KI-Tools für Conferencing und Collaboration

KI-Funktionen erobern Conferencing- und Collaboration-Tools – und machen Meetings und Co-Working einfacher und effizienter. Ein Überblick über die wichtigsten Programme.

(Bild: Graphic farm/Shutterstock)

KI-Tools für Conferencing und Collaboration heben Teamarbeit auf ein neues Niveau. Die intelligenten Werkzeuge verändern nicht nur die Art und Weise, wie Beschäftigte kommunizieren, sondern definieren auch die Struktur der Arbeit in vernetzten Teams neu. Durch Automatisierung und den Einsatz intelligenter Funktionen optimieren die Meeting-Assistenten die Zusammenarbeit vor, während und nach Veranstaltungen.

Die Möglichkeiten der Programme sind breit gefächert. So erledigen die Tools Routineaufgaben wie Terminplanung, strukturieren Informationen und erinnern an anstehende Aufgaben und Deadlines. KI-basierte Übersetzungsfunktionen helfen, Sprachbarrieren zu überbrücken und Informationen nahtlos zu teilen. Durch Echtzeit-Untertitel können bei internationalen Teams alle Mitarbeitenden aktiv teilnehmen, unabhängig von Sprachkenntnissen. Zusätzlich geben die KI-Assistenten Life-Feedbacks, analysieren Meeting-Inhalte auf Trends, fassen Kernaussagen zusammen und erstellen präzise Protokolle. 

Mit solchen Features können Unternehmensmitarbeitende mehr Nutzen aus Meetings ziehen und ihre Arbeit deutlich optimieren. Gleichzeitig lassen sich so die Besprechungen selbst für alle angenehmer gestalten. Analysten attestieren den KI-Features in diesen Tools großes Potential: „Jede kollaborative Anwendung wird über kurz oder lang auf KI zurückgreifen“, sagt der Analyst Wayne Kurtzman, Research Vice President für Social, Communities und Collaboration beim Marktforschungsunternehmen IDC.

---

 

„Jede kollaborative Anwendung wird über kurz oder lang auf KI zurückgreifen.“ Wayne Kurtzman, Research Vice President für Social, Communities und Collaboration bei IDC

(Bild: IDC)

 

---

In diesem Artikel werden einige der populärsten und leistungsfähigsten KI-Tools für Conferencing und Collaboration zum jetzigen Zeitpunkt vorgestellt. Wir zeigen, wie diese Werkzeuge die moderne Teamarbeit vorantreiben können, welche Vorteile sie bringen – und wo möglicherweise Risiken und Verbesserungspotenziale bestehen. Die Funktionalitäten vieler Tools überschneiden sich, wir haben die einzelnen Programme deshalb in die Kategorie einsortiert, in der sie die besten Leistungen erbringen. 

Verschriftlichen und Protokollieren: Transkriptions- und Notiz-Tools 

Das Erstellen von Meeting-Zusammenfassungen ist laut der Metrigy-Studie „AI for Business Success: 2024 – 2025“ der wichtigste Anwendungsfall für generative KI in der Mitarbeiterinteraktion. 80 Prozent der 700 global untersuchten Unternehmen nutzen oder testen demnach bereits diese Art der Meeting-Unterstützung. 

Solche Transkriptions- und Notiz-Tools zeichnen Meeting-Gespräche auf, verschriftlichen sie und fassen sie zusammen. Sie halten Informationen, die in der Konferenz besprochen wurden, fest und erleichtern so die Nachbereitung. Viele Werkzeuge integrieren sich auch in gängige Plattformen wie Teams und Zoom, sodass Nutzer:innen nahtlos Notizen und Transkripte während des Meetings erhalten können. 

Ein populäres Beispiel für ein solches Tool ist Otter.ai. Es transkribiert gesprochene Sprache in Echtzeit. Mithilfe von KI-Algorithmen erkennt und identifiziert die US-Plattform verschiedene Sprecher:innen und fasst die Inhalte in strukturierten Protokollen zusammen. Diese sind dann einfach durchsuchbar und nachbearbeitbar. Der Dienst ist in Videokonferenz-Tools wie Zoom integrierbar. 

Der zentrale Nutzwert von Otter.ai ist die Zeiteinsparung, die durch die automatisierte Erstellung von Meeting-Protokollen erzielt wird. Teams können sich so stärker auf die Diskussion und Entscheidungsfindung konzentrieren, während die Protokollfunktion im Hintergrund mitläuft. Für Mitarbeitende, die oft mehrere Stunden täglich in Meetings verbringen, kann dies die Effizienz erheblich steigern und die Nachbereitung erleichtern. 

Ein Nachteil von Otter.ai ist, dass es offiziell nur Englisch unterstützt. Die Software kann zwar Deutsch erkennen, das Ergebnis ist jedoch meist weniger präzise und nicht mit dem englischen Standard vergleichbar. 

Positiv:

• Automatische und präzise Transkription von Meetings in Echtzeit

• Identifiziert und trennt verschiedene Personen

• Integrierbar in gängige Videokonferenz-Tools (z.B. Zoom)

• Protokolle sind durchsuchbar und bearbeitbar, was die Nachbereitung erleichtert

Negativ:

• Spracherkennungsgenauigkeit schwankt je nach Akzent oder Hintergrundgeräuschen

• Deutsch wird offiziell nicht unterstützt

• Datenschutzbedenken bei der Speicherung sensibler Informationen auf externen Servern

Preise:

• Free: 300 Minuten/Monat

• Pro: 8,33 USD/Monat (1.200 Minuten/Monat)

• Business: 20 USD/Monat (6.000 Minuten/Monat)

Web-Adresse: Otter.ai

Alternativen: Tucan.ai ist insbesondere für deutschsprachige User:innen eine Alternative. Interessant sind auch Amberscript, Sonix und Descript. Sonix bietet eine stärkere Unterstützung für mehrsprachige Transkription. Ein besonderes Tool ist Rev. Es bietet den Vorteil, dass Transkriptionen von professionellen menschlichen Editoren überprüft werden, was eine höhere Genauigkeit garantiert – besonders bei komplexen oder mehrsprachigen Inhalten. Zudem unterstützt Rev benutzerdefinierte Fachwörterbücher, was es ideal für Branchen mit spezifischem Jargon macht. 

KI-gestütztes Agenda-Management 

KI-Tools für das Agenda Management erleichtern den Prozess von der Vorbereitung bis zur Nachverfolgung von Meetings. Sie sind zuständig für die Planung von Meetings, das Einhalten der Tagungspunkte und das Zuweisen von Aufgaben auf Basis der Analyse von Gesprächsdaten. Mit Hilfe von KI-Algorithmen werden wichtige Gesprächspunkte identifiziert, Tasks zugeteilt und automatisch Follow-ups generiert – also Aufgaben konkretisiert und Verantwortlichkeiten geklärt.

Das KI-Tool Fellow übernimmt solche Funktionen. Es hilft dabei, eine Agenda festzulegen, diese während des Meetings zu befolgen und anschließend Tasks klar zuzuweisen. Die KI analysiert dafür die Gespräche, und identifiziert automatisch Folgetermine und wichtige Gesprächspunkte, die im Anschluss verfolgt werden sollten.

Durch Fellow haben Teams eine strukturierte Grundlage für Meetings, die helfen kann, Themen klarer und fokussierter zu diskutieren. Die Verbindlichkeit von Besprechungen wird erhöht, da das Tool aufzeigt, welche Punkte abgearbeitet wurden und welche noch offen sind.

Die Kehrseite von Fellow ist, dass es eine gewisse Disziplin bei den Benutzer:innen erfordert: Teammitglieder müssen regelmäßig die Agenda befüllen und Aufgaben dokumentieren, damit die KI sinnvoll arbeiten kann. Für Teams, die spontanere Arbeitsweisen bevorzugen, kann dies einschränkend wirken und zu zusätzlichen Organisationsaufgaben führen.

Positiv:

• Hilft bei der Strukturierung und Durchführung von Meetings durch klare Agenden

• Ermöglicht die Nachverfolgung und Zuweisung von Aufgaben, was die Verbindlichkeit erhöht

• Erleichtert den Überblick über offene und abgeschlossene Themen

Negativ:

• Erfordert Disziplin und regelmäßige Pflege der Agenda durch die Benutzer:innen

• Eher unflexibel für spontane, informelle Arbeitsweisen

Preise

• Free: Kostenlos (5 Meeting Notes)

• Pro: 7 USD/Monat (10 Meeting Notes)

• Business: 15 USD/Monat

Webadresse: Fellow.app 

Alternativen: Eine Alternative zu Fellow ist Clickup – eine umfassende Projektmanagement-Plattform, die sich durch stark individualisierbare Dashboards und eine Vielzahl von Funktionen auszeichnet. 

Virtuelle Assistenten und Meeting- Moderatoren 

Während KI-gestütztes Agenda-Management stärker auf die Phase vor und nach dem Meeting ausgerichtet ist, konzentrieren sich virtuelle Assistenten und Meeting-Moderatoren auf die aktive Unterstützung während des Meetings. Die eingangs erwähnten Notiz-Tools können als Teil virtueller Assistenten aufgefasst werden, letztere sind aber umfassender. Die Assistenten treffen Entscheidungen, erstellen Aktionspläne, strukturieren Diskussionen und erstellen Zusammenfassungen. Auf diese Weise machen sie Abläufe effizienter und entlasten die Teilnehmenden.

Firef lies.ai ist in diesem Segment ein beliebter KI-Assistent, der entwickelt wurde, um Meetings zu dokumentieren und die Nachbearbeitung zu erleichtern. Die Software kann wie Otter.ai automatisch Gespräche aufzeichnen, transkribieren und wichtige Informationen hervorheben. Es generiert Meeting-Zusammenfassungen und erleichtert den Zugriff auf Gesprächsinhalte durch eine Suchfunktion. Das Tool erfasst die Stimmen aus Telefonaten und Videokonferenzen und wandelt sie in wenigen Minuten in geschriebene Texte um. Anschließend kann es die wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aktionspunkte zusammenfassen. Die App generiert daraus auch To-Do-Listen oder markiert die wichtigsten Infos.

Das Programm bietet aber noch weiteren Features: Wer einen beliebigen Teil der Besprechung noch einmal anhören möchte, kann sie nach Schlüsselwörtern durchsuchen und die Wiedergabe mit normaler bis doppelter Geschwindigkeit abspielen lassen. Mit den Tools für die Zusammenarbeit kann das Team die Konversation kommentieren, anpinnen oder darauf reagieren oder Ausschnitte herausziehen, um Zitate zu erstellen. Besonders für Teams mit einem hohen Aufkommen an Meetings bietet es eine klare Struktur und bessere Nachverfolgung. Fireflies unterstützt Deutsch und etwa 40 weitere Sprachen. Das Tool ist plattformunabhängig und kann mit gängigen Videokonferenzsystemen wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und anderen zusammenarbeiten.

Positiv:

• Automatisiert Aufzeichnungen, Transkriptionen und Zusammenfassungen, wodurch Nachbearbeitungszeit reduziert wird

• Kompatibel mit mehreren Plattformen, bietet Flexibilität und Integration mit anderen Tools wie CRM-Systemen

• Leistungsstarke Suchfunktion ermöglicht das schnelle Finden von Schlüsselthemen

• Funktioniert mit 40 Sprachen und verschiedenen Akzente und Dialekte

• Lässt sich in Meeting-Plattformen wie Microsoft Teams, Zoom, Skype und Google Meet integrieren

Negativ:

• Die Transkriptionsgenauigkeit kann bei starkem Akzent oder schlechter Audioqualität variieren

• Datenschutzbedenken könnten abschrecken, insbesondere in sensiblen Geschäftskontexten

• Ist die Audiospur nicht von guter Qualität, kann die Genauigkeit der Transkription beeinträchtigt werden

Preis: 

• Free: kostenlos 

• Pro: 10 Dollar /Monat pro Benutzer:in

• Business: 19 Dollar /Monat

Alternativen: Eine Alternative zu Fireflies ist Sembly AI, das zusätzliche Funktionen wie Stimmungsanalysen integriert hat.

Echtzeit-Übersetzung und Barriereabbau

Übersetzungs-Tools erleichtern die Kommunikation in internationalen Teams durch Echtzeit-Übersetzungen und Transkriptionen in mehrere Sprachen. Sie helfen dabei, Sprachbarrieren zu überwinden und globale Zusammenarbeit effektiver zu gestalten. Solche Tools übersetzen beispielsweise die gesprochenen Inhalte automatisch in Echtzeit in andere Sprachen und zeigen die Übersetzung als Untertitel an. Spricht eine Person Englisch, sehen die Teilnehmenden Untertitel auf Deutsch, Spanisch, Französisch oder einer anderen unterstützten Sprache.

Tools für Echtzeit-Transkriptions- und Übersetzungsfunktion gibt es eine ganze Reihe. Für budgetbewusste Teams bietet sich Google Meet an. Die KI erkennt die Sprache der Sprecher:innen und liefert eine automatische Übersetzung in die bevorzugte Sprache der Zuhörenden. Die Meet-Übersetzungs-Funktionalität ist besonders nützlich für global vernetzte Unternehmen, die häufige Meetings über verschiedene Zeitzonen und Sprachen hinweg durchführen.

Der positive Aspekt dieses Features ist die Möglichkeit, grenzüberschreitende Kommunikation zu fördern und Teams ohne zusätzlichen Aufwand miteinander zu vernetzen. Sprachunterschiede, die sonst Hindernisse darstellen könnten, werden durch die Übersetzungsfunktion ausgeglichen. 

Google Meet bietet die Echtzeit-Übersetzung allerdings nur dann an, wenn die Live-Translations-Funktion aktiviert ist. Andernfalls zeigt Google Meet ausschließlich Untertitel in der Originalsprache. An seine Grenzen stößt die Übersetzungsfunktion von Google Meet, wenn es um komplexe oder branchenspezifische Fachterminologie geht, was zu Missverständnissen führen kann. Auch kann die Qualität der Übersetzung stark variieren, wenn mehrere Personen gleichzeitig sprechen oder bei bestimmten Dialekten und Akzenten.

Positiv:

• Ermöglicht grenzüberschreitende Videokonferenzen durch Echtzeit-Übersetzung

• Unterstützt internationale Teams und macht Meetings zugänglicher

Negativ:

• Übersetzungsqualität variiert bei komplexen Themen und branchenspezifischer Terminologie

• Schwierigkeiten bei der Erkennung bestimmter Akzente und Dialekte, was zu Missverständnissen führen kann

Preise:

• Business Starter: 6 USD/Monat (bis zu 100 Teilnehmende)

• Business Standard: 12 USD/Monat (bis zu 150 Teilnehmende)

• Business Plus: 18 USD/Monat (bis zu 500 Teilnehmende)

• Enterprise: Preise auf Anfrage

Webadresse: Google Meet

Alternativen: Übersetzungs-Funktionen bieten auch MS Teams und Zoom. Für komplexe Projekte oder Verhandlungen können Interprefy oder KUDO empfohlen werden. Besonders KUDO ist speziell für Echtzeit-Dolmetschen und mehrsprachige Meetings entwickelt und schneidet in Tests gut ab.

---

Wie Teams KI in Meetings effektiv nutzen 

KI-basierte Meeting-Tools bieten zahlreiche Vorteile, indem sie Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Hier sind einige wichtige Einsatzmöglichkeiten:

• Intelligente Terminplanung und Erinnerungen: KI-Meeting-Tool können Terminkonflikte minimieren und automatisch die beste Zeit für Meetings vorschlagen, basierend auf Verfügbarkeiten und Prioritäten. So wird eine umfassende Teilnahme gewährleistet.

• Automatische Dokumentation und Protokollerstellung: Statt manuell Notizen zu machen, erstellt die KI präzise Protokolle, fasst Kernaussagen zusammen und hebt wichtige Beschlüsse oder offene Punkte hervor.

• Förderung der Zusammenarbeit: Selbst Teammitglieder, die nicht anwesend waren, bleiben dank detaillierter Meeting-Zusammenfassungen informiert. So wird die Kommunikation innerhalb des Teams gestärkt.

• Insights und Optimierung: Durch Analyse der Gespräche kann die KI Verbesserungsvorschläge für Verkaufsstrategien geben oder aufdecken, wer in Diskussionen nicht ausreichend eingebunden wird.

• Stimmungs- und Sentiment-Analyse: Bei Nutzer- oder Kundeninterviews erkennt die KI emotionale Nuancen, die möglicherweise übersehen wurden, und gibt Hinweise auf die Stimmung und Bedürfnisse der Gesprächspartner.

• Effiziente Verfolgung von Aufgaben und Zielen: Die KI erinnert an anstehende Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten, sodass nichts in Vergessenheit gerät.

• Zeiteinsparung und Produktivitätssteigerung: Indem sie die manuelle Suche nach Erkenntnissen oder die Auswertung langer Aufzeichnungen übernimmt, ermöglicht die KI, sich auf strategisch wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

• Sprach- und Übersetzungsfunktionen: Bei internationalen Teams oder Kundenmeetings kann die KI Gespräche in Echtzeit übersetzen und Sprachbarrieren abbauen.

---

Aufgaben-Management und Aufgabenverteilung 

Tools für das Task-Management analysieren Aufgaben, schlagen effizientere Vorgehensweisen vor und verteilen Aufgaben. Sie priorisieren Tätigkeiten basierend auf Dringlichkeit, Verfügbarkeit und Teamfähigkeiten. Ein Beispiel für ein solches Tool ist Asana. Das Werkzeug verwendet KI, um Aufgaben in Projekten intelligent zuzuweisen und eine ausgewogene Arbeitsverteilung zu schaffen. Die KI-Algorithmen analysieren die Arbeitslast jedes Teammitglieds und versuchen, Aufgaben entsprechend zu verteilen. Auch die Priorisierung wird durch die KI optimiert, sodass dringende Aufgaben automatisch bevorzugt werden.

(Bild: Asana)

Ein Vorteil von Asana ist, dass durch die KI-gestützte Verteilung Engpässe in der Aufgabenverteilung reduziert und Überlastungen einzelner Beschäftigter vermieden werden. Die Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit der Plattform machen sie zu einem wertvollen Tool für das Projektmanagement. 

Ein Nachteil besteht darin, dass die Automatisierung manchmal unerwünschte Ergebnisse liefert, da die KI nicht immer die individuelle Situation eines Teammitglieds berücksichtigt, z.B. bestehende Deadlines oder besondere Kompetenzanforderungen.

Positiv:

• Intelligente Aufgabenverteilung hilft, Arbeitslast fair zu verteilen und Überlastungen zu vermeiden

• Übersichtliche Oberfläche und einfache Bedienung, ideal für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung

Negativ:

• Automatisierung der Verteilung kann individuell unangepasste Ergebnisse liefern

• Berücksichtigt nicht immer Deadlines oder spezifische Kompetenzen, was zu unpassender Aufgabenzuteilung führen kann

Preise:

• Basic: Kostenlos

• Premium: 10,99 Euro/Monat pro User:in (jährliche Abrechnung)

• Advanced: 24,99 Euro/Monat pro User:in (jährliche Abrechnung)

• Enterprise: Preise auf Anfrage

Web-Adresse: asana.com

Alternativen: Eine Alternativ zu Asana ist Notion. Das Programm bietet die Möglichkeit, größere Projekte in strukturierte Schritte zu unterteilen und so die Effizienz zu steigern. Monday.com hat ebenfalls starke KI-Funktionen für Workflow-Automatisierung. Wrike und Jira sind besonders stark, wenn es um datengetriebene Aufgabenverteilung für komplexe Projekte geht.

Brainstorming und visuelle Präsentationen 

Tools für Brainstorming und visuelle Präsentationen fördern die kreative Zusammenarbeit. Sie bieten Funktionen wie KI-gestützte Diagrammerstellung, digitale Whiteboards und Vorlagen für komplexe Ideenfindung. Sie greifen außerden bei der Entwicklung von Konzepten durch Mindmaps und visuelle Tools unter die Arme.

Miro ist ein derartiges visuelles Collaboration-Tool, das durch KI-gestützte Funktionen das Erstellen von Diagrammen, Mindmaps und visuellen Konzepten erleichtert. Das Tool hilft Teams bei der Organisation und Präsentation von Ideen in Echtzeit. Es bietet zudem KI-gestützte Vorlagen, die automatisch passende Visualisierungen erstellen.

Die Stärke von Miro liegt im Support kreativer, visueller Arbeit. Durch die KI-gestützten Funktionen können Teams Inhalte direkt während des Brainstormings strukturieren und darstellen. Dadurch wird der kreative Prozess beschleunigt und visuell klarer gestaltet. 

Aktuell ist das Tool allerding nur begrenzt in der Lage, sehr komplexe Diagramme oder speziell angepasste Visualisierungen zu erstellen, was die Flexibilität etwas einschränkt. Miro ist zudem ressourcenintensiv und kann in größeren Teams bei paralleler Nutzung zu Performance-Problemen führen. 

Positiv:

• Ideal für kreative und visuelle Zusammenarbeit durch Mindmaps, Diagramme und Whiteboarding

• KI-gestützte Vorlagen für schnelle und intuitive Visualisierung

Negativ:

• Begrenzte Flexibilität bei komplexeren Darstellungen; für spezialisierte Anforderungen oft noch unzureichend

• Performance-Probleme bei paralleler Nutzung durch größere Teams

Preise:

• Free: Kostenlos, bis zu 3 Boards

• Starter: 8 USD/Monat pro Nutzer:in (jährlich abgerechnet)

• Business: 16 USD/Monat pro Nutzer:in (jährlich abgerechnet)

• Enterprise: Preise auf Anfrage

Web-Adresse: miro.com

Alternativen: MURAL bietet Nutzer:innen ähnliche Funktionen mit einem Fokus auf visuelle Storytelling-Tools.