Die Eventbranche steht vor strukturellen Veränderungen – und ganz neuen Chancen. Das bewies die neue Dialog-Plattform NEO Summit 25 bei ihrer Premiere in Hamburg. Drei Tage lang wurde KI im Eventmanagement nicht als Trend, sondern ganz konkret als Arbeitsrealität diskutiert.
(v. r.) Jan Filipzik, Sabine Mayer und Susanne Doppler diskutieren zusammen mit Moderatorin Lena Hufmann, wie Event Professionals für die Arbeit mit KI vorbereitet werden können. (Bild: LEaT)
Mit dem NEO Summit 25 hat die LEaT con erstmals eine neue Special Area gestartet, die sich ausschließlich der Frage widmet, wie Künstliche Intelligenz künftig Prozesse, Arbeitsweisen und kreative Methoden in der Veranstaltungswirtschaft verändern wird. Drei Tage lang diskutierten Expert:innen aus Agenturen, Unternehmen und Start-ups darüber, wo KI heute bereits eingesetzt wird, welche organisatorischen Voraussetzungen dafür notwendig sind und welche neuen Kompetenzen Event Professionals in den kommenden Jahren benötigen.
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Der Summit versteht sich als kuratiertes Format, das bewusst auf überinszenierte Bühnenshows verzichtet. Stattdessen stand der fachliche Austausch im Mittelpunkt: kompakte Vorträge, Panels mit unterschiedlichen Perspektiven und ein unmittelbar angrenzender Networking-Bereich, der nach jeder Session für vertiefende Gespräche genutzt wurde. Die räumliche Nähe zur LEaT con ermöglichte zudem den direkten Blick auf technologische Entwicklungen aus dem ProAV- und Eventtech-Bereich, die sich inhaltlich nahtlos mit den Diskussionen über strategische KI-Anwendungen verbanden.
Zielgruppe und Relevanz
Die Teilnehmenden kamen überwiegend aus Event- und Kommunikationsabteilungen, aus Projektmanagement und Strategie sowie aus Agenturen der Livekommunikation und dem MICE-Sektor. Viele von ihnen stehen vor der Aufgabe, KI im eigenen Arbeitsalltag einzuordnen: als Effizienzwerkzeug, als kreativen Verstärker oder als strategischen Faktor für neue Veranstaltungsmodelle. Der Bedarf nach Orientierung war spürbar. Gleichzeitig zeigte der Summit, dass die Branche nicht vor einem technologischen Problem steht, sondern viel mehr vor einer organisatorischen und kulturellen Aufgabe.
Rönke von Take-Aw.ai erklärt interessierten Besuchern, wie sich das interaktive KI-Tool für Veranstaltungen einsetzen lässt. (Bild: LEaT)
Atmosphäre und Format
Das Setting in Halle A4 war bewusst offen gestaltet: kurze Wege, direkte Interaktion, keinerlei Distanz zwischen Bühne und Publikum. Ergänzt wurde das Programm durch Guided Tours zu KI-Anwendungen in den Hallen A1 und A4 der LEaT con sowie Meet-the-Speaker-Momente, in denen das Publikum Chance zum anregenden Austausch mit den Speakern bekam. Die Stimmung war geprägt von Neugier, aber auch von kritischen Fragen nach praktischer Umsetzbarkeit, Integration ins Team und dem tatsächlichen Mehrwert einzelner Tools.
TAG 1
Der erste Veranstaltungstag widmete sich vor allem der Frage, wie KI in bestehenden Arbeitsabläufen verankert werden kann. In mehreren Panels zeigten Vera Viehöfer (Ereignishaus), Malte Heindl (Insglück), Hendrik Kaspers (Ereignishaus) und Alessio Zachariades anhand eigener Erfahrungen, welche Veränderungen der Einsatz von KI-Tools bereits in Unternehmen ausgelöst hat und warum die Einbindung von Mitarbeitenden dabei zentral bleibt.
Einen strategischen Zugang bot Jan Filipzik (Vok Dams), der gemeinsam mit Sabine Mayer (Treibhaus) und Susanne Doppler (Hochschule Fresenius Heidelberg) über den Aufbau einer AI Impact Strategy diskutierte. Deutlich wurde, dass KI erst dann Mehrwert erzeugt, wenn sie nicht als Einzelmaßnahme, sondern als Teil der Organisationsentwicklung gedacht wird.
Weitere Impulse setzten Miklas Bengsch (knw.) mit Einblicken in KI-gestützte Performance-Analysen von Live-Events sowie Hannes Schwarm (Mr. Wolf Consulting), der zeigte, wie digitale Doppelgänger genutzt werden können, um Gästeverhalten vor einer Veranstaltung zu simulieren. Kevin Arenja (KplusA communications) präsentierte mit dem Thema KI-Concierges ein Beispiel für automatisierte Gästekommunikation, die auf WhatsApp basiert und den Informationsfluss während Events erheblich vereinfachen kann.
Der Tag wurde schließlich durch einen Beitrag von Björn Sänger vom Verbandspartner VDVO abgeschlossen, der Start-ups vorstellte, die im Rahmen des Verbandsprogramms gefördert werden und Lösungen für datenbasierte Eventprozesse entwickeln.
Zwischendurch gingen die Kopfhörer an der Silent Stage vom NEO Summit aus, weil der Andrang zu groß war. (Bild: LEaT)
TAG 2
Am zweiten Tag rückten strategische Fragestellungen in den Vordergrund. In seiner Keynote „AI × Experience“ zeigte Patric Weiler (PWBC), wie KI entlang des gesamten Eventzyklus eingesetzt werden kann – von der Konzeption über automatisierte Content-Produktion bis hin zur Evaluation. Ergänzend erläuterte Dr. Martina Neunecker (German Convention Bureau GCB) die KI-Strategie des GCB und betonte die Bedeutung von offenen Daten, Qualifizierung und Pilotprojekten für den Standort Deutschland.
Mit dem „Schaumkronen-Orakel“ stellte Hanna Linnemann (Warsteiner) ein Beispiel für KI-basierte Aktivierungen vor, die Markenbindung und Interaktion spielerisch verbinden. Anschließend gab Max Reichert (AUMA) einen Überblick über die mögliche Entwicklung der Messewirtschaft bis 2035 und zeigte anhand einer aktuellen AUMA-Studie, in welchen Bereichen KI zum Standard werden dürfte und wo Integrationshürden bestehen bleiben.
Zum Abschluss setzte Jannik Ziegler (Siemens Healthineers) einen bewusst menschzentrierten Akzent: Trotz zunehmender Automatisierung bleibe authentische Interaktion ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Veranstaltungen.
TAG 3
Der dritte Tag beleuchtete verstärkt die Schnittstelle zwischen KI und kreativer Arbeit. Melanie Schobel und Joachim Kopf (Octanorm) präsentierten mittels konkreter Prozesse aus dem Experience Design, wie KI die Entwicklung von Markenräumen unterstützen kann, ohne gestalterische Kernkompetenzen zu ersetzen.
In einem weiteren Beitrag verdeutlichte Björn Sänger vom VDVO, wie KI in kleinen und mittleren Unternehmen der Eventbranche eingesetzt wird, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und konzeptionelle Entscheidungen zu stützen.
Zum Abschluss reflektierte Christopher Werth (Vok Dams) über die Rolle von Kreativität im KI-Zeitalter. Sein Beitrag machte deutlich, dass KI zwar bei Entwürfen, Recherchen und Ideenfindung unterstützt, die Fähigkeit zur kritischen Einordnung und Kuration aber weiterhin beim Menschen liegt. So hält er es: „Embrace your Tech, Embrace your Brain und Embrace your Role.“
Aussteller und Partner: KI zum anfassen
Ergänzend zum Bühnenprogramm präsentierten in der NEO Area mehrere Aussteller ihre Lösungen rund um KI-gestützte Prozesse im Eventmanagement. Neben dem VDVO, der das Format als Verbandspartner begleitete und auch eigene Programmslots beisteuerte, waren u. a. knw., eBrain und Take-Aw.ai als NEO-Pioniere vertreten.
Hanna Linnemann von Warsteiner erzählte, wie KI eine hyperindividualisierte Marketingkampagne für Live-Events ermöglichte. (Bild: LEaT)
Die Aussteller zeigten Anwendungen, die von Echtzeit-Analysen des Besucherverhaltens über automatisierte Content- Generierung bis hin zu KI-basierten Assistenzsystemen für Eventteams reichen. Die räumliche Nähe zur LEaT con und AVcon bot zudem einen direkten Übergang zu Technologien aus Licht-, Audio- und IT- Integration, die den strategischen Diskurs des Summits um die technische Perspektive ergänzten – ein Alleinstellungsmerkmal, was die LEaT con zur Plattform für die gesamte Eventbranche macht.
Erkenntnisse aus drei Tagen NEO Summit
Aus den Beiträgen kristallisierten sich mehrere wiederkehrende Themen heraus, die für die zukünftige Arbeit von Event Professionals relevant sind:
KI braucht Struktur, bevor sie Wirkung entfalten kann. Ohne klare Prozesse und definierte Ziele bleibt die Technologie immer nur ein Einzellösungswerkzeug.
Datenqualität wird zum entscheidenden Faktor. Von Analyse über Automation bis hin zu kreativen Anwendungen – ohne saubere Datenbasis werden Potenziale nicht erreicht.
Team- und Organisationsentwicklung rückt in den Mittelpunkt. Die Akzeptanz von KI entsteht nicht durch Tools, sondern durch Einbindung, Schulung und transparente Kommunikation.
Kreativität bleibt menschlich. KI beschleunigt Entwurfsphasen, liefert Inspirationen und automatisiert Routineaufgaben, ersetzt jedoch nicht die kuratorische oder dramaturgische Haltung.
Menschliche Interaktion bleibt der Differenzierungsfaktor. Mehrere Sessions betonten, dass Empathie, Authentizität und Dialog zentrale Stärken bleiben, gerade im Umfeld zunehmender Automatisierung.
Take-Aw.Ai: Gemeinsame Erkenntnisse in Echtzeit
Eine zentrale Rolle spielte das KI-Tool Take-Aw.ai, das während aller drei Tage eingesetzt wurde, um die Diskussionen und Rückmeldungen aus dem Publikum strukturiert zu erfassen. Die Teilnehmen- den konnten im Anschluss an die Programmpunkte per Sprachnachricht persönliche Zusammenfassungen zur Session teilen, die eine KI anschließend zu thematischen Kernpunkten zusammenfasste.
Die so gewonnenen Community- Learnings wurden nach jeder Session gemeinsam mit Moderatorin Lena Hufmann auf der Bühne reflektiert und boten einen direkten Spiegel für die wichtigsten Denkansätze des Publikums. Damit entstand ein gemeinsamer Wissensraum, der Grundlage für eine wirkliche Diskussion über die Programmbeiträge ermöglichte.
Ein Format zur richtigen Zeit
Der erste NEO Summit 25 zeigt, dass die Veranstaltungswirtschaft an einem Wendepunkt steht: Zwischen Effizienzgewinn durch Automatisierung und der Frage, wie Teams und kreative Prozesse sich im KI-Zeitalter weiterentwickeln. Das Format bot dafür einen konzentrierten Rahmen, der technologische, organisatorische und kreative Perspektiven zusammenführte.
Auffällig war der hohe Bedarf an Orientierung und Austausch – sowohl in Bezug auf strategische Modelle als auch auf konkrete Anwendungsfälle. Die Diskussionen machten deutlich, dass KI weniger ein technologisches Thema ist, sondern ein kulturelles und strukturelles: Es geht darum, wie Organisationen ihre Arbeitsweisen anpassen, welche Kompetenzen aufgebaut werden müssen und welche Rolle der Mensch innerhalb automatisierter Prozesse einnimmt.
Ausblick: NEO Summit 26
Die diesjährige Ausgabe hat gezeigt, dass der Bedarf an fachlichem Austausch, Klarheit und Orientierung groß bleibt. Für viele Teilnehmende war der NEO Summit deshalb weniger eine Momentaufnahme als vielmehr ein Auftakt. Ein Auftakt hin zu einer systematischeren, reflektierten und gemeinschaftlich getriebenen Auseinandersetzung mit KI im Eventmanagement.
„Die Pilotausgabe ist auf wirklich gutes Feedback gestoßen. Daher freuen wir uns ganz besonders auf die zweite Ausgabe nächstes Jahr. Wir wollen aus dem NEO Summit ein eNetworking Conference für die ganze Branche machen, die Raum für fundierte und kritische Diskussionen eröffnet. Damit wir gemeinsam stärker die Zukunft der Veranstaltungswelt in Deutschland prägen,“ so Maxi Neßmann, der der konzeptionelle Kopf hinter dem NEO Summit ist. Der NEO Summit 26 @LEaT con findet vom 6. bis8. Oktober 2026 erneut in Hamburg statt. Im Fokus sollen dann verstärkt praxisorientierte Workshops, vertiefende Sessions zu KI- Strategien, neue Tool-Demonstrationen und der Ausbau der Community-Formate stehen.
