So gestaltet man ein Messekonzept um

Die Herausforderung: Eine Hausmesse, die viermal im Jahr stattfindet, neu ausrichten mit einem zeitgemäßen Auftritt versehen. Dabei alle 170 Aussteller mit ins Boot holen und am Ende Messebesucher wie Kunden begeistern. Das scheint Messe- und Eventdienstleister Artlife mit der „essenz“ gelungen zu sein.

Vier Messen im Jahr mit je 1.500 bis 3.000 Fachbesuchern. 7.000 m2 bespielte Fläche. Zwölf Themenwelten, um die sich 170 Stände von Zulieferern gruppieren. So sehen die Rahmendaten für eine der größten deutschen Fachmessen der Systemgastronomie aus. Bereits seit 20 Jahren richtet Transgourmet, Spezialist für die Belieferung von Großverbrauchern, diese Hausmesse aus, neu unter dem Titel „essenz“. „Unser langfristiges Ziel ist es, die essenz zur Leitmesse in der Foodservice-Branche zu etablieren“, erklärt Pia Weber, bei Transgourmet verantwortlich fürs Absatzmarketing. Eine „Auffrischung“ sei nötig gewesen, so Artlife-Geschäftsführer Stephan Haida. Die Messe sei in die Jahre gekommen, das Erscheinungsbild nicht mehr zeitgemäß gewesen.

Also holte sich Transgourmet Anfang 2018 externe Verstärkung ins Haus: Im Pitch entschied der Messe- und Eventdienstleister Artlife aus Hofheim das Rennen für sich. „Ich denke, wir konnten neben unserer nachweisbaren Expertise vor allem mit einem ganzheitlichen kreativen Konzept, das zudem stark auf Klimaneutralität setzt, punkten“, freut sich Haida.

Neu: eine Markthalle mit „Flaniermeile“

Das Konzept von Artlife, mit dem Stephan Haida und sein Team schließlich das Rennen für sich entschieden und damit einen zunächst auf fünf Jahre befristeten Vertrag erhielten, sieht vor, dass der Ausstellungsraum nun wie eine Markthalle gestaltet ist. Mittig eine „Flaniermeile“, um die herum sich Probierstände reihen. „Vor dem Launch gab es kein System, die Stände von Transgourmet und die der Zulieferer waren schwer voneinander zu unterscheiden“, erklärt Stephan Haida. Nun ist die Fläche klar gegliedert: der Mittelgang mit Hochtischen und -stühlen für die Verköstigung und Gespräche. Daran schließen sich zu beiden Seiten die zwölf je fünf Meter hohen Eigenmarken-Stände von Transgourmet an, hinter der insgesamt 1.500 m2 großen Markthalle stehen die Stände der anderen Aussteller.

„Operation am offenen Herzen“

„Das war so was wie eine Operation am offenen Herzen“, meint Stephan Haida rückblickend, und spricht von einer „Herkules-Aufgabe“, weil das Messekonzept für den Neustart „einmal auf links gedreht“ werden musste. Investiert hat Artlife speziell für die Durchführung der „essenz“ zum Beispiel 800.000 Euro in Systemstände, die den Ausstellern die größtmögliche Flexibilität beim individuellen Branding, der Möblierung und Ausgestaltung bieten sollen. „Hier galt es, ein modernes, hochwertiges und einheitliches Standbausystem zu finden“, betont Haida, „das einerseits komplikationslos viermal im Jahr auf- und abzubauen ist und andererseits den Bedürfnissen der Aussteller besser gerecht wird.“ Die Lösung lag da im Systembaum, den Artlife sonst „scheut wie der Teufel das Weihwasser“, so Stephan Haida. Aber hier galt nun „Pragmatismus first“.

Die Stände, die von den Transgourmet-Zulieferern bei Artlife – teilweise zusätzlich mit Lagerflächen – gemietet werden, verfügen einheitlich über eine Logo-Banderole, Rück- und Seitenwände mit weißer Polyesterbespannung, graue Teppichböden sowie wahlweise Tische und Stühle/Stehtische mit Barhockern sowie Prospektständer, Counter, Sideboards, Leuchtkästen, Auslegestrahler und Pflanzen. „Wichtig ist uns ein einheitliches Bild, das sich den Besuchern bietet“, erklärt Stephan Haida, „ebenso wollten wir mit unserem Konzept aber auch den einzelnen Ausstellern die Möglichkeit eines hohen Individualisierungsgrad bei der Ausstattung bieten und zudem die Möglichkeit, mit vollflächig bedruckten Wänden und hinterleuchteten Grafiken ihr eigenes Branding einzubringen.“

Im Mittelpunkt der Überlegungen stand, dass das Serviceangebot für die 170 Partner und Lieferanten von Transgourmet deutlich erhöht wurde, so Haida: „Dazu gehören etwa eine Online-Registrierung sowie die Möglichkeit, sämtliche Anfragen digital zu bearbeiten. Bisher erfolgte dieses Prozedere per Fax.“ Auch Auf- und Abbau sind im Mietpreis enthalten.

22 Trailer, 60 Monteure und Logistiker

Insgesamt, so der Artlife-Geschäftsführer, galt es aber, vor allem eine bessere Sichtbarkeit der Transgourmet-Stände zu gewährleisten und das Markenerlebnis zu stärken. So wurde jeder der zwölf Eigenbereichsstände unter Einbeziehung der jeweiligen Bereichsverantwortlichen von Transgourmet neugestaltet. Neben der klaren Erkennbarkeit der jeweiligen Marke kam es den Artlife-Architekten dabei auf eine größtmögliche Aufenthalts- und Begegnungsqualität an. Zusätzlich wurde in hochwertige Übertragungs- und Tontechnik investiert, unter anderem um Aktionen von einzelnen Ständen auf Screens in der ganzen Halle mitverfolgen zu können. Ebenso gibt es einen separaten Seminarbereich mit Sitztribüne, die auch zwischen den dort stattfindenden Fachvorträgen zum Verweilen und zum ungezwungenen Austausch einlädt.

Innerhalb von acht Monaten wurden die Ideen von Artlife realisiert. Im laufenden Prozess stehen nun pro Messe etwa drei Monate Vorbereitungszeit zur Verfügung. „Am Tag X muss dann innerhalb von fünf Tagen eine leere Halle in 7.000 m2 nutzbare Ausstellungsfläche verwandelt werden. Dafür sind intern zwölf Projektleiter verantwortlich, die das mittels 22 Trailern mit Material und 60 Monteuren und Logistikern stemmen“, so Haida. Zusätzlich muss eine Fläche von 4.000 m2 vor Ort vorbereitet werden, unter anderem für die Lagerung von Leergut. Ihre Feuertaufe hat die essenz im Herbst 2018 bei der Erstausgabe in Augsburg und dann im November in Düsseldorf bestanden. Laut Stephan Haida musste nur in Nuancen nachjustiert werden.

Messen, Events und das eigene Unternehmen nachhaltig gestalten – so geht’s!

Als die „größte, jemals durchgeführte, klimaneutrale Messe Deutschlands“ bezeichnet zu werden, ist für Stephan Haida das Ziel für die Fachmesse essenz. Von der Materialauswahl über die Druckerzeugnisse bis hin zur Spedition ist alles auf so wenig CO²-Ausstoß wie möglich ausgerichtet. „Speditionen wurden z.B. danach ausgewählt, dass deren Fahrer Kurse für kraftstoffsparendes Fahren absolviert haben. Auch die anderen Zulieferer z.B. im Bereich Digitaldruck sind nach nachhaltigen Gesichtspunkten ausgewählt worden. Insgesamt bieten wir unseren Kunden eine größtmögliche Transparenz, was die Nachhaltigkeit anbelangt. Und alle Prozesse oder Dienstleistungen, die nicht klimaneutral sein können, gleichen wir durch den Kauf von Klimaschutz-Zertifikaten aus. Insgesamt ist Artlife damit das einzige Unternehmen der Branche, das – bereits seit 2009 – Kunden, die ihr Event oder ihre Messe klimaneutral durchführen, 2% Nachlass auf den mit Artlife getätigten Umsatz gewährt.“

Nachhaltigkeit geht für Artlife aber noch weiter. Gemeinsam mit einem unabhängigen Energieeffizienz-Berater wurde schon vor einigen Jahren ein Maßnahmenkatalog zur kontinuierlichen Verbesserung der eigenen Energie- und damit Klimabilanz erarbeitet. Dieser beinhaltet, dass Artlife in alternative Energien investiert, beispielsweise einen sechsstelligen Betrag in eine Pelletheizung, die mit den Holzabfällen aus der Produktion gespeist wird. Damit deckt Artlife den größten Teil seines Energiebedarfs selbst ab. Auch bei der Auswahl von Materialen für den Messebau achtet Artlife auf deren Umweltverträglichkeit und verwendet z.B. Hölzer mit dem FSC-Siegel, bei denen eine nachhaltige Waldbewirtschaftung garantiert wird. Die Nutzung von Ökostrom ist ebenfalls Bestandteil der Maßnahmen.

Das umfassende Engagement von Artlife fand seine Bestätigung in der Zertifizierung als „Sustainable Company powered by FAMAB“ im Juni 2011. Die letzte Rezertifizierung erfolgte 2017 und läuft bis 2019. Artlife gehört damit zu den ersten Unternehmen, die das Nachhaltigkeitszertifikat des Branchenverbandes erhielten und ist eines von vier Pilotunternehmen, die aktiv an der Erarbeitung der Standards mitarbeiten und diese auf ihre Praktikabilität überprüften.

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