Checkliste: Messe planen

In wenigen Schritten zum perfekten Messeauftritt

Die Teilnahme an einer Messe ist immer ein ganz besonderes Highlight. Kaum eine andere Werbemaßnahme bietet ein so großes Potenzial, das Unternehmen von seiner besten Seite zu zeigen. Um den gewünschten Erfolg zu erzielen, ist ein professionelles Messekonzept unverzichtbar.

Bevor man startet, sind die Ziele der Messe zu definieren. Kurzum: Was möchte man durch die Teilnahme erreichen? Handelt es sich um eine reine Unternehmenspräsentation oder sollen neue Produkte und Dienstleistungen vorgestellt werden? Möchte man bestehende Kontakte intensivieren oder vorwiegend neue Kontakte knüpfen? Die Beantwortung dieser Fragen ist wichtig, denn davon hängt ein Großteil der inhaltlichen Ausgestaltung ab. Und nur wer im Vorfeld klare Ziele definiert, kann nach der Messe den Erfolg bewerten.

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Auf ein einheitliches Erscheinungsbild achten

Besucher einer Messe werden mit einer Fülle an Eindrücken konfrontiert. Besonders wichtig ist es daher, für einen unmittelbaren Wiedererkennungseffekt zu sorgen. Am besten gelingt dies, wenn der Messeauftritt durch und durch einheitlich gestaltet wird. Von der Einladungskarte über alle Werbematerialien bis hin zum Design des Messestandes sollte alles aus einem Guss kommen. Um hier auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem professionellen Dienstleister, der eine Vielzahl der benötigten Materialien liefern kann.

Stand von Cewe-Print auf dem 15. Bayerischen Mittelstandstag in der BMW Welt
Stand von Cewe-Print auf dem 15. Bayerischen Mittelstandstag in der BMW Welt (Bild: Marion Vogel/Cewe-Print)

Die Convent Kongresse GmbH, ein Unternehmen der Zeit Verlagsgruppe, das jährlich 50 Veranstaltungen bundesweit organisiert, verlässt sich daher gerne auf Cewe-Print. Detlev Leisse, Geschäftsführer der Convent Kongresse GmbH, bestätigt: „Wir produzieren alle unsere Broschüren, Flyer, Banner – was wir brauchen, um die Veranstaltung zu kommunizieren – bei Cewe-Print.“

Richtig kommunizieren in Wort und Schrift

Der schönste Messeauftritt hat kaum einen Nutzen, wenn keine Gespräche stattfinden. Um möglichst viele Besucher an den Stand zu bringen, sollte im Vorfeld umfangreich über die Teilnahme informiert werden. Die Möglichkeiten an Publikationen sind vielfältig: Pressemeldungen, ein Eintrag im Messekatalog, ein Hinweis auf der Internetseite und persönliche Einladungen sorgen für entsprechende Aufmerksamkeit und steigern die Chance auf eine hohe Besucherfrequenz. Das erste Etappenziel ist damit bereits geschafft.

Nun gilt es, die richtige persönliche Ansprache zu finden. Idealerweise werden Mitarbeiter, die das Unternehmen auf einer Messe vertreten, anhand eines Kommunikationsleitfadens auf die Gespräche vorbereitet. Zur Dokumentation der Gespräche sollten die Mitarbeiter mit eigens für die Messe angefertigten Kontaktformularen ausgestattet werden. So kann man nicht nur die Anzahl der Gespräche erfassen, sondern behält auch den Überblick über die besprochenen Themen. Letzteres ist besonders bei der Nachbereitung der Messe eine große Unterstützung.

Messestand von Cewe-Print
Messestand von Cewe-Print (Bild: Cewe-Print)

Eine Vielfalt an Werbemitteln anbieten

Unterschiedliche Besucher haben unterschiedliche Anforderungen. Potenzielle Neukunden werden eher nach einer Unternehmensbroschüre Ausschau halten. Bestandskunden möchten sich wahrscheinlich vorwiegend über Produktneuheiten informieren. Medienvertreter erwarten eine Pressemappe. Einige Besucher freuen sich über praktische Give-aways wie Schreibblöcke oder Haftnotizen. Andere Besucher hingegen möchten möglichst platzsparende, leichte Materialien mitnehmen. Es empfiehlt sich daher, die Auswahl an Werbemitteln für eine Messe etwas umfangreicher zu gestalten. Broschüren & Co. sollten neben dem Standardformat auch in komprimierter Form, zum Beispiel als handlicher DIN lang Flyer angeboten werden.

Einen Sicherheitsvorrat einplanen

Kaum etwas ist ärgerlicher, als wenn sich der Bestand an Broschüren, Pressemappen oder sogar Visitenkarten während der Messe dem Ende zuneigt. Ein Stressfaktor, der in jedem Fall vermieden werden kann. Für alle Werbemittel gilt daher: Lieber zu viel als zu wenig einplanen. Sind die Lagerkapazitäten am Stand begrenzt, kann ein zusätzlicher Vorrat auch in der Nähe des Messegeländes, z.B. in einem Lieferwagen oder in einem Hotelzimmer aufbewahrt werden. So spart man Platz am Stand und kann dennoch täglich Nachschub holen. Sollte der Ernstfall dennoch eintreten, ist man gut beraten, für die Erstellung der Drucksachen mit einem professionellen und serviceorientierten Dienstleister wie etwa Cewe-Print zusammenzuarbeiten.

Stand von Cewe-Print auf dem 15. Bayerischen Mittelstandstag in der BMW Welt
Stand von Cewe-Print auf dem 15. Bayerischen Mittelstandstag in der BMW Welt (Bild: Marion Vogel/Cewe-Print)

Nicht in Vergessenheit geraten

Auch wenn in den Tagen nach der Messe eine kurze Verschnaufpause benötigt wird, sollte man zeitnah mit der Nachbereitung beginnen. Durch die Auswertung der Kontaktbögen erhält man einen guten Überblick, welcher Interessent oder Kunde welche Informationen und Angebote zugeschickt bekommen möchte. Um grundsätzlich in Erinnerung zu bleiben, sollten individualisierte Danksagungskarten an alle Besucher verschickt werden. Sofern Gewinnspiele oder andere Aktionen durchgeführt wurden, sind die Gewinner oder Teilnehmer über die Auswertung zu informieren. Gern gesehen ist auch die Veröffentlichung von Bildmaterial, dass den Besuchern für eigene Zwecke zur Verfügung gestellt wird. Wichtig ist, das Momentum nach der Messe aufrecht zu erhalten und die wertvollen Kontakte nicht versanden zu lassen.

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