Neues Whitepaper zeigt Wandel im strategischen MICE Management
von Redaktion,
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Wer Meetings und Events im Unternehmen steuert, muss heute weit mehr als die Buchung im Blick haben: Einkaufs- und Freigabeprozesse, interne Verantwortlichkeiten, IT-Systeme, Abrechnung und Reporting greifen zunehmend ineinander. In einem neuen Whitepaper hat MICE Portal die Anforderungen an einen unternehmensweit gesteuerten MICE-Einkauf systematisiert und drei Entwicklungen identifiziert, die besonders deutlich zeigen, wie sich das MICE Management verändert.
Josephine Gräfin von Brühl, CEO von MICE Portal
Unternehmen bildeten laut aktuellem Meeting- & EventBarometer von GCB, EVVC und DZT mit 52,5 Prozent die größte Veranstaltergruppe in Deutschland – und seien damit unmittelbar von diesem Wandel betroffen.
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MICE Management wird zur Organisationsaufgabe
Zentrale MICE-Prozesse beträfen längst nicht mehr nur Event- oder Travel Management. Einkaufsrichtlinien, Freigaben und Compliance müssten ebenso berücksichtigt werden wie interne Verantwortlichkeiten, was die Einführung zur Change-Management-Aufgabe mache. Wie wichtig die organisatorische Ebene sei, habe der diesjährige MICE Executive Circle von MICE Portal am Beispiel EnBW gezeigt: Dem Rollout seien ein Managementmandat und eine Analyse bestehender Abläufe vorausgegangen, begleitet durch interne Kommunikation.
Schnittstellen werden zum Schlüsselfaktor
Mit der Einbindung in zentrale Unternehmensstrukturen wachse die Bedeutung von Schnittstellen. Daten aus dem MICE Management müssten auch für vor- und nachgelagerte Abläufe verfügbar sein. Am Beispiel DATEV zeige MICE Portal, wie sich eine solche Integration entwickeln könne: Auf die zentrale Ausschreibung und Verhandlung von Hotelraten sei eine Buchungsplattform mit SAP-Anbindung gefolgt; heute reiche der digitale Workflow von der Buchungsgenehmigung bis zur automatischen SAP-Bestellung.
Finance rückt näher an das MICE Management
Auch die Abrechnung werde Teil eines durchgängigen MICE-Prozesses. Kostenstellen und Budgets könnten bereits bei der Buchung hinterlegt, Rechnungen anschließend mit erbrachter Leistung abgeglichen werden. Am Beispiel Roche zeige MICE Portal, wie Abrechnung, Zahlungsabwicklung und Zuordnung zu Sachkonten in den MICE-Prozess eingebunden werden könnten. Rechnungsdaten ließen sich automatisiert aufbereiten und an nachgelagerte ERP-Systeme übergeben; MICE Portal bündele diese Schritte im Digitalen Invoicing Service.
„Strategisches MICE Management bedeutet heute mehr als die zentrale Buchung von Veranstaltungen”, erklärt Josephine Gräfin von Brühl, CEO von MICE Portal. „Entscheidend ist, die einzelnen Schritte so miteinander zu verbinden, dass Unternehmen den gesamten Prozess transparent steuern können.”
Nach 20 Jahren Erfahrung mit Kundenprojekten beziffere MICE Portal das mögliche Einsparpotenzial durch Automatisierung und Skaleneffekte auf bis zu 30 Prozent der Organisationskosten. Das vollständige Whitepaper „Strategisches MICE Management” steht unter miceportal-solutions.de zum Download bereit.
