Vom Famtrip zum Kreativlabor

Zürich Tourismus lud gemeinsamen mit dem Switzerland Convention & Incentive Bureau zum Event Hackathon in die Schweizer Hauptstadt. Wie aus einem Famtrip ein Format zur innovativen Positionierung der Destination wurde.(Bild: Mattias Nutt)

Wie lässt sich eine Destination interaktiv für Event Professionals entdecken? Diese Frage haben sich Zürich Tourismus und das Switzerland Convention & Incentive Bureau (SCIB) gestellt. Sie wollten nicht zu noch einem weiteren, klassischen Famtrip einladen. Stattdessen kam die Idee auf, Zürich mal ganz anders zu präsentieren. Gemeinsam entwickelten Gregory Baur, Zürich Tourismus, Katja Reinhardt, SCIB, und Irina Graf, The MICE Blog, das Format eines Event Hackathons. Der Clou – Event Professionals werden nicht nur durch Zürich geführt, sondern bekommen Impulse und Materialien an die Hand, um selbst ein Request for Proposal (RFP) für eine Veranstaltung in der Stadt zu entwickeln. So luden sie 11 Gäste aus dem deutschsprachigen Zielmarkt für zwei Tage nach Zürich und wagten ein Experiment.

Vom Kennenlernen zur Kreativphase

Noch vor Anreise trafen sich die Teilnehmenden mit den Organisatoren zu einem einstündigen Videocall, um über offene Fragen zum Hackathon zu sprechen. Im Anschluss wurde bereits das RFP mit der Aufgabenstellung für den Hackathon ausgeteilt. So richtig los ging es dann an einem verregneten Mittwochmittag im Oktober. Die Teilnehmenden trafen sich im Renaissance Zürich Tower Hotel, bevor der erste Programmpunkt in das neu eröffnete Mama Shelter führte. Und zwar zum Workshop „Business Events von Übermorgen“, den eine Zukunftsforscherin durchführte. Die Teilnehmenden diskutierten hier anhand der Methodik „Zukunfts-Dreieck“ aktuelle Trends und die unterschiedlichsten Perspektiven auf die Branche. Daraus entstand schließlich die Challenge, zu zweit Szenarien aus jeweils zwei Trends zu entwerfen, wie Eventformate im Jahr 2050 aussehen können. Ein spannender Ansatz, der Raum für Kreativität schuf. Für Gregory Baur vom Zurich Convention Bureau war genau das entscheidend: „Jeder Programmpunkt sollte einen echten Mehrwert liefern und zeigen, wie facettenreich Zürich als Eventdestination ist.“

Der Donnerstag wurde zum Herzstück des Experiments. Nach Frühstück und einem Mental-Health-Chat startete die Gruppe in eine kompakte Stadttour mit Tuk Tuks. Anschließend an ein Mittagessen im Odeon ging es an die Ausarbeitung der Pitches. Dafür wurden aus den Teilnehmenden Dreier-Gruppen gebildet, die jeweils eine Zürich-Expertin ergänzte, die von den Partnern von Zürich Tourismus kam. „Die begrenzte Zeit und die Zusammenarbeit mit Menschen, die wir vorher nicht kannten, machen das Format unglaublich inspirierend“, beschreibt Irina Graf den Charakter des Hackathons.

Das RFP als Spielfeld für Kreativität

Die Aufgabe war anspruchsvoll: Für ein zukünftiges europäisches Tech-Event (80 Personen, nachhaltige Anreise, Multiday-Format) sollte ein komplettes Konzept entwickelt werden – inklusive Leitidee, Ablauf, Locations, lokalen Partnern, Nachhaltigkeitslogik, Budgetrahmen und Claim. Das Briefing verlangte viel: Innovationskraft, ESG-Ansätze, Zürich-Relevanz, Erlebnisse mit lokalem Impact und einen besonderen Abend jenseits klassischer Galaformate.

Irina Graf hat dieses Setup bewusst als Chance gesehen: „Wir sprechen so oft von Short Lead Times – und hier haben wir in 3,5 Stunden ein komplettes Konzept entwickelt. Das zeigt, wie wichtig Famtrips sind, um eine Destination wirklich kennenzulernen.“ Nach der Ausarbeitungsphase bekamen die Teilnehmenden Zeit, sich frisch zu machen. Der Pitch sollte schließlich im Business Leger Dress Wertigkeit bekommen.

Die Jury, die eine Mischung aus Agentur, Nachhaltigkeitsexpertise und Lokalwissen mitbrachte, bewertete die Ideen des Hackathons nach Innovationsgrad, Wirkung, Erlebnis, Zürich-Relevanz und Realisierbarkeit. Die Pitch- Zeit betrug dabei nur vier Minuten. Was sich nach Druck anhört, war im Piloten am Ende eher eine Richtungsangabe. Hier stand nicht der reale Pitch-Druck wie mit Kunden im Fokus. Vielmehr sollten alle Gruppen die Chance bekommen, die Ideen der anderen Teilnehmenden zu sehen.

Nach den Präsentationen wechselte die Gruppe zum Dinner ins Clouds mit Blick über die Stadt. Im Anschluss ans Essen wurden endlich die Gewinner:innen ausgezeichnet. Und hier kam tatsächlich etwas Nervenkitzel auf. Wer konnte die Jury in so kurzer Zeit mit seinem neu erlangten Zürich-Wissen überzeugen? Ausgezeichnet wurde ein Pitch, der das Thema Wasser stringent mit der Destination verbinden konnte. Eine Idee, die auch bei den Expert:innen von den Schweizer Convention Bureaus auf Anklang stieß.

Katja Reinhardt vom Switzerland Convention & Incentive Bureau fasst den Hackathon für sich so zusammen: „Co-Creation funktioniert – und sie schafft Begeisterung. Wenn Menschen mit verschiedenen Hintergründen zusammenkommen, entsteht kreativ unglaublich viel in kurzer Zeit.“

Der Hackathon war allerdings nicht nur ein kreatives Format. Die Teilnehmenden entdeckten die Stadt als Innovationsort mit kurzen Wegen und nachhaltiger Infrastruktur. Gregory Baur betont die Verbindung zwischen Stadterlebnis und Konzeptqualität: „Die Vielfalt der Stops und Workshops war so gewählt, dass die Teilnehmenden Zürich nicht nur sehen, sondern wirklich verstehen. Das spürt man in den Konzepten.“

Baur führt weiter aus: „Das Format zeigt, dass Zürich mehr ist als der Ort für klassische Konferenzen – es ist ein kreatives Labor.“

Fazit: Ein Format, das Famtrips neu definiert

Der Event Hackathon hat die Erwartungen der Organisatoren erfüllt. Zürich wurde nicht nur „präsentiert“, sondern erlebt, diskutiert und eigenständig von den Teilnehmenden entdeckt. Für Irina Graf liegt genau darin das Potenzial: „Solche Formate inspirieren und motivieren Eventplaner, das Gelernte mit in ihre eigenen Projekte zu nehmen. Und: Wir bringen die Branche nur weiter, wenn wir Wissen großzügig teilen.“

Das Format soll fortgeführt werden. Die Idee dahinter ist einfach – und gleichzeitig ein kraftvolles Statement für die Zukunft der Live-Kommunikation: Destinationen werden dann relevant, wenn sie zum offenen Kreativraum werden. Und gleichzeitig gibt es aus dem ersten Event Hackathon in Zürich auch Learnings für kommende Ausgaben oder andere Destinationen, die sich genauso am neuen Format probieren wollen. So ist wichtig, dass sich die Teams früh kennenlernen und über Stärken und Fähigkeiten austauschen können. Wer wenig Zeit hat, kann zwar in der Ausarbeitung schnell zusammenwachsen. Jedoch fehlt dann eventuell ausreichend Zeit, um sich richtig mit der Destination, ihren Locations und Attraktionen auseinanderzusetzen

Stichwort Zeit – der erste Event Hackathon war qualitativ nur 1,5 Tage lang. Ein zusätzlicher Tag könnte dazu genutzt werden, ausgewählte Venues und Sites aus den Pitches des Hackathon ebenfalls zu besuchen. Auch wenn dies organisatorische Herausforderungen bedeute, da nicht jede Venue ad hoc freie Termine für die Gruppe am Folgetag haben dürfte. Am Beispiel von Zürich konnten Venues anhand freier Internetrecherche und Suche im Venuefinder ausgewählt werden. Eine Vorab-Anfrage bei allen Venues dürfte wenig praktikabel sein.

Der erste Event Hackathon in Zürich war ein schönes Format, das sich gut als Case Study für die MICE-Welt heranziehen lässt. Auch wenn durch die Workshops und Ausarbeitung der Pitches Zeit für den Besuch weiterer Partner von Zürich Tourimus gefehlt hat, so hat der Study Trip doch seine Stärke als Netzwerk-Tool für die Teilnehmenden ausspielen können. Gregory Baur schließt: „Viele Teilnehmende haben uns zurückgemeldet, dass sie mit konkreten Ideen und neuen Kontakten nach Hause gegangen sind. Das bestätigt uns, dass das Format funktioniert. Wir sehen großes Potenzial, den Event Hackathon weiterzuentwickeln. Das Ziel bleibt, gemeinsam mit der Branche zukunftsorientierte Formate zu gestalten und die Schweiz als innovatives und inspirierendes MICE- Land weiter zu positionieren.“ Da bleibt eigentlich nur eine Frage offen: Welche Destination probiert sich als nächstes an einem Event Hackathon?

5 Fragen an Katja Reinhardt vom SCIB

Wie kamt ihr auf die Idee, einen Event Hackathon in Zürich auszurichten?

Die Idee entstand aus dem Wunsch heraus, innovative Formate zu fördern, die die MICE-Branche aktiv mitgestalten, statt nur über Trends zu sprechen. Gleichzeitig wollten wir als Destination besser verstehen, welche Belange und Bedürfnisse Eventplanende heute wirklich haben. Die Schweiz und Zürich bieten als Standort ideale Voraussetzungen. Sie stehen für Innovation, Nachhaltigkeit und Kreativität. Gemeinsam mit dem Zürich Convention Bureau wollten wir einen Rahmen schaffen, in dem Eventprofis ihre Ideen frei entfalten und neue Konzepte für die Zukunft von Business Events entwickeln können,

Wie hilft das Format, die Destination zu positionieren?

Ein Hackathon steht für Innovation, Dynamik und Zusammenarbeit. Genau diese Werte prägen Zürich und die Schweiz als MICE-Destination. Mit diesem Format zeigen wir, dass Zürich nicht nur ein Ort für klassische Konferenzen ist, sondern ein inspirierendes Labor für neue Ideen und kreative Formate. Durch den direkten Austausch zwischen internationalen Fachleuten und der lokalen Eventszene wird die Destination als zukunftsorientierter Meeting-Hub sichtbar und erlebbar.

Wie lässt sich das Format eines Event Hackathon auf andere Destinationen übertragen?

Das Format ist sehr flexibel und kann an verschiedene Orte und Themen angepasst werden. Wichtig ist, dass die jeweilige Destination authentisch bleibt und ihre eigenen Stärken einbringt, sei es durch lokale Partner, thematische Schwerpunkte oder besondere Locations. Entscheidend ist die Offenheit, Neues auszuprobieren und die Teilnehmenden aktiv einzubinden. Ein Hackathon ist kein klassisches Eventformat, sondern ein gemeinsamer Entwicklungsprozess. Er funktioniert überall dort, wo Engagement und Innovationsgeist vorhanden sind.

Wie habt ihr die Teilnehmenden für den ersten Event Hackathon ausgewählt?

Die Teilnehmenden kamen aus den unterschiedlichsten Bereichen der Eventbranche. Uns war wichtig, eine vielfältige Gruppe zusammenzubringen, die dynamisch, kreativ und offen ist. Ziel war es, verschiedene Perspektiven und Erfahrungswerte zu vereinen, um wirklich neue Denkanstöße zu erzeugen. Die Auswahl erfolgte nicht nur nach Erfahrung, sondern auch nach Motivation und der Bereitschaft, kollaborativ zu arbeiten. So entstand eine inspirierende Mischung aus etablierten Fachleuten und kreativen Querdenkerinnen und Querdenkern.

Welche Learnings hast du aus dem ersten Event Hackathon mitgenommen?

Das wichtigste Learning war, dass Co-Creation funktioniert und Begeisterung schafft. Wenn Menschen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenkommen, entsteht in kurzer Zeit erstaunlich viel Kreativität und Umsetzungsenergie.

Ein weiteres wichtiges Fazit betrifft die Erwartungen der Teilnehmenden. Die Ansprüche an Events sind aufgrund knapper Zeitressourcen deutlich gestiegen. Es braucht kreative Konzepte, die praktischen Nutzen bieten, sowie persönliche Erlebnisse, die spürbar und authentisch sind. Für uns als Destination hat der Hackathon gezeigt, dass Innovation ein zentraler Treiber für nachhaltige Begeisterung ist.