch in einer Runde von fünf bis 25 Teilnehmern. Aber Vorsicht: Nicht jede Software eigne sich für alle Aufgaben, sagt Schulz. Man müsse sich bewusst machen, welches Ziel erfüllt werden soll und wo das Tool Grenzen setze. Generell seien die Anwendungen nicht die Lösung aller Probleme, sondern eine nützliche Hilfestellung, die im täglichen Projektmanagement zu mehr Struktur und Übersicht führe sowie agiles und ortsunabhängiges Arbeiten ermögliche, ergänzen Nina Revenko und Martin Danner von der Agentur für Live-Kommunikation und Erlebnis-Marketing, Trendhouse, wo in der Regel drei bis acht Mitarbeiter gleichzeitig in virtuelle Prozesse oder Meetings involviert sind.

MindMeister ermöglicht die Visualisierung von kollaborativem Brainstorming und Task-Management.
MindMeister ermöglicht die Visualisierung von kollaborativem Brainstorming und Task-Management. (Bild: MindMeister)

Gelten digital dieselben Verhaltensregeln wie analog?

Grundsätzlich ja, sind sich Revenko und Danner von Trendhouse sicher. Ein produktives Meeting verlange ihrer Ansicht nach unbedingt nach einer guten Vorbereitung und Voreinstellung der jeweiligen Plattform. Störgeräusche durch Telefon und Handy gelte es zu vermeiden. Stumm geschaltet gehöre ihrer Meinung nach – neben den mobilen Endgeräten – ebenfalls das Mikrofon des jeweiligen Konferenz-Tools, solange nicht selbst gesprochen werde. Wie auch bei klassischen Vor-Ort-Meetings müssten zudem die Agenda bekannt und alle Beteiligten darauf vorbereitet sein, so Revenko und Danner. Außerdem wichtig: Konzentration und Fokus auf die Themen. Wer nichts beizusteuern habe, bleibe nach Auffassung des Trendhouse-Duos dem Meeting am besten fern. Alle Beteiligten sollten sich zudem an die veranschlagten Besprechungszeiten und -dauern halten, um das Meeting so kurz und effizient zu gestalten.

Trotz ähnlicher Regeln sind die Unterschiede zwischen digital und analog offensichtlich: Direkter Augenkontakt ist schwer herzustellen, Übertragungsprobleme und einander ins Wort fallen gehören zum virtuellen Besprechungsalltag. Doch auch für solche Störfaktoren haben follow red, Vok Dams und Trendhouse manchen Lösungsvorschlag parat. So sollte mit ausreichend Vorlaufzeit die Testfunktion des jeweiligen Tools zum Einstellen von Kamera, Bild und Ton genutzt werden. Mit Übertragungsproblemen gehe man am besten transparent um, im schlimmsten Fall müsse das Meeting verschoben werden. Gegen gleichzeitiges Sprechen helfe z.B. eine zielgerichtete Moderation oder Handheben – letzteres ist in diversen Konferenztools als Funktion integriert, lässt sich aber auch auf die klassische Art und Weise praktizieren. Als unterhaltsame Alternative hält das Content Creator Team von Vok Dams z.B. Postkarten mit witzigen Botschaften in die Kamera – Spaß und Interaktion sind hierbei vorprogrammiert. Um im Prozess auftretende Fragen schnell zu beantworten, hat Trendhouse für digitale Tools inzwischen eine eigene Ansprechpartnerin in der Agentur bestimmt, als Nachschlagewerk steht zusätzlich jedem Mitarbeiter das Trendhouse-Wiki mit zahlreichen Informationen zur Verfügung.

Mit Stackfield lassen sich Aufgaben digital erstellen und Mitarbeitern zuweisen.
Mit Stackfield lassen sich Aufgaben digital erstellen und Mitarbeitern zuweisen. (Bild: Stackfield)

Digitale Teambuilding-Ideen

Auch der Spieleentwickler InnoGames setzt auf remote und vernetzt seine mehr als 400-köpfige Belegschaft für ein starkes „Wir-Gefühl“ über die Arbeitszeit hinaus regelmäßig über gängige Videokonferenz-Tools. „Uns ist es wichtig, unseren Mitarbeitern weiterhin Aktivitäten anzubieten und Ideen zu liefern“, erklärt Esther Haal, PR Manager Events bei InnoGames. Das Zusammenspiel eines Live-Events aus direktem Kontakt, Austausch, Gestik, Mimik, Atmosphäre & Co. auf den Bildschirm zu übertragen, sei herausfordernd gewesen, so Haal. Ebenso die Kollegen emotional einzufangen und vor dem Monitor über einen längeren Zeitraum bei Laune zu halten. Ihr bisher positives Feedback zeige jedoch, dass man auf dem richtigen Weg sei. Komplett virtuell reproduzieren ließe sich allerdings nicht die Atmosphäre, die durch Faktoren wie Musik, Set-up, Temperatur, Beleuchtung, Stimmung und das physische Gemeinschaftsgefühl bestimmt werde.

Am Online-Wine-Tasting im Mai, dem bislang größten digitalen Company-Event von InnoGames, nahmen über 170 Beschäftigte teil. Für die Verkostung wurden die Flaschen vom Winzer direkt zu den Mitarbeitern nach Hause geliefert, die sich zum eineinhalbstündigen Event auf der Plattform Facebook trafen und im Anschluss zur After-Show-Party bei Zoom. Beim Team-Event „Italian Night“ ließen sich die Teilnehmer wiederum von einem italienischen Restaurant mit Speisen versorgen. Gemeinsam – ausgestattet mit Pasta, Sauce, Spitzkerzen, Playlist aus der Jukebox und selbst gestalteter Anleitung – verbrachten sie einen gemütlichen Abend jeweils zu Hause. Unter dem Stichwort „Free Time“ hat InnoGames zusätzlich zu den Remote-Events zwei Intranet-Seiten erstellt. Auf der einen Seite finden Mitarbeiter konkrete Vorschläge für Aktivitäten wie virtuelle Theaterbesuche, einen digitalen Club oder Online-Yoga, die andere ist zum Austausch und Finden von Interessenspartnern gedacht.

Im Zuge der plötzlichen Homeoffice-Situation hatten die InnoGames-Mitarbeiter keine Gelegenheit das neue Küchenteam des Unternehmens, das kurz nach Lockdown den Job aufgenommen hat, persönlich kennenzulernen. Stattdessen hat der Spieleentwickler eine Online-Cooking-Class realisiert, bei der die Köche live Gerichte zubereiteten, von Kameras gefilmt und per Microsoft Teams gestreamt. „So entstand ein tolles Wir-Gefühl, die Kollegen konnten aktiv teilnehmen und dabei Koch-Tipps von Profis erhalten“, sagt Haal. Technisch hätte es allerdings noch kleinere Hürden gegeben, aber auch das gehöre zu neuen Digital-Konzepten dazu: „Ausprobieren, lernen und beim nächsten Mal besser machen.“

Das Online-Wine-Tasting lockte über 170 Inno-Games-Mitarbeiter an.
Das Online-Wine-Tasting lockte über 170 Inno-Games-Mitarbeiter an. (Bild: InnoGames)

Diese Tools verwenden follow red, Vok Dams & Trendhouse

  • Office Business Premium 365 mit sämtlichen Office-Anwendungen
  • Microsoft Teams, Cisco Webex, Skype for Business, Zoom und GoToMeeting für Chat und Videotelefonie
  • Meetyoo und Twitch für Live-Streaming, Kommunikation und Videotelefonie
  • Stackfield und WeChat als Chatroom
  • BlueAnt, Microsoft Planner und EasyJob für Projektmanagement
  • Miro und MindMeister für Brainstorming, Projektmanagement und Planung
  • Board für Performance Management
  • Mural, Google Jamboard und Microsoft Whiteboard für Co-Creation
  • Sharepoint und Box für Datenspeicherung, Cloud Management und File Sharing

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