Joke Event kreiert Festival für Dentsu Aegis Network

Wie vermittelt man einem jungen Team ohne Vorträge und Workshops, aber mit viel Spaß und Kommunikation, die Inhalte eines Change-Prozesses? Joke Event entwickelte für das Dentsu Aegis Network ein ganz besonderes Format: ein eigenes Festival.

Nach der Übernahme der Aegis Media durch dentsu und die Akquisitionen lokaler Agenturen sollte erstmals die gesamte deutsche Mannschaft aus den Standorten bei einem Mitarbeiterevent zusammenkommen, gemeinsam feiern und die Vorteile des Netzwerkes, der neuen Struktur sowie neue Unternehmenswerte erleben. Die üblichen Veranstaltungsformate waren hier fehl am Platz. Dentsu Aegis Network feierte schließlich ein eigenes Festival.

EVENT PARTNER blickte hinter die Kulissen und sprach mit Walter Litterscheidt, CEO Carat Deutschland GmbH, und Arne Heyen, Creative Director der Joke Event AG.

Dentsu und Aegis Media haben weltweit fusioniert. Wie war die Stimmung unter den „betroffenen“ Mitarbeitern?

Walter Litterscheidt: Sehr gut, auch weil wir uns sehr gut geografisch und inhaltlich ergänzen. Dentsu hat uns das Gefühl gegeben, dass wir jetzt „zur Familie“ gehören. Solch ein Change-Prozess ist immer eine kommunikative Herausforderung. Sie haben sich für ein Mitarbeiterevent entschlossen, um das junge Team bei einer gemeinsamen Feier die Vorteile des Netzwerkes, der neuen Struktur sowie die neuen Unternehmenswerte erleben zu lassen.

Wie war der Prozess?

Litterscheidt: Im ersten Schritt habe ich durch eigenen Research die Kandidatenliste auf vier Agenturen eingeschränkt. Dann habe ich die Agenturen telefonisch gebrieft und um erste grobe Konzepte und Kostenkalkulationen gebeten. Joke Event hat da schon durch Kreativität und Qualität überzeugt.

Wie kam dann die Idee des Festivals ins Spiel? Was verbinden Sie mit einem Festival?

Arne Heyen: Bei der Ausgangssituation, den Zielen und der jungen und erlebnishungrigen Mannschaft schien uns ein Festival optimal geeignet. Insbesondere unkommerzielle Festivals sind für mich eine perfekte Quelle der Inspiration. Dort wird mit wahnsinnig viel Liebe, Kreativität, Zeit und beschränkten finanziellen Mitteln eine Welt geschaffen, die einiges schafft, was wir in der Live-Kommunikation durch den extremen Zeitdruck und den Drang nach „höher, schneller, weiter“ teilweise leider verlernt haben. Vor meinem Wechsel in die Live-Kommunikation habe ich primär Festivals und Musikprojekte betreut.

Litterscheidt: Ein Festival ist für mich Innovation, Kreativität, Toleranz, Freiheit, Leben und Gemeinsamkeit.

Wann waren sie zuletzt auf einem Festival?

Litterscheidt: Meine letzten Festivals waren eher im Bereich der klassischen Musik: das Rheingau Musik Festival und das Schleswig-Holstein Musik Festival.

Heyen: Im Juli auf der „Nation of Gondwana“. Ein unkommerzielles, elektronisches Festival an einem See bei Berlin.

Was wollten Sie mit dem Event erreichen? Und war es eingebettet in die weitere Kommunikation?

Litterscheidt: Zielsetzung war die Kommunikation unserer gemeinsamen Unternehmenswerte und das Zusammenbringen aller Mitarbeiter, aller Marken und aller Standorte. Das Format des Festivals und die Umsetzung waren die Werte pur. Sie wurden erlebbar gemacht, durch alle Aktivitäten und jeden Einzelnen. Umfangreiche Kommunikation rund um das Festival war von Anfang an Bestandteil der Aufgabenstellung.

Über die globale interne Kommunikationsplattform NEON liefen Information und Vernetzung im Vorfeld des Festivals.

Ein Festival erfordert eine Menge Mut. Man riskiert schlechtes Wetter, und Festivals sind nicht jedermanns Sache.

Litterscheidt: Das war eine Entscheidung des deutschen Management Boards. Wir wussten, dass unsere Mitarbeiter experimentierfreudig und stets auf der Suche nach neuen Erlebnissen sind. Eine Party in der Fischauktionshalle kommt da weniger in Frage. Und das schlechte Wetter kann man durch die Wahl der richtigen Location entschärfen.

Inwieweit passt ein Festival zur täglichen Arbeit Ihrer Mitarbeiter?

Litterscheidt: Ein Festival ist erfolgreich, wenn Kreativität, Innovation und Freude mit Zuverlässigkeit, Professionalität und Leistungsbereitschaft einhergehen. Das gilt auch 1:1 für die tägliche Arbeit unserer Mitarbeiter.

Heyen: Ein Festival kann auch unseren Agentur-Horizont erweitern. Man begegnet dort vielen verrückten und unkonventionellen Ideen, Installationen und Inszenierungen. Ein Festival als Format ist ja erst mal „passiv“, eher erlebnisorientiert.

Wie wichtig war die Aktivierung der Teilnehmer?

Litterscheidt: Im Gegensatz zu herkömmlichen Mitarbeiterevents finde ich ein Festival ganz und gar nicht passiv. Es fordert jeden Einzelnen, sich sein persönliches Erlebnis aktiv zusammenzustellen. Dass im Rahmen des persönlichen Erlebnisses aktive Komponenten wie die Nutzung des digitalen Angebots rund um das Event (Facebook, NEON, Mobile Website), der Kostümwettbewerb, Karaoke, Auftritte als Band, T-Shirt-Design, Zelt-Abbau-Wettbewerb, Tanzen bis zum Morgengrauen, usw. eine wesentliche Rolle spielen, ist sachlogisch. Der große und nachhaltige Erfolg des Festivals zeigt, dass diese Aktivierung hervorragend gelungen ist.

Heyen: Festivals sind in meinen Augen durchaus aktivierend bzw. schaffen einen geeigneten und positiven Rahmen. Die Mannschaft wollte mitgestalten und mitmachen, sich gegenseitig und miteinander feiern und die Erlebnisse teilen. Eine sehr aktive, kommunikative und digitale Mannschaft mit einem super Teamspirit.

Auf der Bühne standen drei Bands aus Ihrem Netzwerk, die Karaokebühne wurde überrannt und der Kostümcontest wurde zum Hype. Hätten Sie mit einer so intensiven Beteiligung gerechnet?

Litterscheidt: Ja. Unsere Mitarbeiter waren schon bei unseren bisherigen Events ganz vorne mit dabei, wenn es um kreative Kostüme und künstlerische Darbietungen ging. Ich war mir sehr sicher, dass das Festival gut ankommt, auch wenn die Spannung im Vorfeld natürlich groß ist. Man beobachtet während des Anmeldeprozesses die Zusagen sehr aufmerksam und ab einer bestimmten Zahl ist man dann sehr entspannt. Ob wir das Festival jährlich veranstalten werden, wird auch davon abhängen, wie reproduzierbar es ist, ohne langweilig oder Mainstream zu werden.

Über das frisch eingeführte, interne Netzwerk NEON lief die Kommunikation im Vorfeld.

Litterscheidt: NEON ist die globale interne Kommunikationsplattform des DentsuAegis Network mit mittlerweile 12.000 Nutzern in 38 Märkten. Es revolutioniert die klassische Konzeption eines Intranets als reine Datenablage, indem es sich einer Vielzahl von Social Media Features bedient. Beim Festival haben wir den Newsfeed zur sozialen Interaktion zwischen dem Festival-Team und den Mitarbeitern verwendet. Unter dem Spitznamen „Festival Guru“ wurden täglich neue Details zum Festival verraten, die dann im Newsfeed diskutiert oder kommentiert wurden. Außerdem wurden alle Details zum Line-up, zur Location, zu den Abläufen etc. auf einer eigens kreierten Seite in NEON kommuniziert.

Das Line-up war frei von Mainstream. Was sagt das über die Unternehmenskultur aus? Und was war bei Elektro-Swing, Glam-, Indie- und Hardrock Ihr Favorit beim Festival?

Litterscheidt: Unsere Kultur wird geprägt durch unsere Vision, unsere Werte und unsere Mitarbeiter. Diese Kombination ist per Definition kein Mainstream, da wir nicht an „Massenlösungen“ glauben sondern an „kundenindividuelle Lösungen“. Meine Favoriten? Mit allem Respekt gegenüber den Profi-Musikern, die zum Gelingen des Festivals beigetragen haben, mich haben doch unsere Mitarbeiterbands am meisten beeindruckt.

Was war für Sie persönlich das wichtigste Erlebnis?

Litterscheidt: Es war eine wirkliche Erfahrung, einen Tag vor dem Festival anzureisen und die Entstehung der Location zu beobachten. Ansonsten ist das Festival für mich ein „Gesamt-Erlebnis“, das durch die frei wählbaren Einzelerlebnisse zu einem „persönlichen Erlebnis“ wurde.

Heyen: Die Entscheidung für das Format und ein wahnsinniges Vertrauen von euch. Wir durften das Programm sehr frei gestalten, uns kreativ ausleben und teilweise auch durchdrehen. Ihr wolltet ein echtes Festival und keine weichgespülte Adaption.

 

Agenturmitarbeiter ticken anders als zum Beispiel Versicherungsvertreter. Glauben Sie, dass das Format auch auf andere Branchen und Zielgruppen übertragbar ist?

Litterscheidt: Ja, wenn man sich vorab intensiv mit Risiken und Chancen beschäftigt, ein auf die Mitarbeiter abgestimmtes Konzept erarbeitet und gute Partner für die Umsetzung hat, steht dem Erfolgserlebnis Festival nichts im Weg

Heyen: Wenn es zu den Mitarbeitern und zum Unternehmen passt und authentisch bleibt. Wenn wir den Rahmen anpassen, dann kann ich mir z. B. auch ein Tupper-Festival mit mehreren tausend Berater/innen vorstellen. Ich freue mich schon jetzt sehr auf Helene Fischer! Ob wir dann aber eine Campingwiese haben, wage ich allerdings zu bezweifeln.

Vielen Dank für das Gespräch!