Web-basierte Gästeverwaltung

Teilnehmermanagement mit dem Eventanizer

Die modular aufgebaute Teilnehmermanagement-Lösung eventanizer ist als Web-basierte Software in unterschiedlichen Ausführungen verfügbar und macht durch Möglichkeiten zur Einbindung kundenspezifisch programmierter Erweiterungen auf sich aufmerksam.

Übersicht einer Veranstaltung im eventanizer
Übersicht einer Veranstaltung im eventanizer

Nicht weniger als „die einfachste Art der Gäste- und Teilnehmerlistenverwaltung“ stellen die IT-Spezialisten von x-plizit IT services bei einem Einsatz ihrer TNM-Software eventanizer in Aussicht. „Ein Produktvorläufer, der als Auftragsarbeit für eine große Versicherung entstanden ist, befindet sich bereits seit 20 Jahren erfolgreich im Einsatz“, erklärt Diplomphysiker Peter Zimmermann, Geschäftsführer von x-plizit IT services aus Nittendorf bei Regensburg. „Seit dieser Zeit sind wir als IT-Dienstleister überregional im Veranstaltungssegment aktiv.“

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Varianten: SaaS-Lösung, iPad-App 

Der eventanizer ist in drei unterschiedlichen Ausführungen verfügbar, die sich hinsichtlich der Installationsart sowie des Support-Levels unterscheiden: Angeboten wird u. a. eine SaaS-Lösung („Software as a Service“), bei der der eventanizer auf den Servern eines von x-plizit IT services ausgewählten Providers installiert wird. Der Kunde erhält in diesem Zusammenhang meist eine Sub-Domain zugewiesen, deren Gestaltung seinen Anforderungen gerecht wird. Alternativ bestimmt der Kunde den Dienstleister für das Hosting – größere Unternehmen bevorzugen oft einen Anbieter, mit dem spezielle Service-Agreements (z. B. eine Reaktionszeit von 30 Minuten) ausgehandelt wurden und der regelmäßig umfangreiche Sicherheitstests durchführt. Schließlich gibt es noch Unternehmen, die aus Sicherheitserwägungen grundsätzlich darauf bestehen, dass Software in ihrem Intranet installiert wird, was eine vollständige Kontrolle der IT-Infrastruktur ermöglicht.

Zu den vorgenannten eventanizer-Varianten gesellt sich eine iPad-App, mit der ein direkter Zugriff auf definierte Veranstaltungsdaten möglich ist. Die praktischen Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und Peter Zimmermann nennt als Beispiel einen Chauffeur, der Kunden vom Flughafen abholt und sämtliche für ihn wichtigen Daten inklusive Fotos der abzuholenden Personen im wahrsten Sinn der Redewendung „auf dem Schirm“ hat. Mehrere iPads lassen sich synchron betreiben, so dass bei Veranstaltungen Teilnehmerlisten digital abgehakt werden können.

Bedienung

Die Bedienoberfläche des eventanizers erschließt sich Anwendern auch ohne IT-spezifische Fachkenntnisse, was auf die langjährige Erfahrung von x-plizit IT services im Veranstaltungsbereich zurückzuführen sein mag: „Wenn jemand mit den typischen Prozessen im Eventmanagement vertraut ist, wird er sehr schnell mit unserer Anwendung zurechtkommen“, weiß Peter Zimmermann aus Erfahrung. In besonderen Fällen kann ein Fernzugriff auf den Desktop eingerichtet werden – Tool der Wahl ist der TeamViewer Quick Support (mit temporär gültigem Kennwort und verschlüsselter Datenübertragung) oder alternativ eine im jeweiligen Unternehmen bevorzugte Remote Control-Lösung.

Die Browser-Benutzeroberfläche des eventanizers lässt sich sowohl mit unterschiedlichen Designs als auch in verschiedenen Sprachen (derzeit Deutsch und Englisch) von einer Person oder als Mehrbenutzersystem einsetzen. Teil des Konzepts sind To-do-Listen, die anstehende sowie abgeschlossene Arbeitsschritte für einen definierten Anwenderkreis sichtbar machen. Verschiedene Listenansichten (z. B. Anmeldeliste, Kommunikationsliste) sorgen für Überblick; ein Excel Export zur Weiterverarbeitung in anderen Systemen ist möglich.

„Der Schwerpunkt des eventanizers liegt ganz klar auf Events, zu denen Gäste aus einem dem Veranstalter bekannten Teilnehmerkreis aktiv eingeladen werden“, erläutert Peter Zimmermann. Teil der Software ist gemäß dieser Aussage eine Teilnehmer- und Veranstaltungshistorie, die im eventanizer als so genanntes „Archiv“ verfügbar ist. „Mit wenigen Clicks lässt sich ermitteln, an welchen Veranstaltungen eine Person in der Vergangenheit teilgenommen hat. Die vorhandenen Stammdatensätze entwickeln sich kontinuierlich und müssen nicht jedes Mal neu angelegt werden“, so Peter Zimmermann. Ein Importfilter für Excel-Dateien ist im eventanizer vorhanden und selbstverständlich programmiert x-plizit IT services auf Anforderung Schnittstellen zu vorhandenen Datenbanken.

Peter Zimmermann, Geschäftsführer von x-plizit IT services
Peter Zimmermann, Geschäftsführer von x-plizit IT services

Skalierung & Kosten

Zimmermann berichtet einerseits über Kunden, die jährlich mehr als 200 Meetings mit 15 bis 20 Teilnehmern anberaumen, andererseits aber auch über Anwender, die für eine einzelne Veranstaltung 6.000 Personen inklusive sämtlicher Sonderwünsche erfassen müssen. Selbstverständlich sollte das Hosting respektive die Server-Konfiguration zur geplanten Anwendungsdimension passen. Die Kosten für Installation, Betrieb und Nutzung des eventanizers setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen, darunter als einmalige Kosten die Ersteinrichtung für das Grundsystem und die Ersteinrichtung des Anmeldesystems. Monatliche Gebühren fallen für Betrieb und Nutzung an (Lizenzen für eventanizer-Nutzer, unabhängig von der Teilnehmerzahl). Ein Customizing wird individuell abgerechnet.

Custom-Module lassen sich in das CoreSystem des eventanizers integrieren, ohne dass die Basissoftware davon betroffen wäre. Updates des Hauptprogramms sind somit möglich, ohne die gemäß Kundenwunsch programmierten Individualmodule zu tangieren. „Sollten Customizings im Einzelfall bei einem Update doch einmal angepasst werden müssen, nehmen wir das auf unsere Kappe!“, stellt Peter Zimmermann heraus.

Customizing

Die Möglichkeit zum Customizing bezeichnet Peter Zimmermann als wesentliches Merkmal des eventanizers. Für eine Großveranstaltung hat x-plizit IT services eine Delegationsverwaltung entwickelt, die der Heterogenität der anreisenden Gruppen Rechnung trägt und die Grundfunktionen des eventanizers passend zur speziellen Aufgabenstellung ergänzt. Als Arbeitserleichterung hat sich der eventanizer auch beim Bildungswerk der Bayerischen Wirtschaft e. V. (bbw) bewährt: Das bbw veranstaltet Azubi Speed-Datings, bei denen junge Menschen mit potenziellen Ausbildungsbetrieben in Kontakt gebracht werden. Interessenten wie Anbieter müssen am Tag X in definierten Time-Slots unter Berücksichtigung diverser Rahmenbedingungen zusammengebracht werden. „Für die komplexen Anforderungen haben wir den eventanizer um ein spezielles Modul erweitert, das automatisch optimale Matchings und Zeitfenster für alle Beteiligten zusammenstellt“, berichtet Peter Zimmermann zufrieden. „Früher muss – ten geeignete Matchings unter Einbeziehung von ziemlich viel Papier in mehreren Tagen erarbeitet werden – heute funktioniert das Ganze dank des eventanizers per Mausklick in exakt drei Sekunden!“

Individualität im Fokus

Peter Zimmermann fasst zusammen: „Wir sehen den eventanizer als Lösung insbesondere dort, wo auf individuelle Bedürfnisse des Kunden eingegangen werden muss. Der eventanizer ist sicher kein Massenprodukt, das out-of-the box installiert wird und jedem Anwender die gleichen Features zur Verfügung stellt. Der Einsatz des eventanizers geht grundsätzlich mit einer gewissen Beratung einher, und mehr als 80 % unserer Kunden nutzen Custom-Module, welche ihnen bei der Bewältigung ihrer konkreten Aufgaben helfen.“

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