Viel Zeit und klare Worte

Im Fokus: Die Schnittstelle zwischen kreativen Planern und technischer Umsetzung

Events haben neben der kreativen auch eine technische Seite. Damit diese beiden Aspekte eine Veranstaltung zur Erfolgsgeschichte machen, sind klare Ansagen von Anfang an und ein kluges Zeitmanagement unabdingbar.

Meeting
Eine frühzeitige Absprache zwischen kreativen Planern und technischen Leitern spart Zeit, Kosten und Nerven. (Bild: Pixabay.com)

Kreative Planung und die technische Umsetzung, das ist seit alters her Anlass für viele Missverständnisse, Verzögerungen, Ärger und durchgemachte Nächte. Oft hakt es an der  kommunikativen Schnittstelle zwischen eher ästhetisch orientierten Agenturen und den technischen Praktikern, die den schönen Ideen Leben einhauchen sollen. Zuweilen scheint es gerade so, als ob verschiedene Sprachen gesprochen würden. Das ist aber nicht weiter verwunderlich, stammen Kreative und Techniker doch gewissermaßen aus zwei verschiedenen Kulturen.

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Das soll nicht bedeuten, Techniker hätten mit kreativen Prozessen und Inhalten nichts am Hut. Gerade bei der Installation vor Ort ergeben sich immer wieder unvorhergesehene Probleme technischer Art, die unter dem zumeist herrschenden Zeitdruck nur mit viel Improvisationstalent bewältigt werden können.

Frühzeitige Einbindung der Techniker

Gleichwohl wünschen sich technische Dienstleister von Nichttechnikern manchmal etwas mehr Verständnis für die Eigenarten und Anforderungen ihrer Arbeit. Richard Tussing, Projektleiter bei müllermusic in Köln, hat hier ganz klare Vorstellungen. Im Interesse besserer Erfolgsaussichten ist die möglichst frühe Einbindung von Technikern in den Planungsablauf  unverzichtbar. Projekte, die von Anfang an durch die Technik begleitet werden, verlaufen erfahrungsgemäß deutlich reibungsloser. Je nach Umfang der anstehenden Aufgaben ist die Anwesenheit eines Technikers auch bei Kundengesprächen und in der Konzeptionsphase empfehlenswert.

Ist das nicht der Fall (und der ist gar nicht so selten) – sind also Techniker nicht früh genug mit im Boot – werden sie oft vor vollendete Tatsachen gestellt. Das kann dann dazu führen, dass sie mit suboptimalen Gegebenheiten arbeiten müssen. Noch unangenehmer ist es für alle Beteiligten, wenn dem Kunden etwas bereits Zugesagtes nicht umsetzbar ist, das Budget sprengt und die Techniker die undankbare Rolle übernehmen müssen, diese schlechte Nachricht zu überbringen.

Richard Tussing, Prokurist/Projektleiter bei müllermusic
Richard Tussing, Prokurist/Projektleiter bei müllermusic (Bild: müllermusic)

Daher, so Tussing, sollten Techniker nicht nur möglichst früh ins Prozedere eingebunden werden, sondern auch Beratungskompetenz erhalten, um etwa technische Rahmenbedingungen vorgeben zu können. Dazu gehört dann auch die strikte Beachtung von Deadlines auch auf Kundeseite. Fertiger Content sollte den Technikern rechtzeitig zur Verfügung stehen. Ein kleiner Probeaufbau oder ein guter Preview kann dem Kunden zusätzlich visuell vermitteln, was er bekommt.

Darauf folgt dann im Idealfall die Freigabe des Kunden für das Gesamtprojekt. Diese sollte nach Möglichkeit verbindlich sein, spätere Änderungswünsche können ab einem gewissen Punkt nur noch unter großem Aufwand berücksichtigt werden und gefährden den Erfolg des ganzen Vorhabens.

Ausreichende Zeit fürs Programmieren

Wenn bei einer Veranstaltung Show- und Effektelemente zum Einsatz kommen, ist es wichtig, ausreichend Zeit für das Vorprogrammieren einzuplanen. Tussing: “Ist man erst auf der Veranstaltung, tickt einfach nur noch unaufhaltsam die Uhr und eventuelle Fehler in der Produktion können nur noch mit viel Mühe und Kosten bereinigt werden, wenn überhaupt. Der Techniker, der am Ende der ganzen Kette hängt, muss es dann reißen. Wenn der dann die Nacht noch durchprogrammieren muss, wie soll er dann am nächsten Tag konzentriert eine Show abfeuern?”

Natürlich kennt auch auf Agenturseite jeder, der schon einmal ein Projekt durchgezogen hat, die Risiken des Planungs- und Vorbereitungsprozesses vor einer Veranstaltung. Daniela Wilken, Gründerchefin der Agentur Wilkenwerk in Hamburg, weiß daher um den Wert technischer Expertise. Auch wenn für Agenturen inhaltliche Fragen wie nach der Art der Inszenierung im Vordergrund stehen, ist technisches Wissen unabdingbar: “Deshalb haben wir einen eigenen Technischen Leiter, um unabhängig vom Technikpartner spannende Lösungen zu finden.”

Von der Idee zur Umsetzung

Für eine möglichst optimale Vorbereitung eines Events bedarf es der passenden Technik. Die Fachleute von müllermusic setzen auf Visualisierung vorab, schließlich muss sich der Kunde vorstellen können, was er bekommt. Je nach Größe der Veranstaltung ist eine komplette Vorab-Demo allerdings nicht immer notwendig.

Zudem gibt nicht jedes Budget ein Medienserversystem her, in dem der Ablauf der Veranstaltung als 3D-Simulation dargestellt werden kann. Zu einer guten Vorbereitung gehört es, die Show nicht erst am Set zu erstellen. “Die Überlegung, ‘ich sehe dann ja alles im Original und programmiere mal eben in einem Tag eine komplette Show’, wofür man normalerweise Wochen der Vorbereitung und Konzeption benötigt, ist aussichtslos”, erklärt Tussing.

Dass derartige Probleme zumeist in der Verantwortung der Auftraggeberseite liegen, wenn es um Content und Inszenierung geht, stellt auch Wilken fest. Da würde gern an Programmierzeiten für Licht oder Medienserver gespart. Die Folge: Dieselbe Arbeit muss nun unter enormem Zeitdruck, oft in Nachtschichten, auf der Baustelle gemacht werden. “Es geht weniger um eine Technik, als um Zeit und damit Geld”, resümiert die Agenturchefin.

Daniela Wilken von Wilkenwerk
Daniela Wilken von Wilkenwerk (Bild: Wilkenwerk)

Für das Gelingen einer Veranstaltung ist eine möglichst transparente Kommunikation wichtig. Projektleiter Tussing wünscht sich, dass seitens der Agenturen klare Ansagen und Briefings geliefert werden sowie klar gegliederte Abläufe. Nur so kann der Techniker frühzeitig im Kontext verstehen, was er tun soll und was von ihm erwartet wird. Probenzeiten müssen sinnvoll geplant und auch mit einem ausreichenden Zeitbudget ausgestattet werden. Sollte es während der Proben dann doch noch zu Änderungen kommen, kann die Unterteilung der Abläufe sinnvoll sein: “Es wird ein Teilstück geprobt, dann werden die Änderungen programmiert, dann der nächste Teil geprobt, usw. Der Techniker sollte dabei nicht einfach als Dienstleister gesehen werden, sondern als echter Teil der gesamten Produktion.”

Mehr Bewusstsein für den Wert des technischen Know-hows

Agenturen setzen zumeist sehr hohe Ansprüche in die technischen Dienstleister hinsichtlich der Flexibilität und Geschwindigkeit und erwarten, dass die Veranstaltung trotz aller Umstände einwandfrei funktioniert. Nicht immer jedoch, so Tussing, scheint auf der kreativen Seite das Bewusstsein vorhanden zu sein, welcher logistische Aufwand für Techniker schon grundsätzlich nötig ist. Das gilt erst recht für spontane Änderungswünsche, die eine ganze Kaskade von zusätzlichen Arbeitsschritten lostreten und oft auch hohe Zusatzkosten erzeugen, ohne dass deshalb mehr Zeit zur Verfügung steht. “Gewisse Dinge benötigen Vorlauf, der oft nicht im benötigten Maß vorhanden ist. Denn Material und noch wichtiger: Spezialisiertes, gutes Personal ist nicht immer beliebig viel und zu jeder Zeit auf dem Markt vorhanden.”

Genau dieser Respekt, den technische Macher für ihre Arbeit einfordern, ist für Wilkenwerk selbstverständlich. “Für uns sind technische Dienstleister selbstverständlich Partner auf Augenhöhe”, so Daniela Wilken. “Das gilt auch schon in der Kreativphase im Pitch. Nur so kann man Botschaften einfach mal anders inszenieren.”

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