Wissen, was hinter den Kulissen los ist

Crew Control: Crew Management professionell gestalten

Mit seinem Online-Tool für Veranstalter hat Guest-One einen Nerv getroffen: Besonders Großveranstaltungen profitieren mit Crew Control von einer Lösung, die eine professionelle Struktur in die Erfassung der beteiligten Crewmitglieder bringt. Das verschafft den Veranstaltern einen Überblick, der nicht nur der Sicherheit auf dem Event maßgeblich entgegen kommt, sondern auch allgemeine organisatorische Aspekte unterstützt.

Crew(Bild: Fotolia)

Als Online-basiertes Tool widmet sich Crew Control u.a. dem Ziel, Veranstalter in ihrem Bemühen um größtmögliche Sicherheit zu unterstützen: Als zentrale Upload- und Sammelplattform für Bilder, Dokumente und Daten der Crew lassen sich mit Hilfe von Crew Control Zugangskarten erstellen, die bei Bedarf mit individuellen Zugangsberechtigungen zu den verschiedenen Bereichen eines Events ausgestattet werden können.

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Individualisiert und fälschungssicher

Um die verschiedenen Zutrittsberechtigungen bestmöglich abbilden zu können, ermöglicht Crew Control die Gestaltung und Produktion fälschungssicherer Ausweise mit unterschiedlichsten Sicherheitsdetails. Um das zu erreichen, gibt es grundsätzlich mehrere Möglichkeiten: Ganz entscheidendes Sicherheitsfeature in Bezug auf Fälschungssicherheit ist das Foto des Mitarbeiters. Das klingt erstmal trivial, ist aber ein ganz wichtiges Kriterium. Eine Reihe technischer Verfahren bieten darüber hinaus weitere Möglichkeiten zur Steigerung der Sicherheit, zum Beispiel Hologramme oder spezielle Lacke, die unter Schwarzlicht sichtbar werden. Ähnlich also, wie man es von anderen Ausweisen auch kennt.

Vom Format her handelt es sich bei den Ausweisen in der Regel um eine Plastikkarte: Wahlweise Scheckkarten-Format, die auch mit ganz herkömmlichen Plastikkartendruckern bedruckt werden können oder im XXL-Format, wenn weitergehende Informationen, Berechtigungs-Icons oder Ähnliches auf dem Ausweis Platz finden sollen. Zudem gibt es auch eine Variante, bei der die Ausweise auf einem Spezialpapier gedruckt und anschließend laminiert werden.

Crew Control
Crew Control (Bild: Guest-One)

Das dafür notwendige Equipment bringt Guest-One zum Veranstaltungsort und stellt es dem Kunden innerhalb seines gebuchten Pakets zur Verfügung, um die Akkreditierung vor Ort reibungslos zu gestalten. Sobald die ersten Daten und Fotos der Mitarbeiter gesammelt sind, beginnt Guest-One mit der Vorproduktion der Ausweise, die bei der Akkreditierung nur noch ausgegeben und dementsprechend vermerkt werden müssen. Weitere Geräte zur Ausweiserstellung werden vor Ort aufgebaut, um auch die Nachakkreditierung ohne große Umstände bewerkstelligen zu können.

Zentrale Erfassung von Daten

Der Einlass zu den verschiedenen Sicherheitsbereichen des Events kann zum einen durch eine Sichtkontrolle erfolgen – durch entsprechende Icons, Farben, Zahlen oder Ähnliches auf dem Badge – oder auch durch eine elektronische Erfassung. In diesem Zusammenhang kann auf Wunsch auch mit RFID gearbeitet werden. Der preisliche Unterschied ist dabei mittlerweile nicht mehr so hoch, weshalb es hauptsächlich eine Geschmacksfrage ist. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, ein sehr genaues Bild der Verteilung der Mitarbeiter in der Veranstaltungsarea zu zeichnen. „Damit bieten wir den Veranstaltern die Möglichkeit, jederzeit zu überprüfen, was gerade hinter den Kulissen los ist – und zwar in Echtzeit“, erklärt Marcel Schettler, Geschäftsführer von Guest-One.

Marcel Schettler, Geschäftsführer von Guest-One
Marcel Schettler, Geschäftsführer von Guest-One (Bild: Guest-One)

Dank der zentralen Erfassung von Daten können Mitarbeiter zudem zeitnah mit Informationen versorgt werden – via Handy, WhatsApp oder Email; abhängig davon, welche Daten gesammelt werden. Das ermöglicht eine schnelle Erreichbarkeit jedes einzelnen Mitarbeiters; schließlich hat nicht jeder ein Funkgerät dabei.

Alles kann, nichts muss

Crew Control bietet verschiedenste Möglichkeiten: Neben der Online Akkreditierung und dem zentralisierten Bild- und Datenupload können diese grundlegenden Informationen mit verschiedensten Details angereichert werden. Welches Crewmitglied möchte wann das Catering in Anspruch nehmen, in welchen Zeiträumen werden wie viele Übernachtungsmöglichkeiten benötigt, wer hat welches Equipment ausgehändigt bekommen? Auch ein geregelter Check-In und Check-Out wird abgedeckt, wodurch das Tool auch der professionellen Arbeitszeiterfassung dienen kann.

Bei Crew Control gilt jedoch vor allem: Alles kann, nichts muss. Denn nicht bei jedem Event, auf dem Crew Control zum Einsatz kommt, muss die höchste Form der Sicherheit gewährleistet werden. „Alleine schon die Möglichkeit, das Crewmanagement professionell zu strukturieren, ist für viele Veranstalter ein enormer Benefit“, erklärt Marcel Schettler. Ganz nach Bedarf können nur Teilaspekte von Crew Control verwendet oder die gesamten Funktionalitäten des Tools ausgeschöpft werden – und damit die individuellen Bedürfnisse der Veranstalter unterstützt werden.

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