Eventmanager

Auch wenn betriebswirtschaftliche Kenntnisse eine wichtige Rolle spielen: Die Arbeit von Eventmanagern ist durch und durch interdisziplinär. Viele Event-Agenturen beschäftigen daher kreative Konzeptioner einerseits und auf das Organisatorische spezialisierte Eventmanager andererseits. Ein Eventmanager benötigt ein gründliches Verständnis aller Gewerke – von der Technik bis zum Catering.

Auch wenn betriebswirtschaftliche Kenntnisse eine wichtige Rolle spielen: Die Arbeit von Event-Managern ist durch und durch interdisziplinär. Viele Event-Agenturen beschäftigen daher kreative Konzeptioner einerseits und auf das Organisatorische spezialisierte Eventmanager andererseits. Ein Eventmanager benötigt ein gründliches Verständnis aller Gewerke – von der Technik bis zum Catering. Das betont auch Dr. Gerd Wirtz, Geschäftsführer der Event-Agentur Face to Face. Außerdem müssten Eventmanager ein Gespür für die Wirkung von Events aus marketingstrategischer Sicht entwickeln. Prof. Stefan Luppold von der Dualen Hochschule Baden-Württemberg: „Ein Kreativer muss sich intensiv mit einem Thema beschäftigen können.“ Damit dies möglich ist, muss die Agentur personelle und zeitliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Luppold unterstreicht zudem die betriebswirtschaftliche Bedeutung der Kreativität für das Eventmanagement: Sie sei Teil der Dienstleistung, des Produktes und letztlich auch der Wertschöpfungskette.

Architekt oder Bauleiter?

Bei der Produktion von Events ist eine klare Aufgabenteilung notwendig zwischen Kreation einerseits und Eventmanagement andererseits. Diese Teilung lässt sich mit der in der Baubranche zwischen dem Architekten, der für das Kreative verantwortlich ist, und dem Bauleiter, der für das Organisatorische zuständig ist, vergleichen. Absolute Generalisten, die sowohl die kreative als auch die organisatorische Seite beherrschten, gibt es selten. Der Eventmanager muss allerdings alle Gewerke soweit kennen, dass er sie beurteilen kann. Er muss zudem – ähnlich wie ein Jongleur seine Bälle – alle Gewerke überwachen und in Bewegung halten. Dabei arbeitet der Eventmanager eng mit Konzeptionern, Technikern und anderen Spezialisten zusammen.

Die Koordinationsarbeit eines Event-Managers verlangt neben Organisationstalent auch Einfühlungsvermögen und Führungsqualitäten, auch wenn der Eventmanager nur fachliche Führungsverantwortung übernehmen muss, keine disziplinarische. Nicht zuletzt muss er auch die Qualität und den Erfolg der Event-Produktion im Sinne von „Controlling“ überprüfen.

Weitere Spezialisierungen in der Zukunft

Neben kreativen Konzeptionern und Eventmanagern beschäftigt Face to Face Spezialisten für das Teilnehmermanagement. Wirtz hält eine noch stärkere Spezialisierung der Event-Berufe in Zukunft für möglich. Wie in der klassischen Werbung würden dann „Kontakter“ enge Beziehungen zu den Kunden aufbauen und durch kompetente, strategische Beratung pflegen.

Ein gewisses Verbesserungspotenzial sieht Wirtz allenfalls im Bereich der strategischen Beratung: „Kunden wissen oft nicht genau, was sie mit einem Event erreichen wollen.“ Deswegen muss der Eventmanager beim Briefing die Ziele zusammen mit dem Kunden erarbeiten können – oder sich gegebenenfalls das notwendige Briefing selbst erstellen. Ein Eventmanager muss außerdem analysieren können, wie das Konzept, das der Kreative entwickelt hat, zu den marketingstrategischen Zielen des Kunden passt. Er ist also letztlich das Bindeglied zwischen allen Anspruchsgruppen und Disziplinen des Produktionsprozesses: Zwischen Kunden, Kreativen und Lieferanten, zwischen Kreation und Marketing.

„Konzeptioner müssen dagegen nicht zwingend von der Live-Marketing-Branche ausgebildet werden“, so die Meinung von Andreas Grunszky, Geschäftsführer der Agentur Beeftea. Es sei denn, es handelt sich hierbei um reine Event-Konzeptioner. Kunden wollen tendenziell eher interdisziplinäre Konzeptioner bzw. Konzepte haben, bei denen es um crossmediale Ansätze geht. Also eine Ebene höher.

„Jungfräulichkeit“ erhalten

Prof. Stefan Luppold unterstreicht, dass die Trennung zwischen Kreation und Organisation auch dazu dient, den Arbeitsbereich des Kreativen zu schützen: „Man muss die ‚Jungfräulichkeit‘ bei den Kreativen erhalten.“ Kreationer sind tendenziell eher „verspielte“, unpraktische, wenn nicht gar lebensuntüchtig veranlagte Persönlichkeitstypen. Die organisatorische Umsetzung von kreativen Ideen ist oft eine enorme Herausforderung. Wenn Konzeptioner ihre Ideen mühsam selbst umsetzen müssten, würde das ihre Kreativität lähmen. Wenn ein Kreativer beispielsweise ein Konzept für ein großes Feuerwerk in Dubai entwirft, darf man ihm nicht die undankbare Aufgabe übertragen, die Pyrotechnik ins Land zu transportieren. Sonst wird der Kreative nie wieder ein Feuerwerk in ein Konzept einbauen.

Der für die Umsetzung von Projekten verantwortliche Eventmanager hat dagegen meist eine ganz andere Lebens- und Arbeitseinstellung als der Kreative. Er „baue sich Charts“, so Luppold, um alle Details des Projektablaufs unter Kontrolle zu halten. Während der Konzeptioner pfiffig-kreativ seien muss, kommt es bei der Arbeit des Event-Managers auf Zeit- und Budgetpläne sowie auf das Ergebnis an. Das für die Organisation von Events notwendige Effizienzdenken und die für die Kreation von Konzepten notwendige Entfaltungsfreiheit schließen einander also tendenziell aus.

Allerdings ist auch bei der Ausbildung von Kreativen eine kleine Dosis Betriebswirtschaftslehre notwendig, da Event-Konzepte sowohl für den Kunden als auch für die Agentur wirtschaftlich rentabel sein müssen. Eine brillante kreative Idee bringt einer Agentur wenig, wenn bei der Ausarbeitung und Umsetzung statt 30 nur 20 Agenturtage in Rechnung gestellt werden können. „Zudem führt die Entwicklung vieler nicht umsetzbarer kreativer Ideen schnell in die Insolvenz“, gibt Luppold zu bedenken. Auf der anderen Seite müssen sich auch angehende Event-Manager während ihres Studiums mit Konzepten auseinandersetzen, um ein Gespür für die kreative Arbeit zu entwickeln. Das eine kann eben nicht ohne das andere.

Text: Florian Grimm

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