Wie führt ein Eventdienstleister KI ein, ohne sich in Tools zu verlieren? Sebastian Schäffler, geschäftsführender Gesellschafter der b&b eventtechnik GmbH, erzählt in fünf Teilen, welche Schritte sein Unternehmen gegangen ist. Teil 1: warum am Anfang die Geschäftsführung selbst lernen musste.
(Bild: gregor König - b&b eventtechnik)
Ein öffentlicher Auftraggeber suchte einen Technikpartner für eine digitale Veranstaltung. Gefragt war aber nicht nur die Technik, sondern auch Beratung zu Programm, Inhalten und Ablauf, dazu die gesamte Umsetzung.
Normalerweise kommen Kunden mit ihren Ideen zu uns, und wir setzen sie technisch und baulich um. Programm und Inhalte gehören eigentlich nicht zu unserem Kerngeschäft. Und die Arbeitslast im Team war ohnehin hoch.
Wir haben uns trotzdem beworben. Das Team hat die Vorgaben gemacht, die KI hat daraus alle notwendigen Unterlagen zusammengestellt und aufbereitet. Am Ende haben wir den Auftrag gewonnen.
Für mich war das der Moment, in dem klar wurde: KI macht uns nicht nur schneller. Sie macht Aufgaben möglich, die wir vorher nicht hätten stemmen können. Und sie hilft uns, Aufträge zu gewinnen, die wir ohne sie vielleicht nicht bekommen hätten.
Wie kommt ein Eventdienstleister dahin? In dieser Kolumne erzähle ich es in fünf Teilen. Mit dem, was funktioniert hat, und mit dem, was nicht.
Der Antrieb kam von innen
Einen Auslöser von außen gab es bei uns nicht. Als Eventtechniker beschäftigen wir uns ständig mit neuen Technologien, und in KI habe ich früh viel Potenzial gesehen. Mir war aber auch klar: Wenn ich KI in unserem Unternehmen einführen will, muss ich selbst verstehen, worüber ich rede. Sonst kann ich weder beurteilen, welches Tool zu uns passt, noch erkennen, wo KI uns wirklich weiterbringt und wo sie nur Spielerei ist.
Erst lernen, dann einführen
Deshalb habe ich das Thema nicht delegiert, sondern bin selbst zurück auf die Schulbank. Im Mai 2025 habe ich den Zertifikatslehrgang AI Officer beim Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) abgeschlossen, im September 2025 den IHK-Lehrgang KI-Kompetenz. Von Juli 2025 bis Januar 2026 lief zusätzlich eine Weiterbildung zum KI-Innovationsmanager mit Schwerpunkt Digitalisierung und Automatisierung.
Entscheidend waren am Ende nicht die Zertifikate, sondern drei Themen, die unsere ganze Einführung geprägt haben:
- Wie KI arbeitet: Sie berechnet Wahrscheinlichkeiten. Was sie liefert, klingt plausibel, ist aber nicht geprüft. Wer das verstanden hat, prüft anders.
- Was rechtlich gilt: EU AI Act und DSGVO greifen ineinander. Das Wichtigste dazu steht im Kasten unten.
- Wie Veränderung gelingt: Eine Einführung ist ein Change-Projekt. Menschen müssen mitgenommen werden, sonst bleibt das beste Tool ungenutzt.
Daraus ist für mich ein Grundsatz geworden: Delegieren kann man nur, was man selbst beurteilen kann. Deshalb ist KI bei uns Chefsache. Die Geschäftsführung gibt die Richtung vor, und die kann nur vorgeben, wer weiß, wohin es geht.
Ein eigener Plan statt einer Vorlage
Bevor wir mit der Umsetzung begonnen haben, haben wir uns intensiv mit dem Thema beschäftigt: Welche Tools gibt es, was passt zu uns, wo liegen die Risiken? Webinare, Fachartikel und der Hilfebereich unserer KI-Plattform haben uns dabei geholfen. Am Ende stand ein eigener Plan, kein fertiger Fahrplan von der Stange. Im Januar 2026 ging es los: mit Langdock als zentraler Plattform für alle, die bei uns mit KI arbeiten.
Was danach kam, war weniger Technik als Organisation. Regeln, Schulungen, Gewohnheiten. Darum geht es in den nächsten vier Teilen.
Grundlagen: EU AI Act und DSGVO
Die EU-KI-Verordnung, kurz AI Act, regelt KI nach ihrem Risiko:
- Verboten sind zum Beispiel Social Scoring oder das Erkennen von Emotionen am Arbeitsplatz.
- Hochrisiko-KI ist etwa KI, die eingesetzt wird, um Bewerbungen zu sichten, zu filtern oder Bewerber zu bewerten. Dafür gelten strenge Pflichten, nach der Anpassung durch den sogenannten Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027.
- Transparenzpflichten gelten zum Beispiel für KI-Bilder und KI-Videos, die echt wirken. Es muss offengelegt werden, dass sie künstlich erzeugt sind.
- Alles andere, also Texte, Zusammenfassungen oder Ideen, hat ein geringes Risiko.
Wichtig ist Ihre Rolle: Wer KI entwickelt, ist Anbieter. Wer KI im Unternehmen einsetzt, ist Betreiber. Die meisten Eventunternehmen sind Betreiber. Für Betreiber gilt schon seit Februar 2025 die Pflicht zur KI-Kompetenz. Mehr dazu in Teil 3.
Und die DSGVO? Sie gilt neben dem AI Act unverändert weiter. Sobald personenbezogene Daten in ein KI-Tool kommen, etwa Namen von Gästen, Kunden oder Mitarbeitern, brauchen Sie dafür eine Rechtsgrundlage und einen vorher festgelegten Zweck. Wie wir das im Alltag mit einer einfachen Datenampel lösen, zeigt Teil 2.
Können Sie alle sechs beantworten, sind Sie bereit für den nächsten Schritt. Wenn nicht, wissen Sie jetzt, wo Sie anfangen.
Und bei Ihnen?
Wer treibt das Thema KI in Ihrem Unternehmen voran: die Geschäftsführung, eine eigene Stelle oder einzelne Begeisterte im Team? Schreiben Sie mir gerne per E-Mail oder über LinkedIn, wie Sie gestartet sind.
Im nächsten Teil: Wer KI versteht, will sie nutzen. Und merkt schnell, dass ohne Regeln jeder ein anderes Tool mit anderen Daten nutzt. In Teil 2 geht es um unsere Leitplanken, um eine einfache Datenampel und darum, was die DSGVO damit zu tun hat.
Über den Autor:
Sebastian Schäffler ist geschäftsführender Gesellschafter der b&b eventtechnik GmbH in Filderstadt bei Stuttgart. Das Unternehmen setzt seit über 25 Jahren mit knapp 60 Mitarbeitern Events um, von Medientechnik und Messebau bis zu Streaming und Mietmobiliar. Schäffler ist zertifizierter AI Officer (BVDW) und KI-Innovationsmanager und verantwortet bei b&b die Einführung von KI.
