Verbesserte Integration, mehr Flexibilität: RFID entwickelt sich weiter

Besonders Musikfestivals setzen schon seit einigen Jahren auf RFID-Technologie: Die bunten Armbänder, in die ein kleiner Chip integriert ist, beschleunigen den Zugang zum Festivalgelände und ermöglichen sekundenschnelles, bargeldloses Bezahlen auf dem Event. Aufgrund ihrer Größe, kostenintensiver Investitionen und Kompatibilitätsproblemen mit bestehenden Ticketing-Lösungen kamen RFID-Systeme bislang nur für wenige Veranstaltungen in Frage, doch die Technologie hat sich entwickelt und ist auch in der momentan Situation rund um Corona, in der sich keine engen Warteschlangen am Einlass bilden sollten, eine Option zur Wahrung der Sicherheitsabstände. 

RFID für Veranstaltungen hat sich weiterentwickelt und wird nicht nur aufgrund gesunkener Kosten auch für Konferenzen und Messen immer interessanter. Auch andere Überarbeitungen dürften Veranstaltern positiv auffallen: Neben den RFID-Chips sowie den dazu passenden Lesegeräten werden mittlerweile auch Lösungen angeboten, die ohne ständige Internetverbindung auskommen. Im Zuge neuerer Updates arbeitet die Technologie nun schneller, ist kompakter konstruiert und damit flexibler zu platzieren. Neben der Verbesserung des Einlassmanagements kann RFID auch die Anmeldung von Seminaren, Workshops und Vorträgen innerhalb einer Veranstaltung vereinfachen und bietet dabei einen weiteren, ganz praktischen Vorteil: Anhand der erhobenen Daten können Veranstalter analysieren, welche Themen besonders beliebt waren, wie viele Besucher ein bestimmtes Panel besucht haben oder zu welchen Zeiten die meisten Teilnehmer auf dem Event waren. Auch für Event Sponsorships sind solche Einblicke wichtig, schließlich möchten die Sponsoren wissen, wen sie mit ihrem Engagement erreichen und was die Besucher interessiert.

Großer Nachteil für Veranstalter war bisher, dass viele RFID-Armbänder und Terminals oft Insellösungen sind, die zunächst aufwändig mit dem eigenen Ticketingsystem synchronisiert werden müssen, während Teilnehmer ihre Daten doppelt eingeben müssen: Einmal beim Ticketkauf, ein weiteres Mal bei der Aktivierung des Armbands. „Moderne Systeme vereinen den Ticketverkauf und die Fakturierung von Armbändern in einem System, vermeiden so die Nachteile herkömmlicher Parallellösungen und ermöglichen eine einfachere Auswertung der Daten an einer zentralen Stelle“, erklärt Annett Polaszewski-Plath, Geschäftsführerin von Eventbrite Deutschland. Im September 2017 hat der Anbieter für Eventtechnologie zum ersten Mal sein flexibles RFID-System auf einer Konferenz in Deutschland angewendet.

Individuelles Design trifft auf optimiertes Besuchermanagement

Einer der oft übersehenen Vorteile von RFID ist zudem der flexible Formfaktor: Der Veranstalter kann sich frei aussuchen, in was für ein Objekt die RFID-Chips integriert werden sollen. Das kann ein Armband sein oder ein Namensschild, ein Spielchip für den Casinoabend oder mit einem RFID-Chip versehener Modeschmuck für die Fashionshow. Die elektronische Eintrittskarte lässt sich dem Motto der jeweiligen Veranstaltung oder auch der CI des Veranstalters anpassen. Die Daten des Besuchers werden anonym und verschlüsselt auf dem Chip gespeichert und gehen in einem der x-beliebigen Träger per Post an den Empfänger.

Dazu kommt der wohl bekannteste Vorteil von RFID, der sekundenschnelle Scanprozess: Inhaber der Chips werden oft im Vorbeigehen identifiziert. Verliert der Besucher einmal seinen Chip, kann das Servicepersonal im Handumdrehen die damit verknüpften Zugangsberechtigungen aufheben und ein neues elektronisches Ticket ausstellen. Das Ergebnis: Teilnehmer sind zufriedener, Ticketbetrug wird viel schwieriger – und einfacher entdeckt –, und das Serviceteam muss sich mit deutlich weniger Beschwerden auseinandersetzen.

Optional können Besucher mit Hilfe ihrer Chips auch vor Ort bezahlen. Dafür laden sie ihren Chip entweder mit einem Wunschbetrag auf und nutzen z.B. das Armband als Zahlungsmittel oder sie verknüpfen ihr Armband direkt mit ihrer Kreditkarte. Für die zweite Alternative sollte allerdings ein Maximalbetrag für Ausgaben während des Events festgelegt werden.

Auch Zugangsberechtigungen zum VIP-, Backstagebereich oder den Produktionsräumen sind auf dem Chip gespeichert. Ein Scanvorgang reicht, um zu wissen, wer wo eintreten darf. Die Informationen auf den Microchips kann das Veranstalterteam bei Bedarf zudem ändern. Verliert beispielsweise ein Tagesticket seine Gültigkeit oder bekommt eine Person einen Platzverweis ausgesprochen, lassen sich die Informationen sofort im System umschreiben. Das funktioniert auch, wenn der RFID-Träger nicht in der Nähe ist.

„Veranstalter sollten darauf achten, ein flexibles RFID-System zu nutzen, das mit verschiedenen Scannerarten arbeitet”, erklärt Annett Polaszewski-Plath. Sie empfiehlt, nicht nur auf die traditionellen statischen Scanner, sondern auch auf mobile Systeme zu setzen. So können Veranstalter feste Check-ins und Check-outs flexibel installieren und bei Bedarf umdisponieren. Noch mehr Flexibilität bieten tragbare RFID-Scanner, die RFID-Chips auslesen und neu beschreiben können.

Zukunftsvisionen für RFID

Für die Zukunft ist es durchaus denkbar, dass auf dem Gelände verteilte Sensoren (z.B. iBeacons) mit den RFID-Chips kommunizieren, um den Standort des Besuchers zu erfassen. Zum Beispiel für Heatmaps, auf denen das Veranstalterteam in Echtzeit Besucherströme sehen und so voraussagen kann, wo sich Menschenmengen bilden könnten, um etwa das Sicherheits- und Gastronomiepersonal sinnvoll einzuteilen.

Diese neue Generation von RFID-Systemen baut auf den Erfahrungen auf, die Veranstalter und Technologieanbieter in den vergangenen Jahren gesammelt haben, und ist nun auch für Veranstaltungen ab einer Größe von einigen tausend Besuchern erschwinglich. Für Veranstalter, die ihre Konferenzen modernisieren und effizienter organisieren wollen, lohnt sich ein Blick auf diese Technologie.

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