Was, wann, wer, wo: Die Entscheidungsvielfalt VOR der Eventplanung

Im Rahmen von Kommunikationsstrategien setzen viele Unternehmen neben den klassischen Kommunikationsinstrumenten wie Public Relations und Werbung auch auf Events. Dass ein Event veranstaltet werden soll, ist den meisten Unternehmern dabei relativ schnell klar. Die Frage, welchem Zweck die Veranstaltung genau dienen soll, ist dabei meist schon schwieriger zu beantworten. 

Es soll ein Event sein, das Aufmerksamkeit erregt. Eine ganz besondere Veranstaltung, die die Menschen in ihren Bann zieht und für nachhaltige Erinnerungen sorgt. Solche Sätze hören Eventagenturen des Öfteren. Während die Auftraggeber sich bereits inmitten zahlreicher Massen sehen, die nur wegen ihrer Veranstaltung den halben Globus überquert haben, beginnt die Eventplanung schon viel früher mit der einfach klingenden Frage: Was will ich mit der Veranstaltung erreichen? Die Antworten zu dieser Frage begrenzen sich in der Regel auf die folgenden Optionen: 1. Ich möchte das Image meines Unternehmes aufpolieren. 2. Ich möchte ein neues Produkt bzw. meine Dienstleistung bekannter machen. 3. Ich möchte mich bei meinen Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern bedanken.

Im nächsten Schritt stellt sich die Frage, welche Art von Veranstaltung durchgeführt werden soll. Abhängig von der Zielsetzung bieten sich unterschiedliche Eventtypen an. Wer sein Image verbessern möchte, dem hilft möglicherweise ein Tag der offenen Tür oder ein Promotion Event am besten. Wer dagegen ein neues Produkt in seiner Zielgruppe bekannt machen möchte, setzt eher auf ein Kick-Off Event. Oder eignet sich eine Gala nicht viel besser, um den Sponsoren für ihre Unterstützung zu danken? Wir haben die verschiedenen Eventarten zusammengetragen und sie mit einem kurzen Überblick zu Aufbau und Inhalt versehen.

Wer soll eigentlich an meiner Veranstaltung teilnehmen? Veranstaltungen von Unternehmen finden in der Regel für eine von drei Gruppen statt: Für die Kunden, die Geschäftspartner oder die Mitarbeiter. Vor allem im b2b Bereich kommt es jedoch oft vor, dass zu ein und derselben Veranstaltung alle drei Gruppen eingeladen werden, da sie eng miteinander verzahnt sind und sich Networking anbietet.

Sobald die Details zum Warum, Was und Wer geklärt sind, kündigt sich die Frage nach dem Wann und dem Wo an. Abhängig davon, ob es sich um eine b2b oder eine b2c Veranstaltung handelt, sollten verschiedene Kriterien bei der Wahl des richtigen Termins berücksichtigt werden. Welches die wichtigsten Kriterien sind, erfahren Sie hier.

Welche Location sich am besten für die Veranstaltung eignet, richtet sich in der Regel nach der Veranstaltungsart. Klarer Trend hierbei ist jedoch die Wahl einer außergewöhnlichen Eventlocation. Den 08/15 Tagungsraum mag eigentlich niemand mehr sehen und das Essen beim Italiener um die Ecke ist zwar immer  schön, aber so richtig vom Hocker haut es niemanden. Wir haben einige Inspirationen für außergewöhnliche Locations gesammelt, die allein schon für ein denkwürdiges Event bei den Besuchern sorgen können – und wer weiß, vielleicht kommt Ihnen dabei DIE Idee, nach der Sie viele Jahre lang gesucht haben.

Weiter geht es mit einem elementaren, aber eher unliebsamen Thema: Wie soll das  Event finanziert werden? Auch hier gibt es drei verschiedene Optionen: Man zahlt das Event aus eigener Tasche bzw. der Unternehmenskasse, man verlangt Eintritt für den Besuch der Veranstaltung oder man sucht sich Sponsoren. Natürlich bietet sich auch eine Kombination dieser Möglichkeiten an, damit keine Gruppe finanziell zu sehr belastet wird. Wer sich für die Finanzierung seiner Veranstaltung auf Sponsoren verlässt, findet hier Tipps & Tricks, wie man die Sponsorensuche angeht. Übrigens sind Sponsoren in der Regel begeistert von Sponsoring-Ideen, die von der Norm á la gebrandete Kugelschreiber abweichen. Wie wäre es stattdessen zum Beispiel damit, das Sponsorenlogo mit Hilfe beleuchteter Drohnen an den nächtlichen Himmel zu zaubern?

Im letzten Zug der Vorbereitungen für die Eventplanung stellt sich die Frage, wer denn nun eigentlich das Event organisiert, plant und konzipiert. Kann die Eventplanung inhouse durchgeführt werden, vielleicht von der Assistenz der Geschäftsführung oder einem Projektteam oder bieten sich Outsourcing und externe Mitarbeiter an? Wer das für und wider genau abwägen will, findet hier eine Übersicht zum Thema “Ab wann lohnt sich Outsourcing?”.