Initiative

„Sustainable Meetings Berlin“: Zertifizierung für die Berliner MICE-Branche

Für „Begegnungen, die nachhaltig wirken“ wirbt die Berlin Tourismus & Kongress GmbH und lädt alle Unternehmer der lokalen MICE-Branche ein, „Teil der nachhaltigen Bewegung“ zu werden.

Gebäude(Bild: Estrel Berlin)

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Inhalt

Bisher rund 60 Berliner MICE-Unternehmen zertifiziert

Umfangreiche Dokumentation und Datenerfassung

Bilanzierung zu 62 Nachhaltigkeitskriterien

Zunehmende Kundenanfragen durch gesetzliche Anforderungen

Ein USP, der weltweit seinesgleichen sucht

Themenfelder bei der Zertifizierung

Konkretes Prüfsystem

Anzahl der Erstaudits des Berlin Convention Offices


Schon jetzt nimmt Berlin beim „Global Destination Sustainability Index“ im weltweiten Vergleich der Metropolen Platz 6 ein. „Aber wir wollen noch besser werden“, sagt Leonie Umbach, Project Manager Conventions bei „Sustainable Meetings Berlin“. „Unser Ziel ist, dass Berlin einer der nachhaltigsten Veranstaltungsorte weltweit wird.“ Wie das umgesetzt werden kann? Das Berlin Convention Office (BCO) hat mit einem eigenen Zertifizierungssystem reagiert, das das nachhaltige Wirtschaften der teilnehmenden Unternehmen überprüft und auszeichnet, unter Berücksichtigung von 62 Nachhaltigkeitskriterien in den vier Themenfeldern „Governance, Risk & Compliance“, „Wirtschaft“, „Umwelt“ und „Gesellschaft“. Dieses ist aktuell das einzige deutsche Zertifizierungsprogramm einer Region, dessen Nachhaltigkeitskriterien vom Global Sustainable Tourism Council anerkannt werden.

Leonie Umbach
Leonie Umbach, Project Manager Conventions bei „Sustainable Meetings Berlin“ (Bild: Hoffotografen)

Das erste Audit von „Sustainable Meetings Berlin“ fand im November 2018 statt. „Die Basis für das Kriterien-Set wurde bereits vor rund zehn Jahren in einem Stakeholder-Prozess in Kooperation mit dem TÜV Rheinland erarbeitet, die aktuelle Version dann in den Jahren 2017/18 in einem zweiten Stakeholder-Prozess und auf der IMEX Frankfurt 2019 offiziell gelauncht“, erklärt Umbach. „Derzeit stehen wir beim Global Destination Sustainability Index Berlin im Gesamtranking auf Platz 31 von den mittlerweile mehr als 100 Destinationen aus aller Welt, die sich daran beteiligen. Wir verstehen das als Ansporn, uns kontinuierlich zu verbessern und Jahr für Jahr immer nachhaltiger zu werden.“

Es gilt, so die Projektmanagerin, einerseits die Stadt als nachhaltige Kongressdestination zu stärken, andererseits das Bewusstsein für die Möglichkeiten nachhaltiger Eventplanung zu schärfen. „Ziel ist es, nachhaltiges Wirtschaften zu fördern und gleichzeitig Eventplanenden die Suche nach einer nachhaltigeren Organisation zu erleichtern. Langfristig möchten wir auf diesem Weg den Einfluss von Veranstaltungen auf Umwelt und Gesellschaft positiver gestalten“, so Umbach. Immerhin zählt Berlin mit jährlich rund sechs Millionen MICE-Teilnehmenden zu den Top-MICE-Destinationen weltweit.

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Bisher rund 60 Berliner MICE-Unternehmen zertifiziert

Wer sich hat auditieren lassen, wird auf der Plattform convention.visitberlin.de als Sustainable Partner gelistet. Derzeit sind dort fast 60 Berliner MICE-Unternehmen zu finden. Über deren grüne Performance gibt eine Art Porträt Auskunft. Zusätzlich dient eine Bewertungsskala von einem Blatt bis zu fünf grünen Blättern der Einordnung, wie erfolgreich sich das jeweilige Unternehmen schon auf den – nachhaltigen – Weg gemacht hat. Ein grünes Blatt steht dabei für „Starter light“, vier Blätter etwa für „High Performer“ sowie fünf Blätter für vorbildliche „Leader“ und die Erreichung von 71% bis 100% der geforderten Kriterien.

Pflanzen(Bild: Estrel Berlin)

Für alle Kriterien gilt der gleiche Grundsatz: Berichten oder erklären. Dieses international anerkannte Berichtsprinzip (Comply or Explain) ermöglicht es den Teilnehmenden, zu einzelnen Kriterien gegebenenfalls auch dauerhaft oder zeitweise nicht zu berichten, wenn der gewünschte Nachhaltigkeitsaspekt im eigenen Unternehmen nicht gecovert werden kann. So beschäftigt sich der Punkt „G02.02“ etwa mit dem Thema „Compliance – Integration eines Verhaltenskodex“. Überprüft wird, ob die Organisation über einen Verhaltenskodex und/oder verbindliche Compliance-Richtlinien verfügt sowie über interne Strukturen zur Umsetzung dieser Richtlinien. Relevant ist auch, ob die Richtlinie transparent kommuniziert und in Schulungsmaßnahmen integriert wird. Ein anderes Beispiel: Im Themenfeld „Gesellschaft“ geht es u.a. um „Engagement – Unterstützung betrieblicher Freiwilligenprogramme“. Hierbei zählt, ob die Organisation das persönliche gemeinnützige Engagement und Corporate-Volunteering-Aktivitäten der Beschäftigten unterstützt und ob es dafür klare Richtlinien und ein Konzept gibt.

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Umfangreiche Dokumentation und Datenerfassung

Die Herausforderungen für die verschiedenen Unternehmen sind dabei vielfältig: Manche haben noch keine konkrete Nachhaltigkeitsstrategie, bei anderen ist das Risikomanagement ein Manko. Auch die detaillierte Dokumentation und Formulierung der an vielen Stellen geforderten Konzepte, Maßnahmenpläne etc. ist nicht ohne. „Teilweise umfasst der Bericht zu einem einzelnen Punkt rund 30 Seiten“, erklärt Mihaela Djuranovic, Nachhaltigkeitsmanagerin des Hotels Estrel Berlin. Um die Zertifizierung durch das BCO zu durchlaufen, benötigte sie rund ein Jahr Vorbereitung. „Vor allem die Messbarkeit der einzelnen Maßnahmen war stellenweise schwierig“, so die Managerin. Als Beispiel nennt sie das Kriterium „U03.01“, bei dem es um Emissionen geht. „Gefordert wird, den CO2-Ausstoß u.a. unserer Dienstleistungen zu erfassen. Dazu gehört dann beispielsweise auch jedes einzelne Stück Butter, das unsere Gäste zum Frühstück verzehren. Ebenso wie jedes andere Produkt, das bei uns verzehrt wird. Diese Zahlen bekommt man nicht mal eben auf Knopfdruck, sondern nur durch eine aufwendige interne Datenerfassung.“

Mihaela Djuranovic
Mihaela Djuranovic, Nachhaltigkeitsmanagerin des Hotels Estrel Berlin (Bild: Estrel Berlin)

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Bilanzierung zu 62 Nachhaltigkeitskriterien

Dennoch sieht Djuranovic die umfängliche Bilanzierung zu den 62 Nachhaltigkeitskriterien insgesamt sehr positiv: „Mit dem Detailwissen, das wir durch den Prozess erlangt haben, können wir unsere Anstrengungen hin zu einem durch und durch nachhaltigen Unternehmen nun viel besser planen und die nächsten Schritte einleiten.“ Dieses Feedback erhält Leonie Umbach auch von anderen Partnern: „Uns wird gespiegelt, dass die Auseinandersetzung mit den Anforderungen zu den einzelnen Kriterien dazu führt, dass die Erkenntnisse sehr stringent in die jeweilige strategische Ausrichtung integriert werden können.“

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Zunehmende Kundenanfragen durch gesetzliche Anforderungen

Der konkrete Benefit der Zertifizierung liege für die Partner auch darin, dass sie unter Beweis gestellt haben, mit ihrer grünen Performance resilient und zukunftsfähig aufgestellt zu sein. „Damit können sie den zunehmenden Kundenanfragen u.a. durch Gesetzesanforderungen wie die CSR-Berichterstattung, das Lieferkettengesetz und die Taxonomie viel besser nachkommen. Hinzu kommt: ein nachweislich nachhaltig agierendes Unternehmen ist auch attraktiver für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, und das ist gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ein entscheidendes Plus.“ Zur Unterstützung der Partner bietet das BCO beispielsweise Sprechstunden, Workshops und Seminare an. Diese Angebote sind ebenso wie die Audits kostenfrei und können aufeinander aufbauend oder einzeln in Anspruch genommen werden. Jedes auditierte Unternehmen muss sich nach einem Jahr einem so genannten „Überwachungsaudit“ und im dritten Jahr wieder einem Voll-Audit unterziehen.

Solar(Bild: Estrel Berlin)

Als Benefit der Zertifizierung sieht Leonie Umbach auch die „Anschlussfähigkeit“: „Mit der Teilnahme haben die Unternehmen einen leichteren Einstieg in international anerkannte Standards und Rahmenwerke wie den Deutschen Nachhaltigkeitskodex, die Global Reporting Initiative GRI sowie das Eco Management and Audit Scheme, EMAS, und die International Organization for Standardization ISO 14001.“ Und auch die Außenwirkung sei ein wichtiger Aspekt: „Nach dem Audit erhalten die Unternehmen das offizielle Logo sowie ein Zertifikat zur Bewerbung ihres Engagements.“

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Ein USP, der weltweit seinesgleichen sucht

Auch das Estrel Berlin gehört nun zum Kreis der Partner von „Sustainable Meetings Berlin“. Ende November fand das Audit statt und das Estrel – mit ca. 200.000 Übernachtungen und 1.800 Veranstaltungen pro Jahr Europas größtes Hotel und Kongress- & Entertainment-Center – erhielt im ersten Anlauf die Einstufung als „High Performer“. Damit ist Nachhaltigkeitsmanagerin Mihaela Djuranovic sehr zufrieden: „Wir haben für diese Zertifizierung quasi jeden Stein bei uns im Unternehmen einmal rumgedreht. Nun werde ich zusammen mit unserem gesamten Team überall da, wo wir Nachholbedarf haben, schauen, was zu tun ist. Ich kann aber auch sagen: Wir haben an vielen Punkten gesehen, dass wir schon richtig gut sind. Und darauf kann man ja auch stolz sein!“

Estrel Share(Bild: Estrel Berlin)

Das sieht auch Projektmanagerin Leonie Umbach so: „Der Prozess ist wirklich umfassend und vor allem die gesamte Datenerfassung ein dickes Brett. Doch wir sind davon überzeugt, dass sich die Anstrengungen mehr als bezahlt machen. Das Interesse an nachhaltigen Veranstaltungsdienstleistenden steigt von Jahr zu Jahr. Mit der Initiative Sustainable Meetings schafft Berlin die Grundlage für einen attraktiven und auch langfristig zukunftsfähigen MICE-Standort und gleichzeitig einen USP, der in dieser Form weltweit seinesgleichen sucht.“

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Themenfelder bei der Zertifizierung

Diese vier Themenfelder werden bei der Zertifizierung beleuchtet oder die teilnehmenden Unternehmen berichten hierzu:

Governance, Risk & Compliance

Die verantwortungsvolle und transparente Unternehmensführung beinhaltet rechtskonformes Verhalten auf allen Unternehmensebenen sowie einen Verhaltenskodex für alle Mitarbeitenden, der die Interessen der Stakeholder wie Anteilseigner, Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten und Investoren etc. berücksichtigt. Es geht um die Einhaltung gesetzlicher sowie branchenbezogener Bestimmungen und Vorschriften sowie die Erfüllung weiterer, wesentlicher, vom Unternehmen selbst gesetzter, ethischer Standards und Anforderungen.

Gesellschaft

Wie unterstützt das Unternehmen aktiv die Gesellschaft? Das kann die Förderung der Potenziale von Mitarbeitenden ebenso betreffen wie die Vergabe von Spenden. Auch das Engagement für allgemeingültige gesellschaftliche Werte wie das Eintreten für Antidiskriminierung und Diversity-Management sind hier Kriterien.

Umwelt

Was tut das Unternehmen zur Verringerung von Emissionen? Wie funktioniert das Abfallmanagement, wie der Umgang mit Gefahrenstoffen? In diesem Themenfeld wird das Umweltmanagement als Teilbereich des Managements einer Organisation betrachtet: Welche Auswirkungen auf die Umwelt haben die Tätigkeiten, Produkte bzw. Dienstleistungen?

Wirtschaft

Erfolgreiches wirtschaftliches Handeln, sozial und ökologisch verantwortlich spiegelt sich in den Produkten bzw. Dienstleistungen wider, die zu einer nachhaltigen Entwicklung beitragen, die die Lebensgrundlage künftiger Generationen sicherstellt. Dazu dienen etwa transparentes Kostenmanagement sowie eine chancengerechte Tarifstruktur.

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Konkretes Prüfsystem

Jedem individuellen Berichtskriterium sind konkrete Anforderungen zugeordnet, die immer der gleichen Prozesslogik folgen. Dabei ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) die Grundlage. In definierten Schritten (20%, 40%, 60% 80% und 100%) wird die Nachhaltigkeitsleistung eingeordnet. 20% definiert die niedrigste Schwelle, etwa den Einstieg in ein Nachhaltigkeitskonzept, während eine 100%-ige Erfüllung des Kriteriums das konkrete Verfolgen und Fortschreiben des SDG bestätigt und den erfolgreich erreichten KVP dokumentiert. Die Prüfung der Erfüllung der einzelnen Kriterien erfolgt in Form von Audits durch unabhängige Prüfer:innen.

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Anzahl der Erstaudits des Berlin Convention Offices

  • 2018: 3 Unternehmen
  • 2019: 13 Unternehmen
  • 2020 (Corona-Jahr): 5 Unternehmen
  • 2021: 24 Unternehmen
  • 2022: 9 Unternehmen
  • 2023: voraussichtlich 25 Unternehmen

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