Die fünf Stufen der KI-Integration
Eine aktuelle Bitkom-Studie zur KI-Nutzung in Deutschland zeigt: 36 Prozent der Unternehmen setzen KI bereits ein, weitere 47 Prozent planen oder diskutieren den Einsatz. Gleichzeitig fehlen vielen Organisationen noch die Voraussetzungen für eine breitere Nutzung. Mangelndes Know-how, rechtliche Unsicherheiten, Datenschutzanforderungen und fehlende Ressourcen gehören zu den größten Hürden.
Der internationale Deloitte-Report „State of AI in the Enterprise“ von Anfang des Jahres bestätigt das Bild. Unternehmen bewegen sich von ersten Pilotprojekten in Richtung breiterer Nutzung, aber der Schritt von Experimenten zu skalierbaren Anwendungen bleibt schwierig. Nur 25 Prozent der befragten Unternehmen haben bislang mindestens 40 Prozent ihrer KI-Experimente in den produktiven Einsatz gebracht. 54 Prozent erwarten diesen Schritt innerhalb der nächsten drei bis sechs Monate.
Für die Eventbranche ist diese Entwicklung besonders relevant. Kreativteams, Agenturen und Veranstalter nutzen KI bereits für Konzeptentwicklung, Texte, Recherche, Visualisierungen oder Kommunikation. Die Agenturseite der Eventbranche dürfte hier besonders weit vorne sein, um Effizienzlücken zu schließen oder einfach die Nase weiter vorne zu halten. Was sich aber anhand der aktuellen Zahlen auch ableiten lässt: Corporate Teams, die bereits mit Vibe Coding arbeiten, eigene Tools entwickeln oder KI-Tools testen, sind ebenfalls in einer Vorreiter-Rolle. Auch wenn es sich in der Omni-Präsenz des Themas gar nicht immer so anfühlt.
Schatten-KI: Wenn Mitarbeitende schneller sind als Unternehmen
Der Einstieg in KI erfolgt in vielen Unternehmen nicht über eine zentrale Strategie, sondern über einzelne Mitarbeitende. Sie testen Tools, entwickeln eigene Prompts und finden heraus, wo KI im Arbeitsalltag unterstützen kann.
Gerade in kreativen Branchen ist dieser Zugang nachvollziehbar. Wer täglich Konzepte entwickelt, Präsentationen erstellt oder Kommunikation vorbereitet, erkennt schnell, wo KI Zeit sparen kann. Gleichzeitig entsteht dadurch ein neues Spannungsfeld: Die Technologie wird genutzt, bevor Unternehmen gemeinsame Regeln und Erfahrungen aufgebaut haben.
Bitkom bezeichnet dieses Phänomen als Schatten-KI. Laut einer repräsentativen Unternehmensbefragung gehen 42 Prozent der Unternehmen davon aus, dass Mitarbeitende private KI-Tools zumindest gelegentlich für ihre Arbeit einsetzen. Gleichzeitig haben erst 23 Prozent verbindliche Regeln für den KI-Einsatz etabliert.
Für Führungskräfte bedeutet das nicht automatisch, diese Nutzung zu verhindern. Vielmehr müssen Unternehmen verstehen, welche Anwendungen bereits genutzt werden und welchen Nutzen sie bringen können.
Denn wer KI sinnvoll einsetzen möchte, muss die Technologie zunächst kennen. Ob diese Auseinandersetzung von einzelnen Teams ausgeht oder von der Geschäftsführung selbst, ist dabei zweitrangig. Wichtig ist dabei, dass eigene Erfahrungen gesammelt werden.
Ein Geschäftsführer einer Eventagentur erzählte mir kürzlich, dass er neue KI-Tools zunächst selbst intensiv testet, bevor er Lizenzen für sein Team anschafft. Nicht, um die Nutzung zu zentralisieren, sondern um besser beurteilen zu können, welche Anwendungen tatsächlich relevant sind.
Das wird vielleicht eine der nötigen neuen Kompetenzen von Führungskräften – zu wissen, was die KI-Tools tatsächlich leisten können und wo die Grenzen liegen.
Die fünf Stufen der KI-Integration
Im Zuge der Recherche zu diesem Artikel habe ich eine Deep Research in einem KI-Tool durchlaufen lassen. Mich hatte dabei interessiert, wie AI Adoption Patterns in der Eventbranche aussehen. Im Ergebnis aus wissenschaftlichen Texten und Marktbeobachtungen stand ein fünf-stufiges Reifegradmodell, auf das sich ein Blick lohnt.
Stufe 1: Individuelles Experimentieren
Einzelne Mitarbeitende testen KI-Tools eigenständig. Erste Erfahrungen entstehen, aber es gibt noch keine gemeinsamen Regeln, keine Lernstruktur und keine systematische Bewertung. Typische Anwendungen sind erste Textentwürfe, Recherche, Ideenentwicklung oder Visualisierungen.
Stufe 2: Unterstützte Produktivität
Unternehmen beginnen, Orientierung zu schaffen. Es entstehen erste Empfehlungen, Schulungen oder Guidelines. KI hilft dabei, bestehende Aufgaben schneller zu erledigen. Die grundlegenden Arbeitsabläufe verändern sich jedoch noch nicht.
Stufe 3: Standardisierte Workflows
KI wird Teil wiederkehrender Prozesse. Teams definieren, welche Aufgaben unterstützt werden, wie Ergebnisse geprüft werden und welche Verantwortung beim Menschen bleibt. Aus individuellen Erfahrungen entstehen gemeinsame Standards: beispielsweise Prompt-Sammlungen, Qualitätskontrollen oder feste KI-gestützte Abläufe.
Stufe 4: Datenbasierte Organisation
Unternehmen verbinden KI mit eigenen Daten und Wissensbeständen. Dazu können CRM-Systeme, vergangene Eventprojekte, Teilnehmerinformationen oder internes Know-how gehören. Aus allgemeinen KI-Tools entstehen individuelle Assistenzsysteme, die auf die Anforderungen der Organisation zugeschnitten sind.
Stufe 5: AI-native Eventorganisation
Auf dieser Stufe verändert KI nicht mehr nur einzelne Aufgaben, sondern die Organisation selbst. Teams arbeiten mit spezialisierten KI-Assistenten, analysieren Szenarien, treffen datenbasierte Entscheidungen und entwickeln neue Leistungen oder Eventformate, die ohne KI nicht möglich wären.
Wofür das Alles?
Die Veranstaltungsbranche hat bei KI eine besondere Ausgangslage. Events leben von Kreativität, Begegnung und menschlicher Interaktion. Gleichzeitig ist sie über ihre Konfiguration der unzähligen beteiligten Gewerke, die gemeinsam ein Event erst realisieren, vielschichtig aufgestellt.
Die Auswertung der aktuellen wissenschaftlichen Lage ergab, dass sich noch einige Arbeitsbereiche anschauen lassen, um die Möglichkeiten von KI-Tools auszutesten und zu bewerten.
Adoptionsgrade entlang des Event-Lifecycles
Wo KI heute bereits eingesetzt wird – und wo Unternehmen noch am Anfang stehen.
| Eventphase | KI-Nutzung | Beispiele |
| Konzeption & Ideation |
hoch
|
Ideen, Dramaturgie, Titel, Personas, Formate |
| Marketing & Kommunikation |
hoch
|
Texte, Bilder, Kampagnen, Segmentierung |
| Administration & Projektarbeit |
mittel bis hoch
|
Protokolle, Timings, Briefings, Zusammenfassungen |
| Sales & Besuchergewinnung |
mittel
|
Lead Scoring, Ansprache, Chatbots |
| Produktion & technische Planung |
mittel
|
Visualisierung, Dokumentation, Simulationen |
| Live Experience |
niedrig bis mittel
|
Übersetzung, Concierge, Empfehlungen, Interaktion |
| Datenanalyse & ROI |
niedrig bis mittel
|
Sentiment, Flow, Zielgruppenanalyse, Reporting |
| Strategische Unternehmenssteuerung |
eher niedrig
|
Ressourcenplanung, Wissenssysteme, Geschäftsmodelle |
| Einordnung auf Basis von Forschung und Marktbeobachtung. | ||
KI kann helfen, Konzepte schneller zu entwickeln, Zielgruppen besser zu verstehen oder Teilnehmererlebnisse zu verbessern. Aber nicht jede Automatisierung macht ein Event besser. Am Ende bleibt wichtig, genau zu wissen, wofür KI eingesetzt werden kann, sollte oder sogar muss.
In dem Sinne – Was immer wir auch tun: Human Value First!
Über den Autor
(Bild: Anne Kaiser)Maxi Neßmann ist Product Owner & Content Editor Live-Com bei Event Partner und beschäftigt sich mit den Zukunftsthemen der Live-Kommunikation. Seine Schwerpunkte liegen auf Künstlicher Intelligenz, neuen Arbeitsweisen, Community- und Eventformaten sowie der Frage, wie Technologie die Rollen, Prozesse und Erlebnisse der Branche verändert. Dabei interessiert ihn vor allem, wie aus technologischer Innovation echter Mehrwert für Event Professionals entsteht. Als Kopf hinter dem neo summitbringt er diese Themen auf eine Plattform und schafft Raum für Austausch, Experimente und neue Perspektiven auf die Zukunft der Eventbranche.
