Teilnehmermanagement für Events in Zeiten der Coronakrise

Unter welchen Bedingungen könnten Veranstaltungen auch während der Corona-Krise wieder durchgeführt werden? Damit hat sich auch das Wuppertaler Unternehmen für Teilnehmermanagement Guest-One beschäftigt und Maßnahmen hinsichtlich des Teilnehmer- und Crewmanagement erarbeitet.

(Bild: Guest-One)

Aufgrund der Coronakrise bleiben Großveranstaltungen zunächst bis zum 31. August 2020 weiter verboten. Die Definition, was konkret eine Großveranstaltung ist, lässt zum einen noch auf sich warten, zum anderen dürfte jedes Bundesland hierzu auch eigene Größenordnungen festlegen.

Schleswig-Holstein hat als eines der ersten Bundesländer eine Grenze bei 1.000 Personen gezogen. Wer jetzt jedoch hofft, dass Veranstaltungen bis zu 1.000 Personen gefahrlos stattfinden können, der dürfte enttäuscht werden. Die finale Entscheidungshoheit und auch die Definition der zu erfüllenden Auflagen obliegt den örtlichen Genehmigungsbehörden.

Erinnert man sich an die Absage der ITB: Sie erfolgte ja nicht durch das Land Berlin, sondern durch den Veranstalter. Er konnte die umfangreichen Auflagen nicht erfüllen. Vor diesem Hintergrund bekommt man eine ungefähre Vorstellung davon, wie schwierig es auch nach dem Stichtag bleiben dürfte, sicher(e) Veranstaltungen durchzuführen. Umso wichtiger ist es für Behörden wie für Veranstalter, sich bereits heute über geeignete Maßnahmen Gedanken zu machen, die eine ordnungsgemäße Durchführung von Veranstaltungen ermöglichen können.

Neben der Kreation von neuen Veranstaltungsformaten, Raumkonzepten sowie der Anpassung der Infrastruktur kommt dabei auch dem Teilnehmer- und Crewmanagement eine besondere Bedeutung zu.

Wo auch heutzutage noch häufig mit Excel-Listen hantiert wird, werden professionelle Systeme und durchdachte Prozesse Einzug halten müssen – und zwar nicht nur, um behördliche Auflagen zu erfüllen, sondern auch um eine entsprechende Dokumentation zu gewährleisten.

Nachfolgend hat Guest-One zusammengestellt, inwieweit ein professionelles Teilnehmer- und Crewmanagement die Behörden bei der Genehmigung sowie Veranstalter und Agenturen bei der Umsetzung unterstützen kann.

Vor dem Event: Einladungs- und Anmeldephase

• Zentrale Erfassung und Verwaltung aller relevanten Personendaten in einem System und damit in einem organisatorischen Ablauf.
• Personalisierte Einladungen und konfigurierbare Anmeldesysteme ermöglichen individuelle und kategoriespezifische Registrierungen. Abfragen zu Vorerkrankungen oder Risikofaktoren können implementiert werden.
• Integriertes Dokumentenhandling – benötigte Dokumente, Nachweise oder Erklärungen können bereitgestellt, erfasst und verwaltet werden. Umfängliche Teilnehmerinformationen und Listen stehen in Echtzeit zur Verfügung
• Veranstaltungen oder Veranstaltungsteile können mit Kontingenten hinterlegt werden. Die Vergabe von Tagen, Terminen oder Zeit-Slots auf Personenbasis kann ebenso gewährleistet werden, wie die Zuordnung der Teilnehmer auf differenzierte Gruppen oder Location-Bereiche.
• Das System liefert die Datenbasis für weitere beteiligte Gewerke, z.B. zur Planung von Catering(zahlen), Übernachtungen, Buslogistik o. ä.

Während des Events: Akkreditierung und Teilnehmerlogistik

• Durchdachte Wegeleitung zur Registrierung und über die gesamte Location, sofern erforderlich Vereinzelung der Gäste z. B. mittels Drehkreuzen, Tensatoren usw.
• Checkin-Counter ausgestattet mit Hygienewänden und Spuckschutz in notwendigem Abstand, Hygiene-Inseln mit Desinfektionsmöglichkeit in der Location.
• Bei Bedarf können Temperaturmessungen bei der Registrierung durchgeführt und die Ergebnisse personalisiert erfasst werden.
• Berührungslose Self-Checkin Stationen mit automatischem Badgedruck.
• Kennzeichnung der Gäste mit farbigen Badges (Normal oder XXL) und Lanyards sorgen für gute Erkennbarkeit, Zuordnungsmöglichkeiten und Sichtkontrolle.
• Erfassung der Teilnehmer an verschiedenen Location-Bereichen und Stationen. Geregelter Checkin und Checkout ermöglicht Echtzeitübersichten der anwesenden Personen.
• Platzgenaues Seating ermöglicht eine Sitzplatzverteilung mit notwendigem Abstand bzw. Freiraum zwischen den Teilnehmern.
• Zuordnung der Gäste auf verschiedene Cateringzonen und Zeiten, ergänzend Tischzuordnung mit entsprechendem Abstand bzw. Freiraum zwischen den Teilnehmern.

Nach dem Event: Dokumentation und Nachbereitung

• Bereitstellung von Teilnehmerlisten an den Veranstalter und wenn nötig an Behörden, lückenlose Dokumentation der Teilnehmerzahlen sowie der (gleichzeitig) anwesenden Personen.
• Nachvollziehbarkeit der engeren Kontaktpersonen durch Gruppenzuordnungen
• Bereitstellung der von Teilnehmern unterzeichneten Dokumente an den Veranstalter und wenn nötig an Behörden.
• Follow Up nach dem Event, durch die zentrale Verwaltung aller Daten in einem System kann auch eine Nachkommunikation mit allen Teilnehmern gewährleistet werden.