Produkt: Recht & Versicherung: IT-Sicherheit im Unternehmen und auf dem Event
Recht & Versicherung: IT-Sicherheit im Unternehmen und auf dem Event
Die Digitalisierung und alle Umbrüche und Neuerungen, auch im Bereich der Sicherheit, die sie mit sich bringt, beherrschen die Wirtschaft seit einigen Jahren. Auch die Eventbranche muss sich vermehrt mit der „neuen“ digitalen Welt auseinandersetzen.
„Im Idealfall hat uns kein Besucher bemerkt“

MRG: starker technischer Partner im Carmen Würth Forum

Die Media Resource Group betreut neben Tour-Produktionen auch Corporate-Events. Im Carmen Würth Forum übernimmt die Firma die technische Durchführung bei Veranstaltungen. Ein Besuch beim dortigen Technologiekongress Hightech Summit 2019.

Carmen Würth Forum
Carmen Würth Forum (Bild: Nicolay Ketterer)

Das 2017 eröffnete Carmen Würth Forum, ein Kongress- und Kulturzentrum im baden-württembergischen Künzelsau-Gaisbach, bietet flexible Veranstaltungsflächen: Im Großen Saal, für bis zu 2.500 Personen geeignet, werden beispielsweise Jubiläumsfeiern, Messen, Produktpräsentationen oder Kongresse abgehalten. Der benachbarte Reinhold Würth Saal mit Raum für 600 Zuschauer eignet sich für anspruchsvolle Firmenveranstaltungen und bietet sich durch seine optimierte Akustik besonders für Kammermusikkonzerte an. Die Location befindet sich gegenüber der Firmenzentrale der Adolf Würth GmbH & Co. KG.

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Im September 2019 fand die jährliche Fachmesse Hightech Summit im Carmen Würth Forum statt, die unter anderem von Würth unterstützt wird. Das Event will „digitale Transformation als Chance“ vermitteln, so der Veranstalter Baden-Württemberg Connected e.V. (bwcon): Mit Vorträgen werden Technologien und Projekte in Themenbereichen wie KI, Blockchain, Cyber Security oder dem 5G-Standard erläutert. Daneben wird auf der Ausstellerfläche eine KI-Messe geboten, bei der sich rund 30 Unternehmen aus Baden-Württemberg präsentieren. Am Abend findet die Preisverleihung des CyberOne Awards statt, der Geschäftskonzepte von Start-ups aus Baden-Württemberg prämieren soll. Insgesamt nehmen rund 1.000 Besucher an der Veranstaltung teil.

Hinter den Molton-Vorhängen der Silent-Conference-Abteile befindet sich die Ausstellerfläche mit Messeständen.
Hinter den Molton-Vorhängen der Silent-Conference-Abteile befindet sich die Ausstellerfläche mit Messeständen. (Bild: bwcon / Uli Regenscheit)

Die technische Durchführung der Veranstaltungen im Carmen Würth Forum wird seit der Eröffnung 2017 vom Technikdienstleister Media Resource Group (MRG) betreut. Projektleiter Michael Fürnstahl ist der Hauptansprechpartner der MRG im Carmen Würth Forum, er kümmert sich um die Events und ist mehrfach pro Woche vor Ort. „Das Carmen Würth Forum fragt bei uns Technik und Personal an. Beim Hightech Summit waren wir auch bei der Vorbesprechung mit dem Kunden dabei, um abzuklären, was gewünscht und möglich ist.“

Parallele Vorträge als Silent Conference

Am Showtag sind 13 Angestellte der MRG vor Ort, sie haben zwei Tage zuvor mit dem Aufbau begonnen. Bei der Veranstaltung ist die große Halle in vier kleine Foren für parallele Vorträge unterteilt – dazu wurden die Bereiche mit Molton-Vorhängen abgetrennt. Die akustische Vermittlung stellte eine besondere Herausforderung dar: „Eine gleichzeitige Beschallung der einzelnen Konferenzen im Raum hätte nicht funktioniert.“ Um eine Überlagerung zu vermeiden, entschieden sich die Veranstalter für eine sogenannte Silent Conference mit Infrarot-Empfängern und Kopfhörern für die Teilnehmer. „In den einzelnen Foren sind jeweils bereits bis zu sechs Funkstrecken für die Mikrofone im Einsatz, im Talk-Forum acht, dazu spielt später eine Live-Band mit DJ nebenan im Reinhold Würth Saal, ebenfalls mit einigen Funkstrecken. Durch die Infrarot-Technik mussten wir kein zusätzliches Frequenz-Management beachten.“ Insgesamt finden den gesamten Tag über 34 Vorträge in den vier parallelen Foren statt, auch ein Simultan-Dolmetscher für englischsprachige Vorträge ist vor Ort.

Drei der vier Forenbereiche, in denen parallel „stille“ Konferenzen stattfinden. Die Teilnehmer wählen dazu den Übertra-gungskanal der jeweiligen Konferenz aus.
Drei der vier Forenbereiche, in denen parallel „stille“ Konferenzen stattfinden. Die Teilnehmer wählen dazu den Übertra-gungskanal der jeweiligen Konferenz aus. (Bild: bwcon / Uli Regenscheit)

Michael Fürnstahl demonstriert das Equipment im Forum 1 – zwei Mikrofon-Headsets für die Präsentierenden, je ein Funkmikrofon für den Moderator und Übersetzer sowie eine sogenannte „Catch-Box“ aus Schaumstoff: „Darin befinden sich ein Funkmikrofon und ein Taschensender zum Herausnehmen. Die Box wird bei Fragen durch das Publikum gereicht oder dem Fragesteller zugeworfen.“ Die Foren beherbergen jeweils 180 bis 250 Teilnehmer. „Bei den ersten Vorträgen waren sogar noch mehr Zuschauer gekommen, die auf den Treppen standen.“

Die bestmögliche Lösung für Location und Kunden

Die generellen Herausforderungen bei der alltäglichen Arbeit als Hausdienstleister im Carmen Würth Forum bestünden in der passenden Logistik, erläutert Fürnstahl. Zusammen mit den technischen Projektleitern im Haus kombiniere man deren vorhandenes Material möglichst sinnvoll mit Zusatzmaterial. Je nach Anforderung strebten sie die bestmögliche Lösung für das Haus und dessen Kunden an. „In vielen Fällen können wir mit dem vorhandenen Material arbeiten – etwa bei Weihnachtsfeiern oder Betriebsmeetings.“ Das komplett klimatisierte Gebäude biete sehr gute Arbeitsgrundlagen. Auf ein technisch hohes Niveau werde im Carmen Würth Forum besonders wertgelegt, vorhanden sind beispielsweise Panasonic-Projektoren oder GLP-Lampen. Bei Bedarf ließen sich kurzfristig Ersatzzeile aus dem eigenen Bestand im gut eine halbe Stunde entfernten MRG-Hauptsitz in Crailsheim besorgen.

Ein Gast spricht in die „Catchbox“, die für Fragen ins Publikum geworfen wird und mit Mikrofon und Funksender ausgestattet ist.
Ein Gast spricht in die „Catchbox“, die für Fragen ins Publikum geworfen wird und mit Mikrofon und Funksender ausgestattet ist. (Bild: bwcon / Uli Regenscheit)

Fürnstahl erinnert sich an imposante bisherige Veranstaltungen im Carmen Würth Forum, bei denen er als Techniker vor Ort war: „Die Innovationstage von Würth beispielsweise – eine Messe, die über zwei Wochen den Großen Saal füllt, auch mit Bands.“ 2018 wurde in diesem Rahmen der Astronaut Alexander Gerst auf der ISS-Raumstation angefunkt. Gerst stammt aus Künzelsau. „Neben der Halle wurde eine rund 30 Meter hohe Antenne aufgebaut.“ Der zuständige Dienstleister kam mit einem LKW samt aufgebauter Antenne. „Wir mussten deren Signal in die Halle bringen und abklären, wie wir das Funksignal auf unsere Tonanlage bekommen. Der Dienstleister hat die Verbindung ins All vorher geprüft, aber bis zum ersten Ton war nicht klar, ob es tatsächlich klappt, aufgrund der Flugbahn und möglicher atmosphärischer Störungen.“

Intensive Betreuung und Offenheit für neue Ansätze

Generell stellen Firmenveranstaltungen ein wichtiges Standbein der MRG dar, die im Touring-Geschäft als technischer Dienstleister bei Andreas Gabalier, Florian Silbereisen oder Produktionen wie „Rock meets Classic“ auftritt. „In den Corporate-Bereich fallen bei uns alle Veranstaltungen unter dem Firmen-Deckmantel – Kongresse, Hauptversammlungen, große Weihnachtsfeiern, Produktvorstellungen, teilweise auch Messen“, so Franziska Bürkle, bei MRG im Bereich Vertrieb und Marketing tätig. Innerhalb der Firma werden Corporate- und Touring-Bereich nicht getrennt: „Wir bieten Kunden und Mitarbeitern die Vielfalt aus zwei Welten und davon profitieren diese auch. Die letzten beiden Jahre haben wir Kunden aus dem Corporate-Bereich zu Backstage-Touren auf Konzerte eingeladen, um ihnen die Möglichkeit für Inspirationen zu geben, aber auch um den Rock’n’Roll-Flair mitzunehmen.“ Sie versuchen, beim Kunden Offenheit für neue Ansätze zu erzeugen, meint Bürkle. Das sei durch knappe Budgets nicht immer leicht, aber umgekehrt wollen sie auch beraten, an welcher Stelle sich bei Bedarf sparen lässt – und wo wiederum am falschen Ende gespart würde.

Silent-Conference-Technik: Ausgabe der Kopfhörer und Infrarot-Empfänger an einen der insgesamt 1.000 Teilnehmer
Silent-Conference-Technik: Ausgabe der Kopfhörer und Infrarot-Empfänger an einen der insgesamt 1.000 Teilnehmer (Bild: bwcon / Uli Regenscheit)

„Wir sind ein technischer Dienstleister mit sehr großem Erfahrungsschatz und können bei vielen Dingen helfen, die nur am Rande die Technik betreffen. Das hilft dem Profi in der Eventagentur und dem Macher im Unternehmen, der gerade mal nebenher eine große Betriebsfeier organisieren soll – denn ein 50-jähriges Firmenjubiläum hat eine Firma schließlich nur einmal. Am Veranstaltungstag ist so viel los, da ist der Kunde schlicht dankbar, den technischen Part abzugeben. Unser Projektleiter nimmt viel Verantwortung ab, und auch die Techniker sind fit und helfen gern mal mit, einen Fehler in einer PowerPoint-Präsentation zu beheben.”

Eine gelungene Veranstaltung besteht für die Media Resource Group in einem positiven emotionalen Erlebnis der Besucher, so der Dienstleister. Dazu gehöre neben der technisch einwandfreien Umsetzung, den Kunden intensiv vor, während und nach der Veranstaltung zu betreuen. „Im Idealfall hat keiner der Besucher mitbekommen, dass von uns jemand da war“, meint Michael Fürnstahl schmunzelnd. Beim Hightech Summit im Carmen Würth Forum blieb der technische Dienstleister so gesehen angenehm „unauffällig“. Auch die Preisverleihung am Abend verlief reibungslos; die Gäste wurden entsprechend dem Abendprogramm eines „Gala-Events“ mit einem Streichquartett und der Band „Deejayplus“ mit DJ und Live-Percussion im Latin-Dance-Bereich unterhalten.

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Produkt: Eventtechnik in Recht & Versicherung: Leistungserfüllung, Verantwortlichkeiten und Vorhersehbarkeit
Eventtechnik in Recht & Versicherung: Leistungserfüllung, Verantwortlichkeiten und Vorhersehbarkeit
Für viele „Nicht-Techniker“ ist Veranstaltungstechnik undurchschaubar – wichtig ist nur, dass am Ende das Licht leuchtet und der Ton läuft. Doch im Rahmen der Eventtechnik muss einiges beachtet werden, auch von eher technikunaffinen Menschen.

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