Veranstaltungsarten im Überblick

Incentive, Promotion, Kick-off Event: Welche Veranstaltungsarten gibt es?

Es gibt verschiedenste Formen und Arten von Events und noch mehr Möglichkeiten, die verschiedenen Varianten zu clustern. In diesem Artikel widmen wir uns ganz der thematischen Gliederung von Veranstaltungen, von der Modenschau über die Tagung bis hin zum Incentive Event. Zu jeder Veranstaltungsart gibt es zudem eine kurze Übersicht mit den wichtigsten Merkmalen. 

Gala Abend
Ein outdoor Galaabend mit außergewöhnlicher Kulisse (Bild: tpsdave / pixabay.com)

Wir beginnen bei der Abendveranstaltung Gala. Bei einer Gala handelt es sich um den informellen beziehungsweise gesellschaftlichen Teil eines Events. Um dem festlichen und förmlichen Charakter einer Gala zu entsprechen wird auf diesen Abendveranstaltungen in der Regel ein Menü serviert. Zudem sind die Lebenspartner/ -innen der Gäste stets mit eingeladen.

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Die weniger förmliche Variante einer Abendveranstaltung ist die Party. Auch sie ist wie die Gala ein informeller bzw. gesellschaftlicher Teil eines Events, findet jedoch in einer sehr viel lockeren Atmosphäre statt. Stehplätze sind auf einer Party weniger die Ausnahme als die Regel und anstelle eines Menüs wird auf Partys vorzugsweise auf ein Buffet gesetzt.

Weiter geht es mit dem Kick-off Event. Dabei handelt es sich um eine Vertriebsveranstaltung für den Außendienst oder für die Handelskunden eines Unternehmens zu Jahresbeginn. Der Begriff Kick-off leitet sich dabei aus der amerikanischen Bezeichnung für den Anstoß im Football ab.

Die Tagung ist eine der wichtigsten Disziplinen in der Eventbranche. Die Inhalte und Anlässe einer Tagung können recht verschieden sein. So handelt es sich bei einer Arbeitstagung in der Regel um eine Veranstaltung ohne Rahmenprogramm, in der sich Kollegen einer Branche zu verschiedenen Themen austauschen können. Das fehlende Rahmenprogramm hemmt die Produktivität dabei nicht, sondern fördert sie ganz im Gegenteil, da auf diese Weise Themen angesprochen werden können, die die Beteiligten der Branche wirklich berühren.

Konferenz
(Bild: Pixabay.com)

Früher der Gattungsbegriff schlechthin ist heutzutage mit einem Kongress in der Regel eine wissenschaftliche Zusammenkunft gemeint. Die beiden Veranstaltungsarten Tagung und Kongress ähneln einander sehr und tatsächlich werden die beiden Begriffe häufig synonym verwendet. Der große Unterschied zwischen einer Tagung und einem Kongress ist jedoch der, dass Kongresse meist über mehrere Tage veranstaltet werden und eine höhere Besucherzahl ansprechen, während eine Tagung – wie der Name bereits vermuten lässt – an nur einem Tag stattfindet und einen kleineren Teilnehmerkreis umfasst.

Weiter geht es mit der Schulung, bei der es sich um eine Fortbildungsveranstaltung handelt. In Kombination mit vertrieblichen Themen und abhängig von der Branche, in der das Event stattfindet, kann sich auch die Schulung zu einer Veranstaltung mit hohem Budget entwickeln.

Den Tag der offenen Tür kennen wir wohl alle noch aus unserer Schulzeit. Doch auch Unternehmen, Verwaltungen, Fabriken und Behörden öffnen ihre Pforten gelegentlich der Öffentlichkeit, um potentiellen Mitarbeitern, Kunden, Geschäftspartnern und generell allen Interessierten einen Einblick in die Unternehmensstruktur zu geben. Im Prinzip handelt es sich bei einem Tag der offenen Tür um eine klassische PR-Veranstaltung mit kleinem Rahmenprogramm.

Wer den Tag der offenen Tür umgehen möchte, da nur ein bestimmter Besucherkreis angesprochen werden soll, wählt in der Regel als Veranstaltungsformat die Hausmesse. Im Rahmen einer Hausmesse können Unternehmen ihre Produktpalette in eigenen oder angemieteten Räumen ausstellen. Bei der Hausmesse handelt es sich zudem um eine Vertriebsveranstaltung, die die Beteiligung an einer Fachmesse oftmals ersetzt. Besonders die ruhigere Atmosphäre und intensivere Gespräche mit den Kunden überzeugen viele Unternehmen. Dazu kommen häufig geringere Kosten, da beispielsweise die Anmietung eines teuren Messestandes entfällt. Darüber hinaus enden viele Hausmessen mit einem eigens auf die Besucher zugeschnittenem Abendprogramm, bei dem sich die Beteiligten weiter vernetzen können.

Modenschau
(Bild: Pixabay.com)

Auch bei der Modenschau handelt es sich um ein spannendes Branchen-Event, das in seinem Ablauf und seinem Inhalt relativ festgelegt ist. Als Besonderheit werden außergewöhnliche Locations für die Veranstaltung einer Modenschau bevorzugt.

Eine der Königsdisziplinen der Eventbranche ist das Vereins- bzw. Firmenjubiläum. Unternehmen zelebrieren ihr Jubiläum häufig mit einer Kombination aus Festakt (für Kunden und Führungskräfte), Mitarbeiterveranstaltung und einem Tag der offenen Tür für interessierte Angehörige und Nachbarn. Profivereine nutzen Jubiläen zudem häufig als Anlass zur Sympathie-Werbung und zur Aufpolierung des Images.

Jubiläumsfest im Steinbruch
Beim Schäfer Kalk Jubiläum wurde eine der größten Naturbühnen der Welt bespielt. Verantwortliche Agentur: PP Agentur (Bild: PP Agentur )

Bei einem Incentive handelt es sich um einen Verkauftswettbewerb für Kunden und Außendienstler. Der Begriff leitet sich von dem englischen Begriff incentive = Anreiz ab. Eine von drei Prämienarten ist beispielsweise die Incentive-Reise, eine Veranstaltung mit touristischen Elementen. Meistens finden Incentive-Reisen deshalb auch im Ausland statt.

Gleich nach dem Incentive Event folgt das Promotion Event, eine Mischform aus der personalgestützten Verkaufsförderung mit Event-Elementen. Dazu zählen u.a. Gewinnspiele, Einsatz von Technik und die Verwendung aufwändiger Dekorationen.

Eines der wichtigsten Events ist im Übrigen die Produktpräsentation, auch bekannt als Produktlaunch bzw. -relaunch. Produktlaunches erfordern in der Regel ein relativ hohes Budget. Die Zielgruppe für Produktpräsentation sind Kunden, der Handel und der Außendienst.

Zwei wichtige Veranstaltungstypen fehlen nun noch: Zum einen die Hauptversammlung von Unternehmen mit formellen Festlegungen. Aufgrund der zunehmenden Publizität werden Aktionärs-, Mitglieder- oder Hauptversammlungen auch als Plattform für die Außendarstellung von Unternehmen genutzt. Besonders seit den 90er Jahren steigt die Professionalisierung dieser Veranstaltungsform in Bezug auf Technik und Ausstattung.

Selfie auf der Gamescom
(Bild: pixabay.com)

Zum anderen fehlt in diesem Überblick noch das Messe Event: Zielgruppe dieses Veranstaltungstypes sind vor allem junge Leute, für die traditionelle Messe-Abläufe angepasst werden. Beispiele dafür sind die “Games Convention” oder auch “YOU”.

Wie bereits zu Anfang erwähnt, sind die verschiedenen Veranstaltungsformate mehr als zahlreich und lassen für Kunden und Veranstalter im Grunde keine Wünsche offen! Falls wir doch einen Veranstaltungstyp vergessen haben, können Sie uns gerne einen Kommentar hinterlassen.

 

Kommentare zu diesem Artikel

  1. Sehr interessanter Artikel bzgl. der unterschiedlichen Veranstaltungsarten. Ich suche nämlich derzeit eine Eventagentur, die mir dabei helfen kann, ein Event für meine Firma zu stemmen. Das “Kick-off Event” hört sich interessant an, auch wenn Sie sagen, dass es für dem Außendienst oder Handelskunden ist. Das Firmenevent wird auch einige Geschäftskunden zu Gast haben, daher scheint es trotzdem passend.

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  1. Was, wann, wer, wo: Die Entscheidungsvielfalt VOR der Eventplanung › Event Partner

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