Event-Termin-Suche leicht gemacht

Tipps & Tricks: Das richtige Datum für´s Event auswählen

Das Datum einer Veranstaltung festzulegen, ist der erste Schritt in der Planung eines Events. Ein Schritt der häufig unterschätzt wird, obgleich das Datum oft über Erfolg und Misserfolg einer Veranstaltung mit entscheidet. 

Kalender
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Den richtigen Termin für eine Veranstaltung auszuwählen, ist niemals ein Zufall. Es ist im besten Fall das Ergebnis gründlicher Nachforschung und strategischem Denken. Man öffnet nicht einfach den Kalender, schließt die Augen und zeigt auf gut Glück auf ein beliebiges Datum. Beziehungsweise wäre das möglicherweise die Vorgehensweise, wenn man ein paar wichtige Faktoren nicht berücksichtigen würde. Wir haben versucht die häufigsten Do´s and Dont´s zu sammeln, die bei der Wahl eines geeigneten Eventtermins auftreten können.

Dont´s

Der beste Weg ein passendes Datum für eine Veranstaltung zu finden, beginnt oftmals mit dem Ausschließen ausgesprochen schlechter Termine. Am Anfang der Eventplanung sollten also Daten, die eine Veranstaltung ziemlich sicher ins Aus führen werden, vermieden werden.

  • Der Veranstaltungstermin eines Wettbewerbers
    Das geplante Event wird bestimmt in vielerlei Hinsicht einzigartig sein, aber es ist garantiert nicht die einzige Veranstaltung in der Industrie, die für die Zielgruppe interessant ist. Mit großer Wahrscheinlichkeit haben auch die Wettbewerber Veranstaltungen geplant, und auch wenn man sich sicher sein mag, mit dem eigenen Event andere Konzepte übertrumpfen zu können, ist es vielleicht doch umsichtiger, die Daten nicht aufeinander fallen zu lassen.
  • Offizielle Ferien
    Offizielle Ferienzeiten sind in den seltensten Fällen eine gute Wahl für die Terminlegung eines Events. Auch Nationaltage wie der 3. Oktober in Deutschland oder der 4. Juli in den USA, an denen die meisten Menschen frei haben, sollten von der Eventplanung ausgeschlossen werden – es sei denn, das Event selbst ist auf einen freizeitlichen Aspekt ausgerichtet, wie bei einem Konzert oder Festival.
    Besonders in religiösen Ländern sollte man zudem darauf achten, dass die Veranstaltung nicht direkt auf einen Feiertag fällt. In christlichen Nationen ist es beispielsweise nicht ratsam, das Event auf Ostern zu legen, während in muslimischen Nationen Haji ein wichtiger Feiertag ist.
  • Wichtige politische und öffentliche Veranstaltungen
    Ein Event auf Wahltage oder andere wichtige politische, öffentliche Termine zu legen, sollte ebenfalls umgangen werden. Solche Gelegenheiten betreffen das Leben aller, deshalb sollte das Risiko umgangen werden, dass die Menschen sich womöglich lieber für die politische Veranstaltung entscheiden. Abgesehen davon, dass man wahrscheinlich auf größere mediale Aufmerksamkeit verzichten müsste. Auch wichtige politische Gäste, die das Event möglicherweise begleiten könnten, würden an solchen Tagen wohl eher absagen.
  • Montage
    Gibt es irgendjemanden auf der ganzen Welt, der Montage mag? Wahrscheinlich schon, für die meisten ist der Montag jedoch ein eher ungeliebter Wochentag. Viele Menschen sind an Montagen meist schlichtweg nicht in der Stimmung irgendwohin zu gehen (außer wieder nach Hause). Sogar wenn es sich bei den potentiellen Besuchern ausschließlich um Workaholics handeln würden, würden sie es wahrscheinlich vorziehen erst im Büro ihre wöchentliche ToDo-Liste vorzubereiten und danach zum Event zu kommen. Kurz gesagt, der Montag ist Freitag, dem 13., recht ähnlich, auch wer nicht abergläubisch ist, wählt vielleicht besser einen anderen Wochentag für sein Event.

 

Do´s 

Sobald unglückliche Termine ausgeschlossen sind, werden Daten in Erwägung gezogen, die ein Event unterstützen und zum Erfolg beitragen. Hier sind einige Vorschläge:

  • Internationale Tage, die mit dem Thema des Events verwandt sind
    Einen Tag auszuwählen, an dem gleichzeitig der internationale Tag eines verwandten Themas liegt, kann in manchen Fällen eine große Unterstützung sein. Nicht nur werden dadurch PR und Marketing-Bemühungen gefördert, auch die Suche nach prominenten Sprechern und Paten für die Veranstaltung wird erleichtert. Ein internationaler Tag kann zudem weitere Inspirationen für das eigene Event liefern.
    Wenn der Veranstaltungstermin beispielsweise auf dem Welt-Gesundheits-Tag liegt oder auf dem Welt-Blutspende-Tag kann leicht eine Blutspendeaktion als begleitende Kampagne organisiert werden, die – abgesehen von den offensichtlichen Vorteilen für die Gesellschaft – auch für mehr mediale Aufmerksamkeit sorgen wird.
  • Jubiläen und Jahrestage
    Jahrestage und Jubiläen, ganz gleich ob von einem Unternehmen oder von einem bedeutenden historischen Ereignis in einer bestimmten Branche, sind ein weiterer Aspekt, von dem eine Veranstaltung profitieren kann.
  • Mittwoch, Donnerstag und Freitage für geschäftliche Events 
    Um das passende Datum für eine Veranstaltung zu finden, muss man zuerst festlegen, um welche Art von Event es sich handelt. Soll ein B2B Event geplant werden, eignen sich Mittwoch, Donnerstag und Freitage besonders gut, während unterhaltende Veranstaltungen für Endkunden meist an Wochenenden besser aufgehoben sind.

In den meisten Fällen ist es unmöglich alle oben genannten Tipps zu befolgen. In anderen Fällen mag es möglich sein, dass vollkommen andere Faktoren mit einbezogen werden müssen, die die dargestellten Tipps überflüssig machen. Wie bei allem in der Eventbranche gibt es keine festgelegte Formel. Intensive Erkundigungen und Analysen sind meist der sicherste Weg, einen Termin für ein erfolgreiches Event zu finden.

Ein Kommentar zu “Tipps & Tricks: Das richtige Datum für´s Event auswählen”
  1. Viktoria Maisner

    Eine Veranstaltung zu planen bedeutet viel Aufwand und man muss viele Dinge beachten. Allein das Thema Bühnentechnik nimmt sehr viel Zeit im Anspruch. Der Artikel ist sehr informativ und hilfreich bei der Veranstaltungsplanung. Ein super Hinweis ist, dass man seine Veranstaltung nicht in die Ferien legen sollte – darüber habe ich noch nicht nachgedacht. Weitere Informationen zum Thema Bühnentechnik sind auch auf folgender Webseite zu finden: [Externer Link gelöscht – Anmerkung der Redaktion]

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