CrewBrain: Personalplanungstool für die Eventbranche
von Lena Voss,
Das seit 2012 am Markt bekannte Personalplanungstool für die Veranstaltungsbranche „GigPlaner“ hat einen umfassenden Relaunch vollzogen: Unter dem neuen Namen CrewBrain versammeln sich neue und verbesserte Funktionen wie ein elektronisches Fahrtenbuch, die Zeiterfassung auf Tagesbasis oder reine Planungsprojekte.
CrewBrain gibt es als Desktop-Ansicht und als App – die Mitarbeiter können ihre Zeiterfassung so direkt vor Ort erledigen. (Bild: CrewBrain)
Eine Umbenennung nach einer erfolgreichen Marktpositionierung bringt einige Risiken mit sich und ist doch nicht gerade das erste Mittel der Wahl. GigPlaner-Geschäftsführer Sven Schlotthauer will so jedoch den veränderten Anforderungen, die mit dem Wachstum einhergingen, Rechnung tragen: „Im Laufe der Zeit wurde unsere Kundschaft immer internationaler. Der neue Name Crew-Brain erklärt vor allem für englischsprachige Kunden nun exakt, was die Software kann und wofür sie steht.“
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CrewBrain war bereits vor dem Relaunch in vier verschiedenen Sprachen verfügbar, regelmäßige Updates verbesserten stetig die Funktionen, neu ist nun auch eine vollständig überarbeitete und modernisierte Oberfläche sowie weitere verbesserte Funktionalitäten.
Sven Schlotthauer (Bild: Stephan Kaminski)
Am Puls der Zeit: Neue Features
„Die größten Neuerungen betreffen sicher die neue Kategorie ‚Projekte‘, das elektronische Fahrtenbuch sowie die Zeiterfassung auf Tagesbasis“, fasst Schlotthauer die Schwerpunkte des nun abgeschlossenen Remakes zusammen. Außerdem seien die sinnvolle Optimierung und Erweiterung der bereits vorhandenen Funktionen sowie neue Ansichten ein wichtiges Anliegen gewesen.
Projekte
Die neue Kategorie „Projekte“ wurde für solche Projekte geschaffen, die keinen festen Start- oder Endpunkt haben und für die nicht unbedingt Personal benötigt wird – wie z.B. reine Planungsprojekte. Hierbei sei es vor allem darum gegangen, eine Kategorie oberhalb der Jobs zu schaffen, auf die dann eben auch Projektund Planungszeiten sowie eine Planungshistorie dokumentiert werden können: „Auf diese Weise können auch die gesamten Vorarbeiten, die für ein größeres Projekt notwendig sind, vollständig erfasst werden.“
Elektronisches Fahrtenbuch
Das elektronische Fahrtenbuch wurde direkt in die Zeiterfassung integriert. Wird eine Fahrtzeit erfasst, erfragt CrewBrain direkt beim Stempeln automatisch den Kilometerstand sowie das verwendete Fahrzeug. Die ermittelten Fahrzeiten können später wiederum direkt in die Reisekostenabrechnung übernommen und bei Bedarf auch bei Kontrollen vorgezeigt werden.
Erweiterte Zeiterfassung
Eine sehr interessante Neuerung ist die Erweiterung der Zeiterfassung um ein Tageskonto: „Diese Funktion ist tatsächlich nicht ganz neu, sondern in den letzten 1,5 Jahren gereift. Sie ist letztlich daraus entstanden, dass viele Firmen ihre bisherigen Freelancer fest auf Tagesbasis anstellen. Einige unserer Kunden haben dieses System, das man ja z.B. von Ambion kennt, übernommen – daher haben wir diese Funktion entsprechend abgebildet. Da gesetzlich trotzdem ein Zeitkonto geführt werden muss, werden in solchen Fällen zwei parallele Konten für diese Mitarbeiter geführt.“
„Im Schnitt gibt es jetzt alle zwei Monate eine neue und weiter optimierte Version“, verspricht Schlotthauer und betont damit die Intention von CrewBrain, immer nah an den Wünschen des Kunden zu operieren.
Gerade in der Veranstaltungsbranche sind häufig Freelancer in die verschiedenen Projekte eingebunden. „Für Planungstools bzw. planende Verantwortliche ist das eine besondere Herausforderung, die wir mit Crew-Brain aber sehr gut abdecken können“, so Schlotthauer. Ursprünglich konnten Freelancer nur nach Stunden-, Pauschal- oder Tagessätzen abrechnen, seit Mitte 2019 können diese nun aber alle Features des Tools wie z.B. den automatischen Pausenabzug ebenfalls nutzen. Auch in der Rechteverwaltung wurde die Mitarbeit von Freelancern durch angepasste Zugriffsrechte berücksichtigt – denn allein schon aus datenschutzrechtlichen Gründen müssen hier strengere Zugriffsbeschränkungen erfolgen, als es bei festen Mitarbeitern der Fall ist.
Fazit
„Der neue Markenauftritt und die neue Oberfläche von CrewBrain sind für uns ein ganz klares Statement für die Zukunftsfähigkeit unserer Lösung“, resümiert Sven Schlotthauer. Der wachsende Kundenstamm und die zunehmende Internationalisierung dieser scheint dem Team hier Recht zu geben.
