Erfolgreiche Events planen

Checkliste: Wird Ihr Event erfolgreich?

Kein anderes Marketinginstrument bietet so viel Fehlerpotential wie die Erlebniskommunikation. Planung hin oder her, am Ende kommt es immer auf ein optimales Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Beteiligten an: Den Dienstleistern, Agenturen, Logistikunternehmen sowie den Besuchern selbst. Denn alles geschieht live. Anders als bei einer Werbeanzeige oder einem PR-Artikel gibt es in der Regel keinen Plan B, auf den man problemlos – und wirtschaftlich sinnvoll – ausweichen könnte. Machen Sie also bereits im Vorfeld den Test: Wird Ihr Event erfolgreich? 

Das Design einer indoor Gala / Veranstaltung
(Bild: Pixabay.com)

Da Veranstaltungen live stattfinden, ist es quasi unmöglich während des Ablaufes einzugreifen und eventuelle Probleme unauffällig zu beheben. Lediglich bei der Dokumentation eines Events gibt es Möglichkeiten zur Fehlerkorrektur: Erlebnisberichte können beschönigt werden, Videos zugeschnitten und Bilder bearbeitet werden. Denn wer hat sich nicht schon einmal von einem fetzigen Trailer ins Kino locken lassen, nur um schlussendlich beim Film fast einzuschlafen? Oder seine Makel per Photoshop wegretuschieren lassen?

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Für ein erfolgreiches Live Event mit der gewünschten Wirkung auf die Zielgruppe müssen jedoch alle beteiligten Dienstleister nahtlos zusammenarbeiten. Nur so wird ein Event zu einer mitreißenden und begehbaren Inszenierung. Sobald ein Fehler in dieser Inszenierung auftritt, ist die Gefahr hoch, dass die Botschaft des Events nicht mehr in der gewünschten Weise bei den Besuchern ankommt. Denn da die Übertragung der Botschaft live erfolgt, bekommen die Besucher natürlich alle Pannen während der Inszenierung ungeschönt mit. Die Folge: Die Spannung sinkt, die Illusion zerbricht.

Damit das nicht passiert, haben wir eine Checkliste zusammen getragen, um erfolgreiche Events zu planen:

  1. Sprechen die geplanten Kommunikationsmittel die Zielgruppe an? Machen Sie potentielle Besucher neugierig auf den Besuch des Events?
    Check:
  2. Wurden die auf dem Event anwesenden Mitarbeiter und Dienstleister angemessen geschult, um die Botschaft des Events zu kommunizieren und auf diese Weise die Inszenierung zu unterstützen?
    Check:
  3. Hat das Event einen Spannungsbogen, der die Aufmerksamkeit der Besucher im gesamten Verlauf der Veranstaltung fesselt? Gibt es Elemente, die die Zielgruppe überraschen und nachhaltig beeindrucken werden?
    Check:
  4. Umfasst die Veranstaltung emotionale Elemente, die die Besucher auf dieser Ebene anspricht und damit nachhaltig Erinnerungen an die Veranstaltung verankert?
    Check:
  5. Sind interaktive Elemente zur Beteiligung der Besucher geplant?
    Check:
  6. Verfolgt das Event eine zur Botschaft passende optische Idee?
    Check:
  7. Fügen sich die akustischen Elemente in die Inszenierung der Veranstaltung ein?
    Check:
  8. Gibt es einen Projektleiter, der den Überblick behält, die Aufgaben koordiniert und im Notfall eingreifen kann?
    Check:
  9. Sind die beteiligten Dienstleister und Servicekräfte engagiert und motiviert?
    Check:
  10. Unterstützt der Aufbau und der Inhalt des Events im Rahmen der Corporate Identity des Unternehmens die zu vermittelnde Botschaft?
    Check:
  11. Deckt das festgelegte Budget die Kosten für das Event?
    Check:
  12. Wird das Event durch eine effektive und sinnvolle Kommunikationsstrategie ergänzt? Sind Informationen zum Event an die gewünschte Zielgruppe gelangt?
    Check:
  13. Hat das Event einen einzigartigen Charakter, wodurch es sich von Veranstaltungen des Wettbewerbs abhebt?
    Check:
  14. Wird das Event in einer ansprechenden und vom Kunden gewünschten Qualität inszeniert?
    Check:

 

Wenn Sie diese 14 Fragen mit Ja beantworten können, stehen die Chancen mehr als gut, dass Ihr Event erfolgreich wird! 

 

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