Datengetriebene Insights für verbesserte Kundenerlebnisse – wie der Event-Markt seine strukturelle Lücke schließt

Die Anforderungen an B2B-Events sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Veranstaltungen müssen verschiedenen Zielgruppen mit unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden:  Buchende, Teilnehmende und Organisationen wollen gleichzeitig gut abgeholt sein. Erfahrung allein reicht dafür nicht mehr aus. Entscheidend ist, Entscheidungen datenbasiert zu treffen und Daten konsequent entlang des gesamten Event-Lebenszyklus zu nutzen: von der Anfrage bis zur abschließenden Kundenbewertung. Lukas Koppitz, CEO vom Location-Anbieter smartvillage, erzählt im Gastbeitrag, wie es in der Praxis funktioniert.

Eine langfristige und skalierbare Datenstrategie ist immer konsequent am Kunden ausgerichtet, während der komplette Lead- und Customer-Journey-Prozess systemseitig sauber abgebildet ist. Alle relevanten Datenpunkte – von Google-Analytics-Ergebnissen über Formularanfragen bis hin zu Event-Feedbacks – fließen in ein zentrales System und werden teilweise in Echtzeit ausgewertet. Entscheidend ist dabei nicht die Menge der Daten, sondern ihre Verknüpfung und die Fähigkeit, daraus Schlüsse zu ziehen, die Kunden einen Mehrwert bringen.

Abgebildet werden kann das zum Beispiel in einer individualisierten und automatisierten Nutzung von Lösungen wie HubSpot Enterprise. Selbstverständlich können auch Eigenlösungen entwickelt werden. In der Praxis kann es sich jedoch auszahlen, etablierte Marktstandards zu nutzen und diese kontinuierlich weiterzuentwickeln. So ist sichergestellt, dass die Systemarchitektur mit dem Markt wächst, anstatt zum Engpass zu werden.

Zukunftsfähigkeit durch Transparenz und Frühwarnsysteme

Zukunftsfähig bleibt eine Datenstrategie allerdings nur, wenn sie kontinuierlich gemonitort und Datenflüsse qualitativ und quantitativ verbessert werden. Auch hier zählt es, sich konsequent am Kundenverhalten auszurichten: Ändert sich das Kundenverhalten, muss die Strategie entsprechend mitwachsen.

Ein gutes Beispiel für relevante datenbasierte Insights ist das Catering auf Events. Bei ticketbasierten Events zeigt sich in den Daten regelmäßig eine klare Diskrepanz: Buchende entscheiden sich aus Kostengründen für kleinere Menüs; Teilnehmende, die ein Ticket bezahlt haben, bewerten das Catering dann deutlich schlechter. Bei internen Events ohne Ticketkosten fällt die Bewertung dagegen im Schnitt besser aus. Solche Unterschiede lassen sich datenbasiert erkennen. Genau deshalb braucht es eine Datenstrategie, die Entscheidungen entlang des gesamten Event-Lebenszyklus fundiert unterstützt.

Für regelmäßiges Monitoring hilft es, alle relevanten Bereiche in Dashboards abzubilden. Hier werden neben den KPIs pro Unternehmensbereich auch vertiefende Kennzahlen betrachtet. Diese werden dann strukturiert in Weekly-, Monthly- und Quarterly-Formaten analysiert.

„Bei smartvillage haben wir für jede Location eine Art Gesundheitscheck, vergleichbar mit einer Health-App: Mehrere Kennzahlen aus Marketing, Operations, Finance, Customer Success und People & Culture ergeben gemeinsam ein belastbares Gesamtbild. So erkennen wir frühzeitig, wenn sich beispielsweise Google-Bewertungen verschlechtern oder die Anzahl an Neukunden zurückgeht,“ so Oliver Bresch, Head of Marketing & Communications bei smartvillage.

Ein solches integriertes Frühwarnsystem ermöglicht schnelle Reaktionen und verhindert, dass Probleme erst sichtbar werden, wenn sie bereits wirtschaftlich relevant sind. Gleichzeitig sorgt absolute Transparenz der Kennzahlen im Unternehmen für eine gemeinsame Datensprache – von der operativen Ebene bis ins Leadership-Team.

KI als operativer Hebel und strategisches Thema

Künstliche Intelligenz, aber auch automatisierte Workflows sind dabei kein Selbstzweck. Operativ läuft sie im Hintergrund überall dort, wo Prozesse optimiert werden können – etwa im Dealscoring oder bei Buchung und Auswertung von Kennzahlen. Gleichzeitig ermöglicht KI eine Form der Massen-Individualisierung, etwa durch personalisierte Inhalte oder automatisierte Kommunikationsprozesse. Technologie entfaltet ihren größten Nutzen dort, wo sie Prozesse vereinfacht und vervielfacht. Gleichzeitig braucht es auch Menschen, wenn es um Kontext, Erfahrung, individuelle Beratung und persönliche Begegnung geht.

Fazit: Fakten statt Bauchgefühl

Erfolgreiche B2B-Events basieren heute weniger auf Bauchgefühl als auf fundierten Entscheidungen. Wer Daten entlang der gesamten Event-Journey konsequent nutzt, schafft nicht nur bessere Erlebnisse, sondern positioniert sich in einem Markt neu, der Effizienz und Erlebnis zunehmend zusammendenken muss. Letztendlich bleiben dennoch hochwertige Locations, professionelle Teams und die richtigen Rahmenbedingungen wie gutes Catering ausschlaggebend für den Erfolg eines Events. Technologie hilft, schneller, genauer und früher Trends, Tendenzen und Optimierungspotenziale aufzuzeigen – ganz nach dem Motto: „Tech where it multiplies, people where it matters.“

Über den Autor

(Bild: smartvillage)Lukas Koppitz ist Mitgründer und CEO der 2018 gegründeten smartvillage GmbH. Das Unternehmen betreibt deutschlandweit innovative Konferenz- und Eventlocations, die sich durch ein außergewöhnliches Raumkonzept und eine konsequente Digitalisierung der Prozesse auszeichnen.

Koppitz verfolgt eine klare Vision: Im Jahr 2030 möchte smartvillage über eine Million Gäste begrüßen – Menschen, die in den smartvillages für Konferenzen, Meetings und Events ihren besten Arbeitstag des Jahres erleben. Im Jahr 2025 waren es bereits mehr als 100.000.