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Ausstellung, Workshops und Abendveranstaltung

exocadInsights 2020: Hybrider Fachkongress zu Corona-Zeiten

Am 21. und 22. September fand die Fachveranstaltung exocadInsights 2020 des Software-Unternehmens exocad als globales Hybrid-Event im Kongresszentrum darmstadtium statt. Der 2-tägige Kongress für Zahntechniker und Zahnärzt samt Ausstellung, Workshops und Abendveranstaltung mit rund 300 Gästen konnte dank eines durchdachten Hygienekonzepts auch in Corona-Zeiten durchgeführt werden. Verantwortlich für die Organisation war Eventmanagerin und Marketingconsultant Sabine Mathias aus Köln.

exocadInsights 2020
exocadInsights 2020 (Bild: exocad)

„Auch meine Auftragsbücher haben sich Ende Februar auf einen Schlag geleert“, berichtet Sabine Mathias. „Nach kurzer Schockstarre und Gartenarbeit wollte ich zumindest einen Teil der Veranstaltungen retten. Ich trat in die Kommunikation mit Ämtern und Behörden ein, sprach mit Kollegen aus den Bereichen Technik, Hotellerie und Gastronomie und suchte nach innovativen Ideen die auch in Zeiten von Corona Events möglich machen sollten.“

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Dass der Fachkongress von exocad nun im September durchgeführt werden konnte, sei vor allem dem Mut des Kunden zu verdanken, aber auch das Ergebnis eines sehr umfangreichen Hygienekonzepts, erklärt Mathias.

exocadInsights 2020 darmstadtium(Bild: exocad)

Dieses müsse zum einen auf die spezifische Veranstaltung abgestimmt sein, denn bei einer Tagung seien natürlich andere Parameter zu berücksichtigen als an einem Messestand. Grundsätzlich gehe es aber immer um die Themen Gästeankunft/Einlasskontrollen, Bestuhlungs- und Lagepläne, Flächenberechnung und Wegeführung, Belüftung, Pausen- und Cateringkonzept. „Dazu können noch spezielle Anforderungen wie etwa Ausstellungs- und Workshop-Planung kommen, ergänzt Sabine Mathias. „Das Wichtigste ist, dass man Menschenansammlungen und „Schlangenbildung“ vermeidet und der Mindestabstand in allen Bereichen eingehalten wird. Das ist besonders in den Bereichen Akkreditierung, Toiletten und Catering sehr wichtig – gerade hier braucht man neue Ideen, da es z. B. herkömmliche Buffets erst einmal nicht mehr geben wird. Man muss alle Details durchdenken und individuell der Location anpassen“.

Insgesamt müssten die Bewegungsströme sorgfältig geplant und durchdacht werden. „Das Tragen eines MNS, den man übrigens wunderbar in Firmenfarben anfertigen und branden lassen kann, ist bei Präsenzveranstaltungen obligatorisch und muss streng kontrolliert werden.“ Genauso wichtig sei es aber auch Bereiche zu schaffen, in denen er abgenommen werden kann. Den Gesundheitsämtern sei die regelmäßige Belüftung der Räume sehr wichtig und natürlich die Nachvollziehbarkeit von Kontakten und somit Infektionsketten unter Einhaltung des Datenschutzes. „All dies muss so umgesetzt werden, dass sich die Teilnehmer möglichst wenig beeinträchtigt fühlen“, ergänzt Mathias.

exocadInsights 2020 Ausstellung(Bild: exocad)

Standardkonzepte und -lösungen gebe es natürlich nicht, notwendig sei eine lange Erfahrung in der Organisation und Planung von Veranstaltungen. Wichtig sei nach Sabine Mathias Erfahrung auch eine direkte Kommunikation mit den Behörden „Die unterschiedlichen Regelungen der Länder erschweren derzeit die Arbeit. Hier wäre es für die Branche sehr hilfreich, wenn man die Auflagen endlich bundesweit vereinheitlichen könnte.“ Sie selbst habe aber größtenteils positive Erfahrungen mit den Behörden und Ämtern gemacht und in den letzten Wochen viel hinzugelernt. „Wichtig sind Sorgfalt und Individualität – unsere Branche war schon immer für die Sicherheit unserer Besucher und Teilnehmer verantwortlich.“

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