Das sind die Veranstaltungsformate der Zukunft

Wie entwickeln sich Gesellschaft und Technologie, welchen Einfluss haben diese Trends auf die Veranstaltungsbranche? Das erforscht der Verbund „Future Meeting Space“ seit 2015 in einem mehrstufigen Projekt.

Digitalisierung an allen Ecken, die natürlich auch nicht vor der Veranstaltungsbranche haltmacht. Aber wie sollen all die technischen Helferlein, Vernetzungskonzepte und Technologien sinnvoll die Vermittlung von Inhalten an Veranstaltungsteilnehmer und deren Kommunikation ergänzen? Welche Lösungsansätze sind zukunftsweisend und was ist nur kurzfristige Spielerei?

Um diese Fragen grundsätzlich zu klären und der Branche konkrete Handreichungen und Konzepte zur Verfügung zu stellen, hat sich der Innovationsverbund „Future Meeting Space“ gebildet. Der Zusammenschluss aus dem German Convention Bureau (GCB), dem Fraunhofer IAO und dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. hat Anfang 2015 mit einem Projekt zur Erstellung mehrerer Anforderungsprofile für Veranstaltungen begonnen. Nachdem im Juni 2016 die Analysephase von erfolgversprechenden Meeting-Szenarien beendet wurde, sollen nun einige von ihnen umgesetzt und auf ihre Tauglichkeit hin überprüft werden. Die Analyseergebnisse hat das GCB in einer Infografik zusammengefasst. Sie veranschaulicht sechs Szenarien, die für die Meetingbranche wesentlich sein werden. Im Einzelnen sind das „Interaktives Forum“, „Räumlich-verteilter Kongress“, „Co-Working Kongress“, „Analoger Kongress“, „Hybrider Kongress“ und „Virtual goes Real“. Die Formate werden in Bezug auf die Faktoren Interaktion, Zeit, Flexibilität, Sicherheit, Kurzfristigkeit und Erlebnis eingeordnet.

Bei den meisten ist die enge Verzahnung mit moderner Digitaltechnik nicht mehr wegzudenken. Doch die Entwürfe unterscheiden sich zum Teil stark voneinander, was die aktive Einbeziehung der Beteiligten, die Vernetzung von räumlich entfernten Teilnehmern oder die Einbindung von virtueller Realität im Präsentationsgeschehen betrifft.

1. Interaktives Forum

Hier steht die Interaktivität unter den Anwesenden an vorderster Stelle. Die Veranstaltung ist auf einen zentralen Ort beschränkt. Im Verlauf von ein bis zwei Tagen wechseln zwischen 50 und höchstens 200 Teilnehmer zwischen Impulsvorträgen im Plenum und der weiteren Ausarbeitung und Vertiefung des Gehörten in Kleingruppen. Damit geht es nicht nur um passive Wissensaufnahme, sondern um die aktive Auseinandersetzung mit den vermittelten Inhalten.

An Hilfsmitteln kommen zunächst ganz traditionelle Elemente wie Stift und Papier zum Einsatz. Die Aufbereitung in Kleingruppen kann zudem auch mit weiterer technischer Hilfe, wie etwa durch Tablets, besorgt werden. Das erlaubt zudem, den Erlebnis – charakter und die Motivation in den Kleingruppen durch Gamification-Aspekte zu erhöhen, indem spielerische Wettbewerbselemente dazukommen.

2. Räumlich-verteilter Kongress

Im Unterschied dazu spielt sich dieses Format an mehreren Orten gleichzeitig ab. Mit nicht mehr als 50 Teilnehmern und einem Zeitrahmen von einem halben Tag ist es kleiner dimensioniert als ein ZentralEvent. Hier werden die Teilnehmer gleichzeitig durch Video-Conferencing oder mit Hilfe von Online-Plattformen vernetzt. Dabei können unterschiedliche Experten ein sehr differenziertes Wissen vermitteln. Neben der Online-Verbindung sollen auch weitere technische Mittel wie Roboter oder holografische Verfahren eingesetzt werden. Ob interaktive Displays an Roboterarmen für Informationsvermittlung, Nebelprojektoren oder Hologramme für Produktpräsentationen oder Showeffekte, kann auf das jeweilige Anforderungsprofil der Veranstaltung zugeschnitten werden.

3. Co-Working Kongress

Dieses Format besitzt mit bis zu sieben Tagen den größten Zeitrahmen. Kein Wunder, denn wie der Name verrät, ist das Konzept dem Arbeitsumfeld nachempfunden, das für viele Freiberufler und Kreative bereits zum Alltag gehört. Sie teilen mehrere Arbeitsplätze in offenen Räumen, wo sie an gemeinsamen oder individuellen Projekt arbeiten. Diese Art der „Unconference“-Veranstaltung stammt ursprünglich aus dem Bereich der sogenannten „Open Space“- Veranstaltungen. Das bedeutet: Ablauf und Inhalte einer Unconference werden von den Teilnehmern selbst bestimmt.

Dieses Szenario ist v. a. von großer Flexibilität geprägt. Wer will, kann einen Workshop zu einem bestimmten Thema anbieten, ebenso ist die Teilnahme an den einzelnen Workshops freigestellt. Hier spielen Individualisierung und Selbstbestimmung eine große Rolle, so sollen der Austausch unter den Teilnehmern gefördert und der Kreativität jedes Einzelnen eine möglichst optimale Bühne geboten werden.

4. Analoger Kongress

Wer besonderen Wert auf Verschwiegenheit und Daten – sicherheit legt, wird für nicht mehr als zwei Tage maximal 50 Teilnehmer zu einem analogen Kongress laden. Für diffizile Firmeninterna oder auch nur die ungestörte intensive Vermittlung von Wissen ist dieses Retro-Format ideal. Konsequenterweise sollten als Veranstaltungsort eine Location auf dem flachen Lande oder ein städtischer Un-Ort wie eine Industriebrache gewählt werden. Wichtig ist der Umstand, die Veranstaltung an einem isolierten Ort durchführen zu können, ohne Störungen und Ablenkungen.

Dass dabei auf sämtliche Hilfsmittel moderner Veranstaltungs- und Kommunikationstechnik verzichtet wird, ist nur logisch. Auch persönliche Computer, Tablets oder Smartphones sind tabu. Auf diese Weise eröffnen sich für die Teilnehmer weite Möglichkeiten zum Austausch untereinander.

5. Hybrider Kongress

Das genaue Gegenteil zum Analogevent ist der hybride Kongress, bei dem ganz bewusst sämtliche Register moderner Technik gezogen werden. Einen eigentlichen Veranstaltungsstandort oder eine festgelegte Teilnehmerzahl für dieses in der Regel auf einen Tag begrenzte Event gibt es nicht mehr. Die Vermittlung von Wissen, Inhalten und der Austausch mit anderen Teilnehmern können gleichzeitig auf verschiedene Weise erfolgen. Mit den am jeweiligen Ort Anwesenden kann natürlich direkt gesprochen werden. Die Interaktion mit Entfernten wird dann durch Smartphones, Tablets oder Notebooks erledigt. Gemeinsame Anbindung und Austausch können durch Apps erleichtert, der Auftritt von Referenten oder die Vermittlung von Inhalten kann durch verschiedenste Präsentationstechniken erweitert und bereichert werden.

Dabei werden verschiedene Standorte durch Kollaborations- und Digital-Signage-Lösungen wie Bluescape miteinander verbunden. Diese Veranstaltungsart ist buchstäblich grenzenlos, Teilnehmer können aus aller Welt an Inhalten und Begegnungen partizipieren. So hoch der digitaltechnische Aufwand sein mag, im Vergleich zu den Ausgaben, die für die persönliche Anreise aus zum Teil großer Entfernung fällig werden, bringt das Hybrid-Event eine immense Zeit- und Kostenersparnis.

6. Virtual goes Real

Auch dieses Szenario setzt ganz auf die technischen Möglichkeiten der Stunde. Allerdings stellt die Nutzung der Online-Möglichkeiten keinen Selbstzweck dar, sondern soll lediglich den Ausgangspunkt für die Rückkehr zur wirklichen Begegnung zwischen Menschen bilden. Die Teilnehmerzahl ist in diesem Rahmen nicht festgelegt, die Dauer wird auf einen Tag veranschlagt. Nutzer, die sich bislang nur über soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter oder Plattformen wie YouTube und Instagram getroffen haben, sollen sich leibhaftig gegenüber stehen. Durch den persönlichen Kontakt soll die Vermittlung von Inhalten und Wissen auf eine intensivere Ebene gehoben werden. So kann eine reale Community entstehen, was auch einen im Vergleich zum Kontakt über Computerdisplays viel höheren Erlebniswert gewährleisten soll.

>> Einblicke in die 2. Projektphase, die die Bedürfnisse von Teilnehmern und die Faktoren, die dafür sorgen, dass Besucher von einem Event begeistert sind, untersucht, erhalten Sie in diesem Artikel.