Praktische Apps und Programme für Agenturen

Wie schnell, agil und flexibel sich eine Agentur auf dem Markt bewegen kann, darüber entscheiden nicht zuletzt ihre internen Abläufe und Prozesse. Und die sind oft genug geprägt von der Software, die hinter den Kulissen zum Einsatz kommt.

Sechs Agenturmanager verraten, welche Softwaretools für sie unentbehrlich geworden sind, von der kleinen App bis zur „mächtigen“ kompletten Agentursoftware.

 

Software: LunchIt

Wofür ist es gut?
Digitale Erfassung von Essenbelegen

Wie bekommt man es?
www.lunchit.de

Was kostet es?
Kostenpflichtig, abhängig von der Mitarbeiterzahl

Wer empfiehlt es?
Simon Stahl, Creative Director, marbet Marion & Bettina Würth GmbH & Co. KG

Warum muss man es haben?
Bei marbet bekommen alle Mitarbeiter einen Zuschuss zum täglichen Mittagessen. Klingt ungewöhnlich – ist aber so. Organisiert wird das über die simple App Lunch It! Einmal mit der Personalnummer anmelden, dann ist alles ganz einfach: Mittagessen kaufen, egal wo – Beleg abfotografieren – Foto hochladen – fertig. Die App überträgt dann alle für die Abrechnung notwendigen Daten ins System. Am Ende des Monats werden alle Gutschriften im Rahmen der Lohnabrechnung auf das Konto überwiesen.

Für die Mitarbeiter kommt so ein sehenswerter Betrag zusammen. Und als Arbeitgeber haben wir – anders als bei einer Pauschale – die Sicherheit, dass das Geld auch wirklich für eine Mittagspause genutzt wird. Haben also alle was davon. Und simpel ist es auch noch.

 

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Software: MOCO

Wofür ist es gut?
Komplette Agentursoftware. Angebote und Abrechnung, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung, Akquise und Kontaktverwaltung, usw.

Wie bekommt man es?
www.mocoapp.com

Was kostet es?
Ab 9 Euro pro User und Monat

Wer empfiehlt es?
Frank C. Ulrich, Geschäftsführer und Creative Director, neckarbuben GmbH & Co.KG

Warum muss man es haben?
Als absoluter Hasser jeglicher Art von Bürokratie stellt MOCO für mich das kleinstmögliche Übel in der Welt der Kontrolle und Überwachung dar. Das Programm ist total einfach zu bedienen und sieht ansprechend aus. Kein Vergleich zu den Programmen, mit denen ich mich früher rumärgern musste. Es ist günstig, kinderleicht selbst eingerichtet und leicht anzupassen. Wir nutzen MOCO für Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung und noch einiges mehr. Der einzige Wermutstropfen: die mobile Version kann keine Zeiterfassung – man muss Stunden manuell eingeben.

 

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Software: Slack

Wofür ist es gut?
Interne Kommunikation

Wie bekommt man es?
www.slack.com

Was kostet es?
Basisversion kostenlos, Upgrades kostenpflichtig

Wer empfiehlt es?
Cedric Ebener, Geschäftsführer und Creative Director, CE+Co GmbH

Warum muss man es haben?
Wir nutzen Slack, um Inspiration zu organisieren. Für Projekte, Vorträge und unsere „Kreation der Woche“. Die unterschiedlichen Teams und Kanäle sind extrem einfach einzurichten und zu verwalten, sodass alle relevanten Personen schnell und einfach Zugriff haben. Auch mobil. Dank der Möglichkeit, Links und Dokumente zu archivieren und zu kommentieren, entsteht ein lebendiger Ideenpool, übersichtlich akzentuiert mit Kommentaren aus dem Team. In großen Projekten mit internationalen Teams haben wir Slack auch bereits gemeinsam mit dem Kunden genutzt. Die kollaborativen Kreativphasen wurden deutlich intensiver und gleichzeitig effizienter. Ich kann nur empfehlen, Slack auszuprobieren. Die kostenlose Option reicht erstmal völlig.

 

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Software: Blue Ant

Wofür ist es gut?
Projekt- und Ressourcenmanagement

Wie bekommt man es?
www.proventis.net/de/

Was kostet es?
Unterschiedliche Lizenzmodelle, ab 320 Euro pro Anwender

Wer empfiehlt es?
Niko Skarlatoudis, Chief Operating Officer, follow red GmbH

Warum muss man es haben?
Wir nutzen Blue Ant projektbezogen und unternehmensübergreifend. Blue Ant hilft uns dabei, die zahlreichen und vielseitigen Projekte strategisch zu managen, insbesondere in Bezug auf Timings und Ressourcen. Die Software ermöglicht, Kapazitäten langfristig und teamübergreifend zu planen, Ineffizienzen zu vermeiden, Engpässe zu erkennen und frühzeitig gegensteuern zu können. Ein umfassendes Reporting- und Analysetool sorgt für ein kontinuierliches Projektcontrolling. Blue Ant zentralisiert außerdem die Arbeitszeiterfassung und Genehmigungsprozesse wie Urlaubsplanung, wodurch sich der administrative Aufwand erheblich reduziert.

 

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Software: TROI

Wofür ist es gut?
Komplette Agentursoftware. Angebote und Abrechnung, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung, Akquise und Kontaktverwaltung, usw.

Wie bekommt man es?
www.troi.de

Was kostet es?
Ab 29,90 Euro pro User und Monat

Wer empfiehlt es?
Malte Joergens, Geschäftsführer, adhoc engineering GmbH, und Henning Vossenkaul, Prokurist, adhoc4acp GmbH

Warum muss man es haben?
Wir haben nach einer Fakturierungssoftware gesucht, mit der sich mehrere Unternehmen parallel erfassen lassen, und sind mit TROI fündig geworden. Die Software ist komplett serverbasiert und mit jedem Browser überall zu nutzen.

Nach der Anlage eines Projektes wird aus den Mitarbeitern ein Team erstellt und Kontingente zugewiesen, die Stundenerfassung erfolgt arbeitsbegleitend direkt in der Projektkalkulation. So können wir jederzeit sehen, wo wir mit einem Projekt stehen. Die Rechnung schreiben wir dann auch mit TROI und geben alle Daten per DATEV an unser Steuerbüro weiter. Urlaub und Krankheitstage verwalten wir ebenfalls mit TROI. TROI hat uns eine Menge Transparenz gebracht und ist in den wesentlichen Funktionen schnell einsatzbereit.

 

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Software: Realtimeboard

Wofür ist es gut?
Interaktives Whiteboard

Wie bekommt man es?
www.realtimeboard.com

Was kostet es?
Basisversion kostenlos, bei mehr als drei Usern kostenpflichtig

Wer empfiehlt es?
Stephan Müller, Geschäftsführender Gesellschafter, Grosse8 – visuelle Kommunikation GmbH & Co. KG

Warum muss man es haben?
Wir nutzen Realtimeboard vielfältig: als virtuelles Whiteboard, mit dem wir Ideen sammeln und darstellen können. Aber auch für unser Projektmanagement. Sämtliche Informationen können nicht nur schriftlich, sondern auch visuell dargestellt werden. Jede Art von Datei kann hochgeladen werden, Bilder, PDFs oder Videos können integriert werden. Oder Post-its – für schnelle Ideen und Kommentare. Durch die einfache visuelle Darstellung können sich alle Projektbeteiligten sehr schnell ein umfassendes Bild eines Projektes machen.

Und: Realtimeboard ist sehr einfach zu bedienen: per Drag-and-Drop lädt man alle benötigten Dateien hoch und durch Klicken und Bewegen können sämtliche Informationen individuell strukturiert werden.