Welche Venue Services sind ein Must-have?

Eventlocations: Fit für den Restart

Um als Eventlocation nach Corona am Markt zu bestehen, braucht es mehr als die Vermietung von Fläche. Ob Streaming-Studio, Hygienekonzept, Marketingmaßnahmen oder Nachhaltigkeitsaspekte, wir zeigen, welche Faktoren ein Must-have für den Location-Restart werden.

Das große Streaming- Studio in der Station Airport Düsseldorf
Das große Streaming- Studio in der Station Airport Düsseldorf (Bild: Andreas Wiese)

Wir leben in einer komplizierter werdenden Welt. Reichte es früher als Locationbetreiber:in noch aus, die eigenen Räumlichkeiten feilzubieten und möglicherweise noch einen guten Catering-Partner zu empfehlen, ist das Portfolio an Venue Services seit einigen Jahren schon weitaus diversifizierter. Und die Corona-Pandemie stellt sie noch einmal vor neue Herausforderungen.

Anzeige

Events, insbesondere solche aus dem Corporate-Bereich, haben eine Vorlauf- und Planungszeit von mehreren Monaten. Jeder geht von einem Event-Restart im Spätsommer oder Herbst 2021 aus. Doch ist aktuell nicht absehbar, unter welchen gesetzlichen Vorgaben – oder ob nicht doch eine vierte (oder irgendwann die x-te) Corona-Welle heranrollt. Und hier wartet bereits die erste Challenge für Locationbetreiber:innen: Kein Kunde und keine Kundin wird künftig Stornobedingungen von mehreren Monaten für eine Venue akzeptieren. Flexibilität und die Überarbeitung der AGB ist gefragt.

Positiv wirkt sich hier aus, wenn man als Location breit aufgestellt ist und ein Streaming-Studio eingebaut hat. So ließe sich gleich von Beginn an vertraglich festhalten, dass ein gebuchter Eventtermin, wenn nicht als Präsenzveranstaltung möglich, so vielleicht doch als Hybrid- oder reines Digital-Event durchgeführt wird.

Ob eine Location ein Streaming-Studio benötigt, hängt zuvorderst jedoch stark von ihrer Ausrichtung und der Kundenklientel ab. Als Betreiber:in sollte man daher zunächst analysieren,

  • welche Kunden man ansprechen möchte (Bestandskunden oder die Akquise von komplettem Neukundengeschäft),
  • welcher Kundenbedarf besteht
  • und ob die Location überhaupt für den Einbau eines Streaming-Studios geeignet ist.

Preisgefüge, Planungssicherheit & Lage

Darüber hinaus ist es enorm wichtig, in welchem Preisgefüge die Location am Markt besteht. Denn nur durch das Anbieten eines Streaming-Studios kann man kein komplett neues Image aufbauen. Hat man sich bislang als Location vorwiegend auf das Privatkundengeschäft (z.B. Hochzeiten) konzentriert, ist es in der Kürze der Zeit unheimlich schwierig, auf das Corporate-Segment umzuschwenken. Dies wären erste Fragen, die ein Veranstaltungstechnikdienstleister gemeinsam mit dem/der Locationbetreiber:in erörtert, erklärt Frank Haaring, Business Development Manager bei Neumann&Müller Venue Services: „Ein Studio ist kein Muss. Wer als Location jedoch hybride Events anbieten will, dem eröffnen sich hinsichtlich der Kundenanfragen und -struktur mehr Möglichkeiten.“ Ein eingebautes Streaming-Studio gibt beiden Seiten – Betreiber:in wie Kunde oder Kundin – (Planungs-)Sicherheit; dem/der Betreiber:in in Bezug auf die gesicherte, vertraglich festgehaltene Auslastung der Location, dem Kunden bzw. der Kundin in der Hinsicht, dass er/sie sein/ihr Event je nach Pandemie-Lage in jedem Fall durchführen kann, sei es als Präsenzveranstaltung, hybrid oder rein digital.

Weiterhin spielen Lage und Region eine große Rolle. Liegt die Location im Ballungsgebiet und besitzt ein großes Streaming-Studio, kann es gut sein, dass man aufgrund der breitgefächerten Möglichkeiten mit Anfragen überrannt wird. In einem größeren Studio-Setting lassen sich auch inhaltlich aufwändigere Events abbilden, wie z.B. Talkrunden mit mehreren Personen, oder eben hybride Veranstaltungen. „Wir bewerten die Häuser anhand ihrer Lage, ihrer Größe und dem Fakt, in welchem Genre sie sich bewegen. Hier sind natürlich die Business-Kunden für uns die wichtigen“, bestätigt auch Frank Haaring. Ein kleines Studio spricht dagegen Kund:innen an, die nur schnell einige Informationen transportieren möchten und ist eher für den reinen Informationsaustausch geeignet.

Die Studio-Box mit Blick auf die Start- und Landebahn in der Station Airport Düsseldorf
Die Studio-Box mit Blick auf die Start- und Landebahn in der Station Airport Düsseldorf (Bild: Andreas Wiese)

Technikpartnerschaften eingehen

Ein kleines Studio sei keine dauerhaft wirtschaftliche Lösung, meint Haaring. Eine Venue brauche die Wertschöpfungskette aus allen Bereichen. „Es existiert zurzeit ein enormer Kostendruck am Markt. Zu Beginn der Pandemie gab es nur eine Handvoll gut funktionierender Studios, mittlerweile Unzählige, alle Technik-Firmen haben nachgezogen.“ Sollte man sich daher für den Einbau eines Streaming-Studios entscheiden, machte es wiederum Sinn, sich mit einem technischen Dienstleister zusammenzutun und die Venue fest mit Technik auszustatten. So lassen sich eine höhere Auslastung erzielen und ein Ausgleich schaffen: Die Auf- und Abbauzeiten für die Technik entfallen, verschiedene Veranstaltungen können ohne Umbaupausen nahtlos aufeinander folgen, als Betreiber:in kann man mehr Eventtage vermarkten.

Viele Veranstaltungstechnikdienstleister agieren dabei nach dem Pay-per-Use-Modell: Die Location hat keine Fixkosten, die Technik wird in Abstimmung mit der Location bedarfsorientiert installiert. Das umgesetzte Technikkonzept bleibt dann in der Venue fest verankert. Frank Haaring erläutert: „Der Betreiber muss das Agreement mitgehen und innerhalb der Partnerschaft gewissermaßen einen Raum ‚blockieren‘. Dieser kann zwar auch anderweitig bespielt werden, das Konzept geht jedoch nur auf, wenn die Technik stehen bleibt. Nur so können wir preisbewusst arbeiten und zusammen mit der Venue für diese verkaufbare Pakete schnüren.“ Damit sich das Modell rechnet, ist eine gewisse Auslastung von Nöten. Mit mindestens vier Einsatztagen im Monat bzw. 50 Veranstaltungen im Jahr kann ein Break-even erwirtschaftet werden, doch ist der Einsatztag im Pay-per-Use hier natürlich entsprechend teuer. Bei 100 Einsatztagen im Jahr halbieren sich die Kosten pro Nutzungstag bereits, immer abhängig von der Studiogröße.

Eigenes Personal anstellen?

Den Betrieb des Streaming-Studios mit Location-eigenem Personal (Techniker:in, Kameraleute etc.) zu realisieren, sei Haarings Meinung nach nicht empfehlenswert. „Im Grunde machen wir im Eventbereich gerade Broadcast-TV. Mit einem Kameramann ist es nicht getan, es müssen weitere Bereiche wie etwa das Thema Datenschutz abgedeckt werden, das besonders bei Großkunden enorm wichtig ist. Am besten mit Servern, die in Deutschland gehostet werden, damit alles nach deutschen Normen und Gesetzen abläuft.“ Nicht zuletzt entwickelt sich Technik stets weiter. Technikfirmen sind hier ganz anders aufgestellt, bilden ihr Personal ständig weiter – und konzipieren auch Produkte. Am Anfang der Pandemie ging es beispielsweise noch um klassisches Streaming, heute bieten manche Digital-Events komplette XR-Welten. Die Wünsche der Kund:innen werden – auch mit der selbst gesammelten Streaming-Erfahrung – anspruchsvoller. „Dies ist meiner Meinung nach mit eigenem Personal nicht optimal zu besetzen“, so Frank Haaring.

Räumliche Gegebenheiten

Grundsätzlich könne man ohne großartige Umbauten in jede Venue ein Studio einbauen, es müssten lediglich die Flächen und technischen Möglichkeiten gegeben sein, führt Frank Haaring aus. Auf einer Wunschliste eines Technikdienstleisters ist die Raumhöhe ein entscheidender Faktor, denn je höher die Räume, umso schönere Kamerabilder lassen sich erzeugen. Wichtig ist darüber hinaus die räumliche Aufteilung der Location an sich: Gibt es neben der Szenenfläche, in welcher sich das Studio befindet, weitere abgeschlossene Räume wie einen Backstage- oder Hospitality-Bereich, Vorbereitungsräume, in die sich der Kunde bzw. die Kundin zurückziehen kann? Da meist Personen vor der Kamera stehen, für die das Sprechen oder Moderieren ohne Publikum, Blickkontakt und direktes Feedback eine ungewohnte Situation ist, sind solche Nebenschauplätze extrem wichtig.

Sicherlich sind hier mobile Raumbaulösungen oder das Aufstellen von Containern als Ersatz denkbar, sollten derartige Räumlichkeiten nicht vorhanden sein. Ist das alles in einer Venue nicht möglich, nur dann wäre sie nicht für den Einbau eines Streaming-Studios geeignet.

Hospitality-Bereich in der Station Airport Düsseldorf
Hospitality-Bereich in der Station Airport Düsseldorf (Bild: Andreas Wiese)

Verschiebung in der Wertschöpfungskette

Festzustellen ist, dass sich die Wertschöpfungskette innerhalb einer Location komplett verschoben hat. Früher, bei reinen Präsenzveranstaltungen, hat man mit Venue Services wie Catering, Mobiliar/Ausstattung etc. kalkuliert. Dies fällt nun (oft) weg. Frank Haaring schildert: „Wir haben quasi die Position des Caterers eingenommen: Dieser war für ein Event immer exorbitant wichtig. Jetzt ist der Techniker nicht mehr wegzudenken.“ Doch es eröffnen sich auch neue Chancen für Location-Betreiber:innen: Gerade guter bzw. gut aufgearbeiteter Content ist bei Digital-Events einer der wichtigsten Faktoren, weil das haptische Element bei etwa einer Produktpräsentation völlig fehlt. Emotionen müssen trotz digitaler Entfremdung transportiert, die Aufmerksamkeit muss gehalten werden. Hier kann sich die Venue platzieren und etwa kreativen Input, eine:n Ablaufregisseur:in, Coaching hinsichtlich Moderation oder Bühnenpräsenz, Maske usw. als zusätzliche Services bieten, um die man bei der Durchführung eines Streaming-Events ohnehin nicht umhinkommt.

„Grundsätzlich sind (digitale) Events aus unserer Sicht weitaus beratungsintensiver. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Kunden heutzutage überfordert sind, da sie aufgrund fehlenden Erfahrungsschatzes nicht beurteilen können, was technisch umsetzbar ist bzw. wie die Technik effizient eingesetzt werden kann, um ein gutes Ergebnis zu erzielen“, fügt Haaring an.

One Face to the Customer

Eine Location, die den Weg der Partnerschaften geht, ist die Station Airport Düsseldorf. Vormals eher als Dienstleister für den Flughafen tätig und nur reaktiv am Markt, haben sich Patrick Croonen und sein Team der Live Communication jetzt neu aufgestellt. In einer Kooperation mit Arena Mietmöbel GmbH, Flughafen Düsseldorf GmbH, Kirberg Catering GmbH und Neumann&Müller Veranstaltungstechnik wird die „Station“ aktiv am Markt angeboten, man hat aufgerüstet und von N&M zwei Studios installieren lassen: auf der unteren Ebene (2.500 m2) eine 50 m2 Stage mit 35 m2 LED-Rückwand, die ausreichend Platz für größere digitale Veranstaltungen, aber auch hybride Events bietet – während Corona limitiert auf bis ca. 250 Personen; auf der oberen Galerie-Ebene (800 m2) eine Studio-Box für kleinere Digital-Formate, mit einem sehr schönen Blick auf die startenden und landenden Flugzeuge für abwechslungsreiche Kamerabilder.

„Gemeinsam mit den Dienstleistern haben wir kleine, mittlere und große Pakete geschnürt, die auch Technik, Mobiliar und Catering enthalten, die aber selbstredend individuell anpassbar sind. So zeigen wir One Face to the Customer. Kunde:innen benötigen nicht zwingend eine Eventagentur, weil unser Station-Airport-Team aus ehemaligen Projektmanagern in vielen Aspekten Hilfestellung leisten kann“, fasst der Head of Live Communication beim Düsseldorf Airport zusammen. N&M als etablierter Player am Markt war für die Station in Bezug auf den Studio-Einbau die logische Wahl. „Ein Studio ist für uns ein sehr gutes Vehikel, um eine direkte Kundenansprache zu ermöglichen, ohne andere Aspekte auszublenden. Denn selbst wenn ein Kunde kein Digital-Event durchführen will, ist unsere Location immer noch einzigartig und außergewöhnlich gelegen, mit direktem Blick auf die Startbahn“, erläutert Patrick Croonen. „In der heutigen Zeit ist ein Streaming-Studio in gewisser Weise ein Must-have, das noch länger bleiben wird – auch über Corona hinaus. Jeder von uns hat in diversen Arbeits- wie Lebensbereichen die Vorteile von digitalen Veranstaltungen schätzen gelernt. Daher ist für uns jetzt der ideale Zeitpunkt, damit zu starten und ein zukunftsfähiges Tool zu etablieren, das auch künftigen Anforderungen gerecht wird.“


Kirberg Catering in der Station Airport Düsseldorf

Kirberg GmbH(Bild: Kirberg GmbH)

One Call does it all – unter diesem Motto wirbt seit Mitte des Jahres die Station Airport Düsseldorf für ihre umfassenden Eventdienstleistungen. Vier auf dem Eventmarkt etablierte Partner – Düsseldorf Airport, Neumann&Müller Veranstaltungstechnik, Arena Mietmöbel sowie Kirberg Catering – haben sich zusammengetan, um Kunden hier die passende Lösung für alle Anforderungen an digitale oder hybride Live- Events anbieten zu können.

Vom einfachen Streaming-Event bis zur Umsetzung hochkomplexer Formate ist in der Flughafen-Location alles möglich. Auf zwei Ebenen stehen Kunden Sets in unterschiedlichen Größen zur Verfügung. Die Technik ist durch N&M bereits vorinstalliert. Bühnen und Hospitality- Bereich wurden von Arena Mietmöbel modern und designorientiert ausgestattet. Für eine zeitgemäße und leckere Verpflegung sorgt Kirberg Catering – ob als genussvolle Unterbrechung während der Veranstaltung oder via zuvor an die virtuellen Teilnehmenden versendeten Food-Boxen.

Kirberg GmbH(Bild: Kirberg GmbH)

1993 gegründet, steht Kirberg seitdem für neue frische Ideen und überzeugt Kund:innen mit Kreativität, Geschmack und Service – auch bei digitalen und hybriden Eventformaten. Möglich wird das durch die Kirberg Meetingboxen. Sie bringen zeitgemäße leckere Speisen vom Teller ins Glas und sorgen so für kulinarische Pausen beim Digitaloder Hybrid-Event. Alles ist mit ein paar Handgriffen „ready to eat“ und unkompliziert zu essen. Die Boxen sind frisch, gesund und ausgewogen zubereitet und überzeugen mit dem bekannten Kirberg-Kick. Nachhaltig und cool verpackt werden die Meetingboxen deutschland- und auch europaweitweit – just in time – zur mehrtägigen Online-Konferenz oder auch direkt zum Meeting ins Büro geliefert.


Marketingmaßnahmen: 3D-Rundgänge

Marketingmaßnahmen wie regelmäßige Social Media Postings, Direct Mailings, klassische PR und Anzeigen, je nach Pandemie-Situation ein Tag der offenen Tür, das Listing auf Locationplattformen sowie eine ansprechende Website sind immer noch gute Mittel, um einer Venue weithin Aufmerksamkeit zu verschaffen. Ein neueres Tool, das insbesondere zu Pandemie-Zeiten einen Aufschwung erlebt hat, sind 360-Grad- bzw. virtuelle 3D-Rundgänge, die Kund:innen aus der Ferne eine erste Site Inspection ermöglichen und dadurch Zeit und Kosten sparen. Der/Die Location-Betreiber:in kann Interessent:innen direkt am Rechner beraten, was bei gestiegener Zahl von Anfragen auch für die Venue von Vorteil ist. Eine Vorauswahl findet auf diese Weise bereits online statt. Manche 3D-Systeme harmonieren darüber hinaus mit Google Streetview. So wird man am Markt ganz anders wahrgenommen. „Im Laufe der Zeit werden viele Locations solche 3D-Rundgänge anbieten, und diejenigen, die dies dann nicht leisten, werden nicht mehr so gut am Markt platziert sein“, ist Frank Haaring überzeugt. Auch Agenturen können in ihren Pitch-Präsentationen Kund:innen so direkt virtuell mit durch die Location nehmen – ein weiterer Bonus.

3D-Rundgang der Station Airport Düsseldorf
3D-Rundgang der Station Airport Düsseldorf (Bild: Neumann&Müller Veranstaltungstechnik)

Aktuell sind virtuelle Rundgänge oder Portaleinträge zudem förderfähig, über die Digitalisierungsförderung des Bundes „Digital Jetzt“, deren Zuschüsse nicht zurückgezahlt werden müssen. Das Förderprogramm läuft bis Ende 2023. Die Vergabe erfolgt per Zufallsverfahren bis zur Erschöpfung der jeweiligen monatlich verfügbaren Haushaltsmittel.


„Digital Jetzt“

Neue Förderung für die Digitalisierung des Mittelstands

>> Mehr Informationen unter: www.bmwi.de/Redaktion/DE/Dossier/digital-jetzt.html


Hygienekonzepte

Hygienekonzepte – nichts geht mehr ohne sie. In den ersten Monaten nach dem Restart sicherlich, vielleicht werden sie uns aber auch ein Leben lang begleiten. Manch großer technischer Dienstleister wie N&M kann solche auch im Gesamtpaket mit anbieten, wenn seitens der Venue keine eigenen Kompetenzen vorhanden sind oder geschaffen werden sollen. Frank Haaring dazu: „Wir beraten unsere Kunden gerne dazu, wie ein passendes Hygienekonzept innerhalb der Location umgesetzt werden kann, und haben dabei natürlich immer die aktuell vor Ort geltenden Corona-Regelungen im Blick.“ Wer als Locationbetreiber:in das eigene Hygienekonzept offen bewirbt, gibt seinen Kund:innen in jedem Fall eine gewisse Sicherheit zurück, die er oder sie mittlerweile gar nicht mehr hat. Und bestätigt den Kunden bzw. die Kundin darin, dass die Location-Wahl die richtige war.

Als Locationbetreiber:in bzw. Hygienebeauftragte:r der Location sollte man frühzeitig das Gespräch mit den Gesundheitsämtern suchen und allgemeine Hygieneleitfäden für die Venue abstimmen, durch stetigen Austausch eine vertrauensvolle Zusammenarbeit entwickeln. Positiv hinsichtlich der meisten Hygiene-Auflagen ist, dass mittlerweile funktionierende Lösungen existieren – sicherlich ein enormer Unterschied zur Situation vor einem Jahr. Nachfolgende Punkte gilt es innerhalb eines Hygienekonzeptes für die eigene Location zu beachten:

  • Information
  • Datenerhebung und Dokumentation
  • Tests
  • Wartebereiche für die Registrierung schaffen
  • Besucherströme leiten
  • Abstände
  • Kontrolle über die sich auf einer Fläche befindende Besucheranzahl
  • Tracing
  • Belüftung der Flächen
  • Reinigung und Desinfektion

Dem Aspekt der datenschutzkonformen Kontaktdatenerfassung zur Nachverfolgung wird dabei sicherlich eine besondere Bedeutung zukommen; kombiniert mit der Dokumentation, ob die am Event Teilnehmenden vollständig geimpft, genesen oder negativ getestet sind. Hier gilt es mit Blick auf den Herbst und Winter, sich bzgl. der Auflagen auf dem Laufenden zu halten, ab welchem Zeitraum auch nach Impfung oder Genesung eine Auffrischungsimpfung notwendig sein wird.

Corona Test(Bild: Symedic GmbH)

Testkapazitäten schaffen oder dezentral testen lassen

Ein großer Vorteil nach eineinhalb Jahren Pandemie ist gewiss, dass es mittlerweile eine Breite Infrastruktur an COVID-19-Testzentren gibt. Als Veranstalter:in oder Locationbetreiber:in sollte man hinsichtlich der Teilnehmermanagementgestaltung darauf hinwirken, dass zum Event Geladene sich dezentral testen lassen. Insbesondere bei Events mit großer Teilnehmerzahl sollte dies das Mittel der Wahl sein. So kann eine Gruppenbildung von ungetesteten Personen im Einlassbereich vermieden werden, welche dort ansonsten erst ihren Corona-Schnelltest absolvieren müssten. Locationbetreiber:innen können als zusätzlichen Service darüber nachdenken, mit Testzentren in der näheren Umgebung Kooperationen zu schließen und eventuell Kontingente im Vorfeld von Veranstaltungen zu blocken, so dass man Eventteilnehmenden auch kurz vor Eventbeginn Testungen ermöglichen kann. In diesem Zusammenhang sollte man darauf achten, dass entweder alle Systeme auf einer Software laufen oder zumindest auf einer solchen, die in die Corona-Warn-App oder Luca-App integriert ist, damit Testergebnisse vom jeweiligen Veranstalter einfach auslesbar sind. Beide Apps bieten bereits viel an Funktionalität und Dokumentation, die gegebenenfalls ansonsten vom Veranstalter durchgeführt werden müsste – und die Verwaltung der Testergebnisse von gegebenenfalls mehreren Tausend Teilnehmenden wird sich niemand ans Bein binden wollen. Dies bestätigt auch Philipp Noack, COO und Co-Founder des Berliner Start-ups Venture Leap, das u.a. die Software Probatix zur Verwaltung von Abläufen in stationären und mobilen Corona-Testzentren entwickelt hat: „Eine Dokumentation von z.B. in Papierform ausgestellten Testergebnissen ist für Veranstalter viel zu aufwändig. Das ist für den Teil der Bevölkerung, der nicht derart digital affin ist, etwas ärgerlich, aber für Veranstaltungen auf einem solche Niveau kommt man um digitale Prozesse und die digitale Erfassung der Kontakte nicht umher.“

Wer dennoch eigene Testkapazitäten anbieten will, der muss sich Gedanken über die Besucherstromlenkung machen: Anmeldung und Testung sind vom restlichen Publikumsverkehr (Geimpfte, Genesene) abzusondern. Außerdem müssen (überdachte und geschützte) Warte- und Testbereiche unter Einhaltung der Abstandsregeln errichtet werden, entweder im Eingangsbereich oder draußen vor der Location. Während der wärmeren Monate ist hier ein Zelt oder Container im Außenbereich mit zwei Stationen für Check-in und Abstrich sicher eine Option, sollte die Venue keinen geeigneten Eingangsbereich aufweisen. „So lässt sich kostengünstig und schnell eine große Anzahl von Personen im Vorfeld eines Events testen, und je nach Veranstaltungsgröße auch schnell mit dem Aufbau weiterer Teststrecken eine erhöhte Kapazität schaffen“, erläutert Noack. Eine Terminierung der Testungen ist derbei extrem wichtig. Dies ist allerdings nur eine Lösung für kleinere Locations bzw. Events mit geringeren Teilnehmerzahlen, räumt Philipp Noack ein: „Bei Großveranstaltung ab 1.000 Personen wird man es nicht hinbekommen, alle Teilnehmenden direkt im Vorfeld innerhalb von zwei Stunden zu testen und diese auch noch warten zu lassen, sowie eine Gruppenbildung zu vermeiden.“ Schlussendlich kommen noch Faktoren hinzu wie die Einholung der entsprechenden Genehmigungen, die Schulung des Personals, die Beachtung von Qualitätsvorschriften und deren Dokumentation – oder auch, ob man die Schnelltests mit dem kostenlosen Bürgertest verrechnen kann, und falls nicht, die Frage der Abrechnung: Nimmt man einen Aufschlag auf das Veranstaltungsticket oder bietet man den Schnelltest im Bestellprozess als kostenpflichtigen Service mit an?

Tracing für präzise Kontaktnachverfolgung

Umhinkommen wird man als Locationbetreiber:in ebenfalls nicht, sich zunächst weiterhin auf beschränkte Besucherzahlen in den eigenen Räumlichkeiten einzustellen, damit Abstände gewahrt bleiben können. Wer bei den Kund:innen für ein zusätzliches Sicherheitsgefühl sorgen und dies im Sinne der Vermarktung nutzen will, der sollte sich über Tracing-Lösungen informieren. Die RFID-Technologie erlaubt beispielsweise über ein dynamisches Zonenmanagement die präzise und zuverlässige Strukturierung jedes Veranstaltungsgeländes. Auf diese Weise können Besucherkontakte noch genauer heruntergebrochen und nachvollzogen werden, sollte dies im Fall eines Corona-positiven Teilnehmenden am Ende notwendig werden.

Blick in eine UV-C-Luftentkeimungsröhre mit sechs aktiven Röhren
Blick in eine UV-C-Luftentkeimungsröhre mit sechs aktiven Röhren (Bild: Orca GmbH)

Saubere Raumluft

Zur Reduzierung der Ansteckungsgefahr in einer Venue kann auch das Einbringen von Luftreinigern einen positiven Beitrag leisten, da diese die Virenlast im Raum minimieren helfen und den Luftstrom verändern können. Vorab gesagt, sollte man sich jedoch klar machen, dass derartige Geräte keinen 100 %igen Schutz bieten können, selbst wenn mit einer 99,99 %igen Desinfizierung geworben wird. Finanzielle Zuschüsse gibt es etwa für die Corona-gerechte Um- und Aufrüstung von stationären raumlufttechnischen Anlagen in Höhe von 40 % der förderfähigen Ausgaben, maximal jedoch 100.000 Euro pro Anlage. Der Bund stellt dafür insgesamt 500 Millionen Euro zur Verfügung, die Mittel können beim BAFA beantragt werden.

Eine einfachere Installation versprechen mobile Raumluftreiniger. Bei der Anschaffung sollte man darauf achten, dass mindestens das sechsfache Volumen des Raumes pro Stunde durch das Gerät gefiltert wird. Weitere wichtige Größen dahingehend, wie wirksam das Desinfektionssystem tatsächlich ist, sind Ein- und Auslassöffnungen, Röhrengeometrie, Geschwindigkeiten der hindurchgeführten Luft sowie das Strömungsverhalten im Raum, Platzierung des Gerätes im Raum und schlussendlich die mögliche Luft-zirkulare Rückkopplung. Dies bedeutet, dass soeben ausgestoßene Luft erneut eingesaugt wird, ohne eine Vermischung im Raum zu bewirken. Und für alle, die auch lärmsensible Events anbieten wollten, dürfte der Check der Lautstärke in der entsprechenden (wirksamen) Einstellstufe von Bedeutung sein. Neben den genannten Faktoren rät das Bundesamt für Strahlenschutz weiter, dass erkennbar sein sollte, wie lange es dauert, bis ein bestimmter Desinfektionsgrad der Raumluft erreicht ist. Aktuell lohnen sich Investitionen im Bereich baulicher Hygienemaßnahmen besonders, denn im Rahmen der Überbrückungshilfe III werden diese zu 100 % erstattet.


Raumluft filtern, Krankheitserreger beseitigen

Wer tiefer in die Thematik einsteigen will, findet ausführliche Informationen etwa in folgendem EVENT PARNTER Grundlagenartikel:
www.event-partner.de/eventtechnik/veranstaltungssicherheit-wie-uv-c-licht-viren-toetet


Nachhaltigkeit

Ein Thema, das gesellschaftlich wie auch zunehmend im Berufsleben immer wichtiger wird, ist der Aspekt der Nachhaltigkeit. Wenn auch bislang bei Business-Events nur verhalten nachgefragt, wird sich dies in der Zukunft sicherlich ändern. Ein Gesichtspunkt, mit dem sich Venues von der breiten Konkurrenz absetzen können. Der Mitte 2020 eröffnete Erlebnisreich Campus in Lünen vereint viele ökologische Faktoren beispielhaft vorbildlich: Bereits in der Bauplanungsphase wurde der Einbau modernster Klimatechnik inklusive Niedertemperaturheizung, Bauteilaktivierung und Luft-Wärmetauschern verankert. „So können wir ökologisch heizen sowie kühlen. Man kann auf Socken durch die Location laufen, ohne sich kalte Füße zu holen – das konnte ich bei einem Videodreh letztens selbst testen, als absolute Stille nötig war“, lacht Christian Linde, Project Manager bei Late Night Concepts Veranstaltungsproduktion und Erlebnisreich Campus. Für Notfälle existieren zusätzliche Heizkörper per Gas-Anschluss. Zugegeben eine Maßnahme, die bereits in der Projektierung einer Location berücksichtigt werden sollte.

Erlebnisreich Campus von oben: Vorbild-Location hinsichtlich ökologischer Aspekte, u.a. mit Photovoltaikanlage auf dem Dach
Erlebnisreich Campus von oben: Vorbild-Location hinsichtlich ökologischer Aspekte, u.a. mit Photovoltaikanlage auf dem Dach (Bild: Erlebnisreich Campus)

Nachrüstbar für fast jede Venue ist dagegen eine Photovoltaikanlage auf dem Dach. Im Erlebnisreich Campus deckt diese den Grundenergiebedarf für das komplette Tagesgeschäft. „Wir sind autark. Die Anlage ist beliebig erweiterbar, damit auch in naher Zukunft größer Veranstaltungen über Photovoltaik umgesetzt werden können – wenn die Speichermedien für die Zwischenspeicherung des Stroms besser werden“, erläutert Linde. Die Location verfügt über variabel baubare Studios bis 900 m2 Grundfläche und Höhen bis zehn Metern, alle Sets und Einbauten erfolgen individuell, sodass kein Kunde nur ein Standardset bekommt. „Wir zaubern das aus dem Portfolio und unserer Werkstatt“, berichtet Christian Linde, „selbst Streamings bis zu einer mittleren Größe, die vorwiegend auf LED-Technik setzen, sowie das Studio für Videoaufnahmen, Ton und Programmierstudio können über die Photovoltaikanlage klimaneutral abgebildet werden.“

In geeigneten Gegenden wären alternativ auch vertikale Windkraftanlagen, wie z.B. auf dem Dach der Elbarkaden in der Hamburger HafenCity, dem Hauptsitz von Greenpeace, denkbar. Für den Erlebnisreich Campus kam dies jedoch nicht in Frage, da er nahe einem Naturschutzgebiet und in der Vogeleinflugschneise liegt.

Mercedes-Benz Elektrovans werden während eines Events an den mobilen Wallboxen des Erlebnisreich Campus aufgeladen.
Mercedes-Benz Elektrovans werden während eines Events an den mobilen Wallboxen des Erlebnisreich Campus aufgeladen. (Bild: Erlebnisreich Campus)

Für jede Location umsetzbar ist dagegen eine Beleuchtung auf LED-Basis. In der Lünener Vorzeige-Venue in Sachen Ökologiebewusstsein wurde intelligente LED-Beleuchtungstechnik mit variabler Steuerung zur Anpassung an die Umgebungshelligkeit verbaut. Die Lagerbeleuchtung beruht ebenso auf LED-Basis sowie Bewegungsmeldern für verschiedene Zonen, damit das ganze Lager nicht unnötig illuminiert ist.

In Zeiten steigendender E-Mobilität höchst aktuell ist das Angebot an 50 bis 60 mobilen Wallboxen im Erlebnisreich Campus, die auch auf externen Events und Roadshows genutzt werden können. Eine eigene Trafo-Station mit 1.300 kVA Leistung als externe Energiequelle für den Innen- wie den Außenbereich versorgt die E-Mobility Ladesysteme. Dabei muss Nachhaltigkeit im Locationbau und -betrieb nicht teurer sein als herkömmliche Systeme und Bauweise. Wenn man die Planung frühzeitig starte, würden sich die Kosten relativieren, so Linde, und die Maßnahmen höchstens minimal teurer.

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.