Muster-Vorlage für den Ablaufplan

Eventregie: Wie schreibe ich einen Regieplan? 

Immer wieder stehen Veranstaltungsplaner vor der Aufgabe, einen Regieplan zu schreiben. Worauf es dabei ankommt, erklärt Ablaufregisseur Chris Cuhls.

Ablaufregisseur Chris Cuhls in der Eventregie.(Bild: Chris Cuhls)

Was gehört eigentlich in einen Regieplan hinein? In Differenzierung zu einem Auf- und Abbauplan geht es beim Regieplan um eine Übersicht des inhaltlichen Ablaufs des Events. Der Regieplan ist für Techniker und Operator gedacht – nicht für das Projektmanagement-Team. Im Regieplan sollte daher enthalten sein, wer was wie lange wo genau macht und was dazu audiovisuell gezeigt wird. Alles kompakt, auf einen Blick zu erfassen. Kein Schnick Schnack oder Überflüssiges.

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Alle beteiligten Gewerke, vom Ton über Licht bis zum Video, sehen so direkt, was bei Programmpunkten von ihnen gefordert wird. Damit kann jedes Gewerk vorbereitend seinen Einsatz planen und punktgenau auf die Cue’s des Show Callers liefern. Bei der Eventregie kommt es auf diese drei Prinzipien an:

 

  1. Kommunikation– und zwar ständig: zwischen der Agentur und den Projektverantwortlichen im Vorfeld, den Akteuren und Rednern auf der Bühne, sowie in der Umsetzung mit dem Technikteam und allen Beteiligten. Dies auf der Produktion vor Ort alles möglichst gleichzeitig, freundlich, bestimmt und schnell. Dann kommt auch alles wie gewünscht auf den Punkt.
  2. Präzision– eine genaue Vorstellung von dem zu haben, wie alles nachher aussehen soll. Also von Beginn an vom Ergebnis her zu denken. Natürlich mit aller Kreativität – aber diese muss ja nicht erst vor Ort entwickelt werden. So können die einzelnen Programmpunkte zügig eingerichtet werden. Präzision ist dann ebenso das Stichwort beim eigentlichen show calling – dies sorgt für Verlässlichkeit, Klarheit und damit Sicherheit.
  3. Ruhe bewahren– Veranstaltungen sind immer aufregend, daher sollte der Kopf des Ganzen stets gut organisiert sein und ein ruhiges Gemüt bewahren. Das hat sich vielfach bewährt und ist zentral für den Erfolg.
Die Präsentation der A-Klasse L Limousine von Mercedes-Benz auf der Auto China 2018.
Auch größere Produktlaunches setzen in der Regel auf eine genauestens geplante Eventregie. Hier: Die Präsentation der A-Klasse L Limousine von Mercedes-Benz auf der Auto China 2018. (Bild: Daimler)

Vom Regieplan zum erfolgreichen Event

Das Regiemeeting zu Beginn eines jedes Events ist die Basis für das weitere Vorgehen. In diesem stellt sich jeder kurz mit Name und Funktion vor. Anschließend kommuniziert der Regisseur zunächst die „Big Idea“ sowie das Ziel der Veranstaltung. Dieses hilft allen Mitwirkenden im späteren Verlauf eigene Ideen einzubringen oder auch zu hinterfragen, ob das aktuelle Konzept die gewünschte Wirkung erzielt. Hier können Rückfragen gestellt und schnell interdisziplinäre Lösungen erarbeitet werden. Eine direkte und prompte Feedback-Kultur ist das A & O für schnelle aber wirkungsvolle Ergebnisse – unter dem bestehenden Zeitdruck.

Ablaufregisseur Chris Cuhls in der Eventregie.
Ablaufregisseur Chris Cuhls in der Eventregie. (Bild: Chris Cuhls)

Für das Gelingen der Show sind Proben unumgänglich. Ganz einfach: Was nicht geprobt wird, findet nicht statt. Am Beispiel einer Rednerposition: Man kann den Redner nicht einfach auf die Bühne schicken und los geht’s. An welcher Stelle kommt dieser auf der Bühne gut rüber? Das liegt am Bühnenbild, wo er sauber im Licht steht, die Kamera ihn gut einfangen kann und es kein Ton-Feedback gibt. Neben den technischen Aspekten sollte auch der Redner wissen, von wo er wann auftritt und wo genau er stehen soll. Eine Markierung auf dem Boden hilft da immer. Also zuerst die Idee kommunizieren, dann einrichten der kritischen Stellen und jetzt erst Proben. Danach kann man dem Redner Feedback geben und Anmerkungen des Teams einfließen lassen.

Erst in der Generalprobe sieht man dann den gesamten „Flow“ der Show. Idealerweise läuft der Ablauf schon jetzt reibungslos über die Bühne. Vielleicht fallen hier aber erst Stolpersteine bei den Übergängen auf, die vorher so nicht aufgetaucht sind. Auf jeden Fall gibt die Generalprobe allen Beteiligten Sicherheit und Routine. Es gilt das alte Theater Gesetz: Lieber eine fehlerhafte Generalprobe als eine vermasselte Uraufführung.

Oft fallen Kunden in letzter Minute noch Änderungspunkte ein. Egal ob es nervöse Assistenten mit kleinen Chart-Änderungen oder inhaltliche Ablaufumstellungen sind. Wenn in letzter Minute noch mal geändert wird, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass es schief läuft. Murphys Law. Jemand im Team hat das nicht mitbekommen und schon vergeigt. Also klare Regel: Nach der Generalprobe wird nichts mehr geändert!

Fazit: Der Regieplan muss für die technischen Gewerke so kompakt wie möglich gehalten werden. Ideal sind je nach Länge der Veranstaltung eine bis maximal vier Seiten. Ein umfassenderes Moderationsbuch kann den Wortlaut abbilden und wird gerne von der Regie mitgelesen. Alle weiteren Details zum Gesamtverlauf inklusive des Auf- und Abbaus gehören in die Gesamtdispo. //

Notfallplan – was, wenn doch etwas schief geht …

Wenn man beim Auftreten einer Störung erst anfängt zu überlegen, wie die Lösung sein könnte, ist es schon zu spät. Daher sollte vorher über einige denkbare Szenarien nachgedacht werden. Diese müssen zwischen den Entscheidern abgestimmt sein. Zentral ist, wie man als Verantwortlicher reagiert – möglichst schnell, souverän, klar.

Hier einige Klassiker mit Lösungsansätzen: Was geschieht, wenn…

…das Mikrofon ausfällt? // Ein Ersatzmikrofon liegt in Bühnennähe bereit, dass gleich reingereicht wird.

…ein Video nicht spielt? // Es gibt eine kurze Information an den Moderator über die Regieassistenz. Alternativ übernimmt der nächste Redner mit einem spontan-humorvollen Kommentar und sorgt so noch für einen Publikumslacher.

…die Präsentation ausfällt? // Der Techniker schaltet sofort auf den Backup Rechner oder ein KeyVisual um.

…der Redner aus dem Licht läuft? // Die Lichtkollegen haben mehrere Szenen geleuchtet oder erweitern den Lichtradius manuell.

…der Raum geräumt werden muss? // Die Moderatorin oder Regisseur machen eine ruhige, aktiv formulierte Ansage: Was sollen die Gäste machen? Deeskalieren, aber bestimmt sein. Bloß nicht für Panik sorgen.

Natürlich hilft es, wenn Redner nicht auf dem Fehler rumreiten und sagen: „Oh, hier hätte eigentlich jetzt ein Film kommen müssen.“ Einfach weitermachen. Trick 17: Das Publikum weiß sowieso nicht wie das Ganze eigentlich aussehen sollte. Wenn etwas für das Publikum offensichtlich schief läuft, dann eben locker kommentieren. So ist das Leben eben – es geht auch mal was schief und das ist nicht immer ein Weltuntergang.

Was nicht geprobt wird, findet nicht statt

Tipps zur Formulierung eines Regieplans

  • Positionsnummern zu Beginn der Zeilen helfen auf den ersten Blick zu erfassen, über welchen Punkt im Ablauf man spricht.
  • Gut für alle Mitwirkenden ist es schon aus dem Regieplan zu wissen, von wo die Akteure auf die Bühne kommen. Das hilft sowohl der Lichtdesignerin, den Kameraleuten als auch der Regieassistenz das vorzubereiten.
  • Angaben für Licht, Ton und Video halte ich in der Regel kurz, da dies in den Proben oft genauer definiert wird. Dennoch muss es eine klare und nachvollziehbare Vorstellung dessen geben, wie der Ablauf über die Bühne gehen soll…
  • Optisch ist es sinnvoll, Blöcke farblich hervorzuheben. Dicke Linien oder farblich hinterlegte Felder bieten Orientierung. Bitte nie die Schriftgröße 10 pt unterschreiten.
  • Die Zeiten in der Excelliste sind dank der Formelfunktion automatisiert und lassen sich im Übertrag so direkt addieren. Vorsicht: Unbedingt noch mal auf die Richtigkeit überprüfen.
  • Immer den Stand der aktuellen Fassung oben rechts angeben, sonst kann es zu Konfusionen kommen.

 

Eine Muster-Vorlage zur Erstellung eines Regieplans finden Sie hier!

 


Zum Autor: Chris Cuhls

Chris Cuhls ist als Eventregisseur und Berater für Firmenevents unterwegs. Seine Mission: Guten Ideen die Bühne geben, damit Veränderung gelingt. Auf seinem Blog www.ablaufregisseur.de spürt er den Prinzipien hinter wirkungsvollen Inszenierungen nach. Aktuell beschäftigen ihn drei Dinge: #einfachhimmlisch #SCHØN #LebensBalance

 



 

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