„Beziehungen schaden nur dem, der keine hat“ ist ein altes Sprichwort, das heutzutage mehr denn je an Bedeutung gewinnt. Netzwerke sind wichtig, und sie werden immer wichtiger. Das trifft nicht nur auf den Bereich des Verkaufens zu, sondern vor allem in der Event- und Kongressbranche.

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Wer von uns hat nicht schon mal in einem Meeting gesessen und das Gefühl gehabt, dass er seine wertvolle Zeit vergeudet? Und wer hat nicht schon mal seine E-Mails gecheckt oder sich weggeträumt, anstatt der Referentin oder dem Referenten zuzuhören?

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Incentives sind ein gebräuchliches Instrument zur Motivation von Mitarbeitern, Vertriebspartnern und Kunden – und ein besonders wirksames dazu. Das gilt speziell für Reisen und Einladungen zu Events, die von den Empfängern im Vergleich z. B. zu Bonuszahlungen stärker als Zeichen persönlicher Wertschätzung empfunden werden. Das bestätigen wissenschaftliche Studien*. Doch diese Vorzüge begünstigen auch den Missbrauch.

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Eine Analyse, die auch jetzt noch Bestand hat: Gezielte Dämpfer auf die Digital-Euphorie bei der Planung und Durchführung von Events verteilte Prof. Dr. Hans Rück, Dekan des Fachbereichs Touristik­/­Verkehrswesen an der Hochschule Worms, am MICE-Day des ITB-Kongresses 2016 in Berlin. Präzise wog er in seiner Präsentation „SoLoMo – die faszinierenden Chancen und verdeckten Risiken der Digitalisierung von Events“ ab.

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Etliche Agenturen haben das Jonglieren mit Margen zu einer Kunstform entwickelt. Das Problem ist nur: Das reine Bauchgefühl, das oftmals für die Festlegung einer rentablen Marge herhalten muss, kann sehr leicht trügen. Echte Transparenz über den wirklichen Aufwand und die tatsächlichen Margen gewinnt eine Agentur so jedenfalls nicht.

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Bei einem Pitch können Agenturen viel Kreativpotential entfalten, eine Standortbestimmung innerhalb des Wettbewerbs nutzen und eventuell neue Kunden überzeugen. Unternehmen erhalten über den Pitch viele neue Ideen, Impulse und Input aus verschiedenen Perspektiven.  Theoretisch. Doch die Pitch-Praxis ist umstritten und bei vielen Agenturen nicht sehr beliebt. Was macht einen fairen Pitch aus?

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Persönlicher Kontakt wird trotz oder gerade wegen der Digitalisierung immer wichtiger. Dies führt dazu, dass auch in Unternehmen die Bedeutung von Meetings und Events zunehmend steigt. Was spricht dafür Events von externen Dienstleistern durchführen zu lassen oder intern zu planen? René Proske, Geschäftsführer der Proske GmbH, hat die Vor- und Nachteile zusammengefasst.

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Giveaways bieten Firmen eine ideale Möglichkeit, ihr Logo und/oder ihre persönliche Werbebotschaft dauerhaft im (potentiellen) Kundenumfeld zu platzieren, zielgenau Aufmerksamkeit zu erregen und eine kleine Freude zu bereiten.

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Fachmessen und Fachkongresse können unter „strengen Auflagen“– mit Schutzkonzept – in vielen Bundesländern wieder stattfinden (Stand Ende Mai 2020) – z. B. in NRW ab dem 29. Mai mit bis zu 1.000 Teilnehmern. Doch was bedeuten 1,5 m Mindestabstand und maximal 1 Besucher / Teilnehmer auf 10 qm Freifläche (1 / 10 qm) in der Praxis? Welche Folgen hat das für die maximale Teilnehmerzahl (Pax_max) im Plenarsaal und wie reduziert sich Pax_max ggf. durch enge Kapazitätsgrenzen am Tagungsbüro, in der Fachausstellung, beim Catering und durch die Toilettensituation? Welche Personendichte ist relevant? Wie wird sie gemessen? Was machen die Corona-Auflagen mit dem Kongress, den Teilnehmern, dem Veranstalter und dem Betreiber? Diese Fragen waren Gegenstand der Machbarkeitsstudie für einen realen Kongress, deren Bedingungen und Konsequenzen nachfolgend aufgezeigt werden. Am Ende steht für jedes Gewerk und den Kongress als Ganzes der KO oder das GO. GO oder KO?

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Die Digitalisierung im Tagungsgeschäft – kaum ein Thema wird aktuell kontroverser diskutiert als dieses. Im Mittelpunkt der Debatte steht die Echtzeitabfrage von Preisen und Verfügbarkeiten, Instant-Book genannt. Von „das ist die Zukunft“ bis „steckt noch in den Anfängen“ sind verschiedenste Meinungen am Markt vertreten.

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